Audyt wynagrodzeń – jakie przynosi korzyści?

Pomysły dotyczące doskonalenia funkcjonowania firmy powstają najczęściej na gruncie doświadczeń wynikających z jej bieżącej działalności. Niekiedy jednak warto dokonać pogłębionej analizy (audytu), która pozwoli ocenić, czy nie zachodzi potrzeba wprowadzenia zmian systemowych – np. w zakresie wynagradzania pracowników. Jak wygląda audyt wynagrodzeń?

Wynagradzanie jako element procesu kadrowego

Zarządzanie pracownikami powinno – dla swojej efektywności – stanowić spójny system wzajemnie powiązanych działań składających się na tzw. proces kadrowy, w ramach którego wyróżnić można:

• planowanie zatrudnienia;
• rekrutację;
• selekcję (wybór najlepszego kandydata do zatrudnienia);
• ocenę pracy;
• szkolenie i doskonalenie;
• motywowanie;
• wynagradzanie;
• awansowanie i inne rodzaje zmian stanowisk pracy;
• rozwiązywanie stosunków pracy.

Z jednej strony wynagrodzenia są nieodłącznym elementem, a nawet podstawowym warunkiem skutecznego motywowania pracowników, a z drugiej – kosztami pracodawcy. Kluczową kwestią, przed jaką staje każdy z nich, jest pytanie o to, jaka wysokość wynagrodzeń oddziaływać będzie na pracowników motywująco, a zarazem nie będzie stanowić zbytniego obciążenia firmy.

Optymalizacja wynagrodzeń

Optymalną płacę możemy uznać za wypadkową wielu czynników, w tym:

• możliwości finansowych firmy;
• wartości poszczególnych stanowisk pracy;
• sytuacji na rynku pracy;
• kwalifikacji i umiejętności pracowników;
• osiąganych przez pracownika wyników pracy;
• wymagań prawnych.

Wycenianie pracy, polegające na określaniu relatywnych wartości stanowisk w firmie, nazywamy „wartościowaniem pracy”. W wyniku przeprowadzonego wartościowania otrzymujemy uszeregowanie stanowisk pracy według ich wkładu w rezultaty organizacji. Innymi słowy, uzyskujemy hierarchię stanowisk wykorzystywaną do różnych celów, w tym stworzenia taryfikatora wynagrodzeń. Z metodologicznego punktu widzenia wartościowanie stanowisk pracy może polegać na:

• porównaniu charakteru pracy na stanowisku danego rodzaju z pracą na stanowiskach pozostałych – powstaje ranking stanowisk;
• klasyfikacji stanowisk – przypisywaniu poszczególnych stanowisk do określonych kategorii zadań, umiejętności i kwalifikacji – w ten sposób powstają tzw. kategorie zaszeregowania.

Polityka wynagrodzeń

Mówiąc o polityce wynagrodzeń, mamy zwykle na myśli dwie jej funkcje:

• rynkową,
• motywacyjną.

Funkcja rynkowa polega na przyciąganiu atrakcyjnych pracowników do firmy. Istotną rolę odgrywa tu zależność: popyt–podaż. Najprostszą taktyką w tym zakresie – choć nie zawsze możliwą, uwzględniając rachunek ekonomiczny – jest dążenie do maksymalizacji wysokości wynagrodzeń, tak aby były one wyższe niż u konkurencji. Taktyką mniej agresywną, lecz mogącą również przynosić pożądane efekty, jest nadążanie za średnią płacą w danej branży. Firmom, które nie są w stanie osiągnąć i utrzymać wysokiego lub średniego poziomu wynagrodzeń, pozostaje korzystanie w większej mierze z innych, pozapłacowych instrumentów motywowania pracowników, które będą mogły zrekompensować niski poziom wynagrodzeń (np. przyjazna kultura organizacyjna, atrakcyjna treść pracy, realizacja ambitnych projektów odpowiadających aspiracjom załogi).

Istotne znaczenie ma również wybór określonego systemu wynagradzania, w którym wypłacanie wynagrodzeń oprzeć można na różnych kryteriach:

• czasie wykonywania pracy (stawki godzinowe, tygodniowe, miesięczne);
• wynikach pracy – jakości lub ilości;
• osiąganych zyskach;
• posiadanych przez pracowników kwalifikacjach.

Audyt wynagrodzeń jako instrument optymalizacyjny

Diagnozie funkcjonującego w firmie systemu wynagradzania – w celu jego doskonalenia – służyć może audyt wynagrodzeń. W pracach audytowych powinni brać udział specjaliści z zakresów prawa pracy, zarządzania zasobami ludzkimi oraz ekonomiści. Dzięki takiemu interdyscyplinarnemu podejściu możliwe jest uwzględnienie zasygnalizowanych już wyżej aspektów: prawnego, motywacyjnego i ekonomicznego.

Badanie audytowe odnoszące się do pierwszego ze wspomnianych aspektów powinno dać odpowiedź przede wszystkim na pytanie, czy pracodawca spełnia wymagania prawne w zakresie realizacji obowiązku wynagradzania pracowników, a w szczególności, czy:

• składniki wynagrodzeń są obliczane i wypłacane w prawidłowych wysokościach oraz obowiązujących terminach;
• od wynagrodzeń prawidłowo naliczane i odprowadzane są zaliczki podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Istotne znaczenie będzie miało dokonanie analizy funkcjonowania użytkowanego przez firmę informatycznego systemu kadrowo-płacowego w zakresie matematycznej poprawności algorytmów jego działania oraz zgodności z aktualnymi przepisami prawa.

W aspekcie zarządzania zasobami ludzkimi ważne znaczenie będzie mieć, w ramach badania audytowego, dokonanie oceny przydatności wyodrębnienia określonych składników wynagrodzenia w istniejącym lub projektowanym systemie wynagradzania.

Przykład 1.

Regulamin wynagradzania obowiązujący w zakładzie pracy wśród składników wynagrodzenia przewidywał premię regulaminową i premię uznaniową. Pierwsza z nich przysługiwała pracownikom za wykonanie konkretnego zadania, jakim była sprzedaż kontrahentom wytwarzanego przez firmę oprogramowania antywirusowego. Wysokość premii regulaminowej stanowiła iloczyn wartości sprzedanych przez danego pracownika programów i określonego w regulaminie wynagradzania współczynnika procentowego. Dzięki temu pracownicy z góry wiedzieli, że jeśli osiągną określony poziom sprzedaży, to otrzymają premię w konkretnej, wynikającej z przyjętego wzoru, wysokości. Premia uznaniowa – jak wskazuje nazwa – była wypłacana według uznania pracodawcy, tzn. decyzja o jej wypłaceniu oraz o wysokości premii była podejmowana swobodnie przez pracodawcę, bez przyjmowania określonych kryteriów, do zastosowania których byłby on zobowiązany postanowieniami regulaminu wynagradzania. Innymi słowy, premia uznaniowa mogła być zarówno wypłacana, jak i niewypłacana, a pracownikowi nie przysługiwało roszczenie o jej uregulowanie. W wyniku audytu wynagrodzeń pracodawca zdecydował o rezygnacji ze składnika wynagrodzenia w postaci premii uznaniowej, dochodząc do wniosku, że jest to element o słabym oddziaływaniu motywacyjnym – pracownik, nie wiedząc z góry, za co będzie premiowany i nie mając gwarancji wypłaty premii, nie był skłonny do podejmowania konkretnych, pożądanych przez pracodawcę działań.

W oparciu o diagnozę audytową można wyciągnąć konkretne wnioski o kierunkach doskonalenia systemu wynagradzania w firmie, a także opracować i wdrożyć określone usprawnienia, pamiętając jednocześnie, że wynagradzanie to część większej całości – procesu kadrowego, który z kolei musi być podporządkowany misji, wizji i celom strategicznym firmy.