Aktualizacja danych spółki - jak przebiega?

Spółki osobowe oraz kapitałowe podlegają ujęciu w odpowiednich rejestrach gospodarczych. W przypadku zmiany danych dotyczących ich działalności konieczne jest dokonanie odpowiedniego zgłoszenia. W niniejszym artykule zastanowimy się, jak przebiega aktualizacja danych spółki.

Spółki jako podmioty podlegające obowiązkowi ewidencyjnemu

W zakresie obowiązków ewidencyjnych dotyczących spółek należy sięgnąć do treści ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Po pierwsze wskażmy, że zgodnie z art. 2 ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

W konsekwencji spółki kapitałowe (np. sp. z o.o.) oraz spółki osobowe (np. spółka jawna) podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, a ich identyfikatorem jest NIP.

Co ciekawe, obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również spółki cywilne. Przypomnijmy, że spółka cywilna jest umową wspólników uregulowaną przepisami Kodeksu cywilnego. Nie posiada podmiotowości prawnej ani też zdolności do czynności prawnych. Nie dysponuje również swoim majątkiem, gdyż ten stanowi współwłasność łączną wspólników.

Na gruncie podatku PIT spółka cywilna jest transparentna podatkowo, co oznacza, że nie jest podatnikiem tego podatku. Podatek dochodowy rozliczają wspólnicy spółki cywilnej jako podmioty prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Należy jednak wskazać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy VAT podatnikami tego podatku są również jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

W konsekwencji spółka cywilna jest osobnym podatnikiem podatku VAT, co oznacza, że dotyczy jej obowiązek ewidencyjny wynikający z przepisów prawa (pomimo iż spółka cywilna nie jest ujmowana ani w KRS, ani w CEIDG).

Spółka cywilna może również posiadać swój NIP.

Zakres obowiązku identyfikacyjnego

W dalszej części przywołanej ustawy czytamy, że podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1. objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2. uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Podatnicy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych powyżej, w terminie 21 dni od dnia wpisania podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Spółki kapitałowe oraz spółki osobowe podlegają obligatoryjnemu wpisowi do KRS. Okazuje się jednak, że to nie jedyny obowiązek, ponieważ oprócz tego tacy podatnicy powinni również dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających do urzędu skarbowego. Chodzi tutaj o takie dane, które nie są ujawniane w KRS, ale są istotne z punktu widzenia poprawnego rozliczenia podatku.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu NIP-8.

Przykład 1.

Spółka z o.o. 1 czerwca została wpisana do KRS. W ciągu 21 dni ma obowiązek złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie NIP-8, w którym wykaże m.in. numer firmowych rachunków bankowych bądź też adres przechowywania ksiąg rachunkowych.

Obowiązek identyfikacyjny obejmuje także spółki cywilne. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy zgłoszenia takiego należy dokonać przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.

Trzeba jednak podkreślić, że spółka cywilna nie jest wpisywana w KRS, w związku z czym zgłoszenie identyfikacyjne nie obejmuje tylko danych uzupełniających, lecz wszystkie istotne informacje.

Art. 5 ust. 3 ustawy podaje, że zgłoszenie identyfikacyjne zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Ponadto w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące wspólników, w tym również ich identyfikator podatkowy.

W przypadku spółki cywilnej zgłoszenia dokonuje się na formularzu NIP-2.

Aktualizacja danych spółki osobowej i kapitałowej

Z przedstawionej ustawy wynika nie tylko obowiązek identyfikacyjny, ale również aktualizacyjny danych dotyczących podatników.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy podatnicy są zobligowani do aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Aktualizacji danych dokonuje się poprzez te same formularze, czyli spółka cywilna poprzez NIP-2, zaś pozostałe spółki poprzez NIP-8.

Jak czytamy w wyroku NSA z 13 lipca 2018 roku, II FSK 2017/16, organ podatkowy ma obowiązek dokonywania doręczeń na adres figurujący w rejestrze – także wtedy, gdy dysponuje nieformalnymi informacjami o jego nowym adresie, bowiem taki jest sens, istota, a także prawne znaczenie urzędowej ewidencji.

Natomiast jak możemy przeczytać w treści interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z 3 marca 2010 roku, nr ILPP1/443-1546/09-6/BD, spółka ma obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego wszystkich miejsc, w których są wykonywane czynności mające związek z wykonywaną działalnością gospodarczą, dotyczy to zatem również budowli oraz urządzeń technicznych i hydrotechnicznych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w formie spółek muszą zatem mieć na uwadze, że obowiązki informacyjne dotyczą nie tylko sądów rejestrowych, ale również i organów podatkowych. W tym zakresie możemy wskazać zarówno na obowiązki identyfikacyjne, jak i aktualizacyjne.