Pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudniają minimum 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zobowiązani są do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czym jest ZFŚS i czy można z niego zrezygnować w trakcie roku? przeczytaj i dowiedz się więcej na ten temat!
Rezygnacja z ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego
Przepisy prawa (art. 3 ust. 3a i 3b, art. 4 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku w sprawie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) dają również pracodawcom możliwość rezygnacji z tworzenia takiego funduszu. Postanowienia o nietworzeniu muszą być jednak uzgodnione z przedstawicielami związków zawodowych lub przedstawicielami pracowników – jeżeli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe. Porozumienia w sprawie nietworzenia funduszu mogą być zawarte zanim fundusz zostanie utworzony (np. w styczniu danego roku kalendarzowego), a także wówczas, gdy pracodawca, który już tworzy taki fundusz, chciałby z niego zrezygnować.
Podkreślenia wymaga fakt, że decyzje w sprawie nietworzenia funduszu lub rezygnacji z jego dalszego funkcjonowania mogą podejmować tylko podmioty nienależące do sfery budżetowej.
Porozumienie w sprawie rezygnacji z tworzenia funduszu należy w kolejnym kroku przenieść do wewnątrzzakładowych aktów prawnych, tj. do układu zbiorowego pracy lub do regulaminu wynagradzania (jeżeli pracodawca nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy – ZUZP). Zaprzestanie tworzenia funduszu nastąpi od dnia wejścia w życie wyżej wymienionych aktów prawnych, tj. w przypadku ZUZP najwcześniej od daty rejestracji protokołu go zmieniającego (ale może to być również późniejsza data niż data rejestracji – wskazana przez strony układu), natomiast w przypadku regulaminu wynagradzania – zmiany wejdą po upływie 14 dni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
O ile kwestie formalne dotyczące rezygnacji z tworzenia ZFŚS raczej nie budzą wątpliwości, to w przypadku rezygnacji z funduszu nasuwają się pytania: w jaki sposób korygować odpis na fundusz i co dzieje się ze środkami zgromadzonymi na jego rachunku?
Przypomnieć należy, że pracodawca tworzący fundusz ma obowiązek naliczenia na dany rok odpisu na fundusz świadczeń socjalnych odpowiednio do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych. Później zaś ciąży na nim obowiązek przekazania środków na konto funduszu. Środki muszą być przekazane najpóźniej do 30 września, przy czym do 31 maja należy przelać obowiązkowo co najmniej 75% równowartości odpisu.
W przypadku rezygnacji w trakcie roku na konto funduszu muszą być przelane środki odpowiadające okresowi, przez jaki fundusz był tworzony. Przepisy prawa nie regulują tej kwestii, jednak w takiej sytuacji może być stosowany odpis proporcjonalny. Pośrednio wynika to z § 3 ust. 2 Rozporządzenia MPiPS z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w którym wskazuje się, że sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych uregulowany w tym rozporządzeniu stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.
Jak zatem obliczyć taki proporcjonalny odpis na fundusz?
Przykład 1.
Spółka ABC, która tworzy ZFŚS, uzgodniła z przedstawicielami pracowników oraz wprowadziła odpowiednie zmiany w tym zakresie do regulaminu wynagradzania, że fundusz świadczeń socjalnych nie będzie tworzony od 1 września 2021 roku.
Dokonując odpisu na początku roku kalendarzowego, spółka ustaliła planowane przeciętne miesięczne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach:
- styczeń – 57,20;
- luty – 57,20;
- marzec – 58,30;
- kwiecień – 58,50;
- maj – 60,20;
- czerwiec – 59,90;
- lipiec – 58,10;
- sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień – 57,90.
Łącznie przeciętna miesięczna liczba zatrudnionych wyniosła 641 / 12 = 53,42 osoby.
Zgodnie z treścią rozporządzenia przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
W kolejnym kroku spółka ustaliła wysokość odpisu na ZFŚS w 2021 roku. W tym celu uzyskane przeciętne miesięczne zatrudnienie pomnożono przez stawkę obowiązkowego odpisu na jednego pracownika:
53,42 osoby × 37,5% (odpis na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy) × 4134,02 zł (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2018 roku) = 82 814,76 zł
W spółce nie ma odpisów dodatkowych ani pracy w szczególnych warunkach.
Tę samą zasadę dotyczącą ustalenia wysokości odpisu należy zastosować w przypadku rozliczania funduszu za część roku. W opisanym w przykładzie przypadku fundusz zaprzestano tworzyć od 1 września 2021 roku, zatem wysokość odpisu należy ustalić proporcjonalnie za 8 miesięcy.
Przeciętne planowane zatrudnienie za okres 8 miesięcy wynosi 409,40 osób. W kolejnym kroku zgodnie z rozporządzeniem należy tę wartość podzielić przez 12.
409,40 / 12 = 34,12 (przeciętne miesięczne zatrudnienie za okres 8 miesięcy).
Na koniec należy ustalić wysokość odpisu przypadającego na 8 miesięcy prowadzenia funduszu:
34,12 × 37,5% × 4134,02 zł = 52 889,70 zł
Po likwidacji funduszu należy pamiętać, że środków zgromadzonych na jego rachunku nie można wydać na inne cele niż socjalne. Zatem pomimo rezygnacji z tworzenia ZFŚS nadal środki zgromadzone na cele socjalne należy przeznaczać zgodnie z jego regulaminem aż do ich wyczerpania.
