W obecnym stanie prawnym pracodawca ma wobec pracownika określone obowiązki informacyjne. Przepisy wprost określają termin przekazania informacji o warunkach zatrudnienia. Jak postąpić, jeżeli pracodawca nie może wręczyć informacji nowo zatrudnionemu z powodu jego choroby — zajmujemy się tym tematem poniżej.
Obligatoryjna informacja o warunkach zatrudnienia
Obowiązek sporządzenia i doręczenia pracownikowi informacji o uprawnieniach i obowiązkach pracownika wynikających z zatrudnienia wynika wprost z art. 29 § 3 Kodeksu pracy (kp).
Oznacza to, że pracodawca informuje pracownika w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej o następujących warunkach zatrudnienia:
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
w przypadku pracy zmianowej — zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy — zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
układzie zbiorowym pracy (uzp) lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje — nazwie takich organów lub instytucji;
w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy — terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Należy podkreślić, że poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia wskazanych powyżej w wyliczeniu (lit. a-f, h-k i n) może nastąpić również poprzez wskazanie — w postaci papierowej lub elektronicznej — odpowiednich przepisów prawa pracy oraz przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Obowiązek pracodawcy polegający na przekazaniu pracownikowi informacji (w postaci papierowej lub elektronicznej) dotyczy także zmiany warunków zatrudnienia określonych w art. 29 § 3 kp, a ponadto objęcia pracownika uzp lub innym porozumieniem zbiorowym.
Informację należy przekazać niezwłocznie, jednak nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Niemniej nie odnosi się to do przypadku, gdy modyfikacja warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Termin przewidziany na przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia
Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy.
Na zasadzie wyjątku — przekazanie pracownikowi informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, należy zrealizować nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.
Termin przekazania informacji o warunkach zatrudnienia a nieobecność pracownika z powodu choroby
Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik — po rozpoczęciu wykonywania swych obowiązków służbowych — stanie się niezdolny do pracy. Chorobę pracownika traktujemy jako zdarzenie losowe, a nieobecność zatrudnionego w pracy uznaje się za usprawiedliwioną. Co w takich okolicznościach z informacją o warunkach zatrudnienia? Pracodawca ma czas na poinformowanie pracownika w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Czy absencja chorobowa uniemożliwia skuteczne przekazanie informacji?
Przykład 1.
Nowo zatrudniony pracownik rozpoczął pracę w firmie, jednak po 2 dniach wykonywania powierzonych mu zadań zachorował i musiał skorzystać ze zwolnienia lekarskiego. Określony przez lekarza okres niezdolności pracownika do pracy wykracza poza 7-dniowy okres przewidziany na poinformowanie go o warunkach zatrudnienia. Pracodawca zamierzał początkowo przekazać informację na piśmie, jednakże wobec zaistniałych okoliczności wybrał tryb poinformowania w drodze elektronicznej, uprzedzając o tej zmianie chorego pracownika. Pracownik dysponuje możliwością wydrukowania i przechowywania informacji otrzymanych od pracodawcy.
Postępowanie pracodawcy opisane w przykładowej sytuacji jest prawidłowe i pozwala skutecznie poinformować chorego pracownika o warunkach zatrudnienia, z zachowaniem ustawowych terminów. W tym miejscu należy wyraźnie podkreślić, że w rozumieniu przepisów kp elektroniczna forma poinformowania pracownika jest równoważna postaci pisemnej realizacji tego obowiązku informacyjnego.
Może się jednak zdarzyć, że skorzystanie z drogi elektronicznej przekazania informacji nie spowoduje pożądanego skutku.
Przykład 2.
Pracownik rozpoczął pracę w przedsiębiorstwie, a następnie po 3 dniach doznał kontuzji i w związku z tym otrzymał zwolnienie lekarskie. Pracodawca nie zdążył go poinformować o warunkach zatrudnienia. Wykonanie obowiązku informacyjnego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej jest utrudnione, ponieważ pracownik nie dysponuje możliwościami technicznymi pozwalającymi na wydrukowanie i przechowywanie informacji przekazanych przez pracodawcę. W tej sytuacji pracodawca postanowił przekazać informację o warunkach zatrudnienia przez kuriera, za potwierdzeniem odbioru przez pracownika.
Powyższe działanie pracodawcy można uznać za prawidłowe, przede wszystkim zaś — skuteczne, ponieważ pracownik otrzymał informację w pełnym zakresie przy zachowaniu kodeksowego terminu.
Wydaje się, że dopuszczalny będzie także odbiór informacji o warunkach zatrudnienia przez osobę upoważnioną przez pracownika.
Przykład 3.
Pracownik, który rozpoczął zatrudnienie, zachorował po 5 dniach pracy. Pracodawca skontaktował się z nim w sprawie konieczności przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w najbliższym czasie z powodu upływu terminu przewidzianego na wykonanie tego obowiązku. Pracownik postanowił upoważnić do odbioru wspomnianej informacji członka najbliższej rodziny.
Istnieje ponadto możliwość skorzystania z usług operatora pocztowego, czyli przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.
Termin przekazania informacji o warunkach zatrudnienia — co zrobić, gdy pracownik jest na zwolnieniu lekarskim?
Jednym z obowiązków pracodawcy wobec nowo zatrudnionej osoby jest konieczność sporządzenia oraz doręczenia pracownikowi informacji o uprawnieniach i obowiązkach wynikających z zatrudnienia (informacja o warunkach zatrudnienia). Ustawowym terminem na realizację tego zobowiązania jest okres 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Jeżeli nie doszło do przekazania pracownikowi wspomnianej informacji w kodeksowym terminie z powodu jego choroby, pracodawca powinien podjąć alternatywne działania zmierzające do skutecznego poinformowania zatrudnionego w wymaganym zakresie.
