Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z licznymi obowiązkami biurokratycznymi. Sprawozdania finansowe to kluczowy termin jaki muszą pamiętać niektórzy przedsiębiorcy. Część z nich powinna być przesyłana do PFRON – kiedy dokładnie mamy do czynienia z tym obowiązkiem?
Czym są sprawozdania finansowe?
Sprawozdania finansowe to nic innego jak dokumenty ukazujące stan finansowy danego przedsiębiorstwa. Są one sporządzane w ujęciu rocznym, przy czym nie zawsze pokrywa się ono z rokiem kalendarzowym. Obowiązek corocznego sporządzania sprawozdań finansowych spoczywa na przedsiębiorstwach, które:
- muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości,
- dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Sprawozdania finansowe mogą być składane przez różnych przedsiębiorców bez względu na formę prowadzonej działalności. Możliwa jest więc sytuacja, w której takie dokumenty będzie musiała złożyć spółka prawa handlowego, jak również osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Warto przy tym pamiętać, że spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeżeli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy są mniejsze niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro i nie prowadzą pełnej księgowości. Ww. podmioty składają w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Sprawozdania finansowe do PFRON
Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają osoby z niepełnosprawnościami, mają możliwość ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń takich pracowników. Instytucją udzielającą takiego wsparcia jest Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Możliwość uzyskania dofinansowania uzależniona jest od spełnienia obowiązku sprawozdawczości, choć dodajmy, że nie przez wszystkich przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 roku w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, przedsiębiorca o wielkości innej niż mikro- lub mały przedsiębiorca, ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, przedstawia Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z przepisami o rachunkowości lub oświadczenie, w którym wskazuje, że nie jest zobowiązany do sporządzania takich sprawozdań.
W praktyce obowiązek corocznego składania sprawozdań do PFRON dotyczy przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty. Obowiązek składania sprawozdań finansowych lub oświadczeń o braku obowiązku sporządzania tych sprawozdań nie dotyczy:
- pracodawców prowadzących działalność gospodarczą w sektorach rolnictwa lub rybołówstwa,
- pracodawców mających status mikro- lub małego przedsiębiorcy (wielkość w poz. 9 na wniosku Wn-D oznaczona kodem 0 lub 1),
- pracodawców niebędących przedsiębiorcami (wielkość w poz. 9 na wniosku Wn-D oznaczona kodem 4),
- beneficjentów ubiegających się o pomoc w postaci refundacji składek na ubezpieczenia społeczne (tj. składających wyłącznie wnioski Wn-U-G lub Wn-U-A).
Sprawozdanie finansowe ma na celu dokładne sprawdzenie sytuacji ekonomicznej danego przedsiębiorstwa. Ustawodawca zakłada bowiem, że prawo do dofinansowania do wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami powinno przysługiwać wyłącznie firmom o dobrej i stabilnej kondycji.
Sprawozdania finansowe - w jaki sposób złożyć do PFRON?
Przedsiębiorca, który ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do PFRON, musi to zrobić do 15 lipca 2025 roku – dotyczy to sprawozdań za 2024 rok. Jednak w przypadku gdy przedsiębiorca ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS, nie musi już wysyłać osobnego dokumentu do PFRON. Dokument ten zostanie przekazany do PFRON przez KRS. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, takich jak braki formalne lub błędy finansowe, PFRON może wezwać wnioskodawcę do ich uzupełnienia lub poprawy.
W sytuacji, gdy dane przedsiębiorstwo nie ma obowiązku składania sprawozdania finansowego do KRS, a ciąży na nim obowiązek złożenia tego dokumentu do PFRON, musi to zrobić w formie elektronicznej. Prawidłowo sporządzony dokument należy podpisać kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym i następnie przesłać bezpośrednio na wskazane poniżej skrzynki e-mail właściwych terytorialnie oddziałów PFRON:
- oddział Dolnośląski: sprawozdania.wroclaw@pfron.org.pl
- oddział Kujawsko-Pomorski: torun@pfron.org.pl
- oddział Lubelski: lublin@pfron.org.pl
- oddział Lubuski: zielonagora@pfron.org.pl
- oddział Łódzki: pfron.lodz@pfron.org.pl
- oddział Małopolski: krakow@pfron.org.pl
- oddział Mazowiecki: warszawa@pfron.org.pl
- oddział Opolski: sprawozdania.opole@pfron.org.pl
- oddział Podkarpacki: sprawozdania.rzeszow@pfron.org.pl
- oddział Podlaski: bialystok@pfron.org.pl
- oddział Pomorski: gdansk@pfron.org.pl
- oddział Śląski: katowice@pfron.org.pl
- oddział Świętokrzyski: kielce@pfron.org.pl
- oddział Warmińsko-Mazurski: olsztyn@pfron.org.pl
- oddział Wielkopolski: sprawozdania.poznan@pfron.org.pl
- oddział Zachodniopomorski: szczecin@pfron.org.pl
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi spółkę z o.o. razem ze swoim kolegą – panem Michałem. W ich przypadku istnieje obowiązek corocznego składania sprawozdania finansowego do KRS. Spółka zatrudnia 56 osób, z czego większa część to osoby z niepełnosprawnościami. Czy przedsiębiorstwo musi składać odrębne sprawozdanie finansowe do PFRON?
Nie, ponieważ KRS przekaże otrzymane sprawozdanie bezpośrednio do PFRON.
Przykład 2.
Spółka jawna zatrudnia 45 osób, z czego kilka z nich jest osobami z niepełnosprawnościami. Spółka ta osiąga przychody mniejszej niż 2 mln zł w ujęciu rocznym. Czy w jej przypadku istnieje obowiązek składania sprawozdania finansowego do KRS lub PFRON?
Przedsiębiorstwo nie musi składać tego dokumentu do KRS, ponieważ jest zwolnione z tego obowiązku. Jednak z racji zatrudniania osób z niepełnosprawnościami musi pamiętać o corocznym terminowym składaniu sprawozdania do PFRON, nie może tego jednak zrobić za pośrednictwem KRS.
Przykład 3.
Pan Tomasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia 1 osobę z niepełnosprawnością. Nie składał nigdy sprawozdania finansowego do PFRON, czy ma jednak taki obowiązek?
Nie, ale w tym przypadku musi pamiętać o obowiązkowym złożeniu oświadczenia o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Przykład 4.
Pani Marcelina prowadzi spółkę z o.o., która corocznie składa sprawozdania do KRS. Przedsiębiorstwo nie zatrudnia żadnej osoby z niepełnosprawnością, choć 6 lat temu miało 4 takich pracowników. Czy obecnie spółka musi złożyć sprawozdanie finansowe do PFRON?
Nie, ponieważ nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami. Przy założeniu, że zatrudniałaby takich pracowników, złożenie sprawozdania finansowego do KRS byłoby wystarczające.
Jeśli przedsiębiorca zapomni o złożeniu sprawozdania finansowego albo oświadczenia o braku obowiązku sprawozdania finansowego za 2024 rok w wymaganym przez prawo terminie, powinien liczyć się ze wstrzymaniem dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami przez PFRON.
Podsumowanie
Podmioty zobowiązane muszą pamiętać o terminowym złożeniu sprawozdania finansowego do PFRON, jeśli chcą uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnościami. Jeśli przedsiębiorca ma obowiązek złożenia takiego dokumentu do KRS, to nie musi tego robić osobno także do PFRON. KRS automatycznie przekazuje uzyskane sprawozdania do właściwych oddziałów PFRON. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca ma obowiązek przesłać sprawozdanie w formie elektronicznej w wymaganym terminie. Nieterminowe przesłanie dokumentu lub jego brak oznacza utratę dofinansowana ze strony PFRON.
