Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego jest opłacalne!

W przedsiębiorstwie w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego ustala się rozkład czasu pracy danego pracownika, a po zakończeniu okresu rozlicza czas faktycznie przepracowany. Czy wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego sprawi, że pracodawca zapłaci mniej za nadgodziny pracownika?

Czym jest roczny okres rozliczeniowy?

Pracodawcy mogą, niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, przedłużyć obowiązujący pracowników okres rozliczeniowy do maksymalnie 12 miesięcy; reguluje to art. 129 § 2 Kodeksu pracy. Wprowadzenie takiego okresu rozliczeniowego musi być uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, a przy tym nie może naruszać zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy
• lub w porozumieniu 
• z zakładowymi organizacjami związkowymi
• bądź w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego uzależnione jest zatem od tego, czy u danego pracodawcy działają organizacje związkowe.

Uznaje się, że wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego do układu zbiorowego pracy jest najrzadziej stosowaną formą. Wymaga ona obowiązkowego uzgodnienia ze związkami zawodowymi. W tym przypadku protokoły dodatkowe zawierające nowe zapisy układowe należy najpierw zarejestrować w odpowiednim rejestrze układów. Mogą one wejść w życie w danym zakładzie pracy najwcześniej od dnia rejestracji.

Natomiast porozumienie o stosowaniu takiej długości okresu rozliczeniowego należy ustalić ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników. W przypadku gdy nie ma możności uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, pracodawca musi ustalić je z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Gdy nie ma organizacji związkowych, wówczas możliwe jest zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u pracodawcy trybie.

W przypadku zawarcia porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy pracodawca przekazuje jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego ma zalety

Wiele osób uważa, że długi okres rozliczeniowy ma wiele zalet. Daje możliwość rozłożenia pracy w ramach roku kalendarzowego, czyli wprowadza moż­li­wość ela­stycz­ne­go pla­no­wa­nia cza­su pra­cy. Oznacza to, że pra­co­daw­cy, u któ­rych w pewnych miesiącach wy­stę­pu­je mniej­sze za­po­trze­bo­wa­nie na pra­cę, mo­gą zle­cać pra­cow­nikom mniej­szą jej ilość w niektórych miesiącach przy rów­no­cze­snym za­pla­no­wa­niu więk­szej ilo­ści pra­cy dla tych osób w ko­lej­nych. W ten spo­sób do­sto­so­wuje się czas pra­cy do zmien­ne­go po­py­tu na pro­duk­ty lub usłu­gi.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego jest najbardziej ko­rzyst­ne w przy­pad­ku rów­no­waż­ne­go sys­te­mu cza­su pra­cy. Pozwoli to, aby w cza­sie ob­ni­żo­ne­go za­po­trze­bo­wa­nia na pra­cę pla­no­wać pra­cow­ni­kom obowiązki w niż­szym wy­miarze go­dzinowym, a na­stęp­nie w póź­niej­szych mie­sią­cach okre­su roz­li­cze­nio­wego – od­po­wied­nio zwięk­szyć wy­miar tej pra­cy. Spowoduje to brak nadgodzin dobowych.

Przykład 1.

W firmie XYZ wprowadzono roczny okres rozliczeniowy i rów­no­waż­ny system cza­su pra­cy. W firmie tej panuje sezonowość – przez pierwsze 6 miesięcy jest większe zapotrzebowanie na pracę niż przez pozostałą część roku. Dlatego w okresie styczeń – czerwiec praca często planowana jest po 10 godzin dziennie, natomiast w okresie lipiec – grudzień zwykle tylko po 6 godzin.

Poniższa tabela pokazuje, jak zaplanowano liczbę godzin, dzięki czemu unik­nie się nadgo­dzin.

Wy­dłu­że­nie okre­su roz­li­cze­nio­wego po­zwo­li tak­że unik­nąć nadgo­dzin średniotygodniowych, które po­wsta­łyby z ty­tu­łu prze­kro­cze­nia nor­my prze­cięt­nie 5-­dnio­we­go oraz 40-go­dzinnego ty­go­dnia pra­cy. Dzię­ki wy­dłu­że­niu okre­su roz­li­cze­nio­wego moż­li­we jest ich bi­lan­so­wa­nie w okre­sie roz­li­cze­nio­wym, tj. zle­ce­nie pra­cow­ni­ko­wi mniej­szej licz­by dni pra­cy w bie­żą­cych mie­sią­cach przy jed­no­cze­snym od­po­wied­nim zwięk­sze­niu licz­by dni pra­cy w in­nych ty­go­dniach okre­su roz­li­cze­nio­wego, w ta­ki spo­sób, by ty­go­dnio­wy wy­miar cza­su pra­cy nie prze­kra­czał śred­nio 5 dni i śred­nio 40 go­dzin.

Je­że­li w za­kła­dzie pra­cy obo­wią­zu­je pod­sta­wo­wy sys­tem cza­su pra­cy (za­kła­da­ją­cy pra­cę po 8 go­dzin dzien­nie), to wy­dłu­że­nie okre­su roz­li­cze­nio­we­go po­zwo­li unik­nąć nadgo­dzin śred­nio­ty­go­dnio­wych, natomiast nadgodziny dobowe będą musiały zostać rozliczone.

Dłu­gi okres roz­li­cze­nio­wy ma więc za­po­bie­c po­wsta­niu nad­go­dzin, jednak czasami zdarzy się, że one wystąpią. W takiej sytuacji bę­dzie on ko­rzyst­ny w aspek­cie ter­mi­nu ich roz­li­cza­nia w formie udzie­le­nia cza­su wol­ne­go. Czas wol­ny dawany w za­mian za nad­go­dziny z inicjatywy pracodawcy (bez wnio­sku pra­cow­ni­ka) obowiązuje do koń­ca okre­su roz­li­cze­nio­we­go. To daje możliwość na rekompensowanie nad­go­dzin do­bo­wych na­wet po kil­ku mie­sią­cach od ich wy­stą­pie­nia. Natomiast jeśli wnioskodawcą jest pracownik, udzielenie czasu wolnego może nastąpić także po zakończeniu bieżącego, a nawet kolejnego czy kolejnych okresów rozliczeniowych.

Wy­dłu­że­nie okre­su roz­li­cze­nio­we­go daje również wię­cej cza­su na udzie­le­nie dnia wol­ne­go z ty­tu­łu pra­cy w nie­dzie­lę i świę­ta. Pra­co­daw­ca udzie­la te­go ty­pu od­po­czyn­ku do koń­ca okre­su roz­li­cze­nio­we­go.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego ma też wady

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego nie zawsze jest korzystne. Należy pamiętać, że pra­cow­ni­kom przy­słu­guje miesięczne wy­na­gro­dze­nie za prze­pra­co­wa­ny czas. Czyli w przy­pad­ku pra­cow­ni­ków roz­li­cza­nych staw­ką go­dzi­no­wą za okres, w któ­rym wy­ko­nu­je się za­da­nia w więk­szym wy­mia­rze, pra­co­daw­ca za­wsze wypłaca wy­na­gro­dze­nie za rze­czy­wi­ste go­dzi­ny pra­cy. Na­to­miast w mie­siącu ze zmniej­szonym cza­sem pra­cy pra­co­daw­ca nie bę­dzie mógł ob­ni­żyć pła­cy po­ni­żej pro­gu mi­ni­mal­ne­go wy­na­gro­dze­nia. W przy­pad­ku pra­cow­ni­ków roz­li­cza­nych mie­sięcz­nym wy­na­gro­dze­niem ry­czał­to­wym w każ­dym mie­siącu pra­cow­nik otrzy­ma jednak taką samą wy­so­kość wy­na­gro­dze­nia za­sadniczego nie­za­leż­nie od rze­czy­wi­ste­go wy­mia­ru za­pla­no­wa­nej pra­cy.

Przykład 2.

Pan Jan wynagradzany jest stawką godzinową (30 zł za 1 godzinę pracy). W firmie obowiązuje roczny okres rozliczeniowy, dlatego w lipcu pan Jan ma zaplanowane do przepracowania jedynie 60 godzin, natomiast w listopadzie i grudniu aż po 226 godzin.

Wynagrodzenie za lipiec będzie wynosiło 3010 zł. Czyli otrzyma on wynagrodzenie minimalne w 2022 roku, mimo że ze stawki godzinowej powinien dostać jedynie 1800 zł (30 zł x 60 godz.).

Natomiast w listopadzie i grudniu pan Jan otrzyma po 6780 zł (30 zł x 226 godz.).

Czyli łącznie z tych 3 miesięcy wynagrodzenie wyniesie 16 570 zł.

Przykład 3.

Pan Witold roz­li­cza­ny jest mie­sięcz­nym wy­na­gro­dze­niem ry­czał­to­wym, które wynosi 4800 zł. W firmie obowiązuje roczny okres rozliczeniowy, dlatego w lipcu ma on zaplanowane do przepracowania jedynie 60 godzin, natomiast w listopadzie i grudniu po 226 godzin.

Wynagrodzenie pana Witolda w lipcu, listopadzie, grudniu będzie wynosić po 4800 zł. Łącznie za 3 miesiące będzie to 14 400 zł.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego może sprawić, że zwiększa się ryzyko tego typu, iż godziny pracy zostaną źle zaplanowane lub dana osoba za­cho­ru­je bądź jej umo­wa o pra­cę zo­sta­nie roz­wią­za­na, przez co godziny mogą być niedopracowane lub nadpracowane. W przy­pad­ku gdy sto­sunek pra­cy rozwiąże się po okre­sie wzmo­żo­nej pra­cy, a pra­cow­nik nie odbierze za nią czasu wol­nego, doj­dzie do po­wsta­nia nadgo­dzin.

Kosz­tow­ne przy rocznych okresach rozliczeniowych mogą okazać się także go­dzi­ny nad­licz­bo­we, które rekompensowane są wolnym w in­nym mie­siącu niż ten, w któ­rym wy­stą­pi­ły go­dzi­ny nad­licz­bo­we. Może tu mieć miejsce po­dwój­ne opła­ce­nie pra­cy po­nadwy­miarowej przy pracownikach otrzymujących płacę minimalną. Za miesiąc, w którym pracownik wy­ko­ny­wał pra­cę po­nad obo­wią­zu­ją­ce go nor­my, pra­co­daw­ca powinien wy­pła­cić mu wy­na­gro­dze­nie za rze­czy­wi­ście prze­pra­co­wa­ny czas (za­rów­no za pra­cę har­mo­no­gra­mo­wą, jak i po­nadnormatywną), a w ko­lej­nym mie­siącu (w któ­rym pra­cow­nik ko­rzy­sta z cza­su wol­ne­go w za­mian za nadgo­dzi­ny) pra­co­daw­ca nie bę­dzie mógł po­mniej­szyć wy­na­gro­dze­nia, mi­mo że pra­cow­nik bę­dzie pra­co­wał kró­cej. Sy­tu­acja ta­ka nie wy­stą­pi, je­że­li czas wol­ny od pra­cy przy­słu­gu­ją­cy za pra­cę po­nadwy­miarową zo­sta­nie udzie­lo­ny pra­cow­ni­ko­wi jesz­cze w tym sa­mym mie­siącu, w któ­rym wy­stą­pi­ły nadgo­dzi­ny.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego nie wy­dłu­ża cza­su na wy­pła­tę pra­cow­ni­kom do­dat­ków za pra­cę w nad­go­dzi­nach do­bo­wych (wy­ni­ka­ją­cych z prze­kro­cze­nia nor­my do­bo­wej cza­su pra­cy). Jedynie do­dat­ki za pra­cę w nad­go­dzi­nach śred­nio­ty­go­dnio­wych na­le­ży wy­pła­cać po za­koń­cze­niu okre­su roz­li­cze­nio­wego.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego jest w niektórych sytuacjach bardzo opłacalne, szczególnie w przypadku pracodawców, którzy dobrze planują pracę, przez co nie występują u nich nadgodziny. Jednak roczny okres rozliczeniowy może być niekorzystny w przypadku stosowania wynagrodzenia godzinowego i gdy powstaje wiele nadgodzin. Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego powinno być poprzedzone analizą, czy rzeczywiście takie rozwiązanie będzie najlepszym z możliwych.