Zamierzasz skorzystać z unijnych środków na rozkręcenie własnego biznesu? To z pewnością dobre rozwiązanie, na którym zyskało wielu przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że pomoc z Unii to także pewne obowiązki, które jeżeli zostaną zaniedbane, mogą przerodzić się w niemały problem. Na co zwrócić uwagę przymierzając się do sięgnięcia po unijne pieniądze? Oto kilka wskazówek. Jakie są ciemne strony dotacji z UE? Sprawdź
Na początek - trudności już przy wniosku
Pieniądze nie przyjdą do przedsiębiorcy same. W celu uzyskania dofinansowania musi on złożyć stosowny wniosek, który często okazuje się drogą przez mękę. Zastosowany w nim język jest niezrozumiały dla początkującego biznesmena, dlatego o pomoc w wypełnieniu dokumentu warto poprosić kogoś bardziej doświadczonego lub też na tę część aplikacji przygotować po prostu trochę więcej czasu.
A ten może być bardzo potrzebny. We wniosku przedsiębiorca powinien bowiem zawrzeć informacje na temat przeznaczenia uzyskanych środków i tu należy zatrzymać się na dłuższą chwilę. Przez wzgląd na fakt, iż dofinansowanie z Unii najczęściej przeznaczane jest na inwestycje w sprzęt, warto dobrze zastanowić się, co będzie w firmie potrzebne, jakie będzie tego przeznaczenie oraz jak w dyplomatyczny sposób wpisać to we wniosku. Niekorzystne jest podawanie zbyt wielu szczegółów, bowiem do czasu, kiedy zostanie wydana decyzja o przyznaniu dofinansowania oraz dopełnione zostaną wszelkie procedury, może okazać się, że na rynku pojawiła się nowocześniejsza alternatywa dla tego, co widnieje we wniosku. Oczywiście możliwe jest dokonanie ewentualnych zmian, ale wiąże się to z tworzeniem aneksu do umowy, uśmiechaniem się do kogo trzeba i stratą tak cennego czasu.
Wydaje się, iż sama procedura ubiegania się o dofinansowanie jest już tak skomplikowana, iż przyszłe problemy lepiej przewidywać i eliminować już na samym początku.
Składanie wniosku o dofinansowanie to również obowiązek przygotowania obszernej dokumentacji. Mimo wprowadzania wielu uproszczeń, wiele programów wymaga złożenia wraz z wnioskiem wielu załączników wydawanych przez różne urzędy, na które czasami trzeba długo czekać.
Po drugie - uzbrój się w cierpliwość
Jak zostało już wspomniane, napisanie wniosku oraz przygotowanie całej wymaganej dokumentacji wymaga od przedsiębiorcy sporo czasu. To jednak dopiero początek. Ocena formalna urzędu rozpatrującego może trwać nawet 3 miesiące. Kolejnym krokiem jest ocena merytoryczna - i kolejne 3-4 miesiące oczekiwania. Należy zatem przyjąć, iż od złożenia wniosku do otrzymania ostatecznej opinii może minąć nawet pół roku.
Przygotowanie i podpisanie umowy - kolejny miesiąc. Tu również warto zaznaczyć, iż umowa taka może dochodzić do rozmiarów (niezbyt porywającej) powieści - przeczytanie jej może zabrać również trochę czasu, a nikt nie powinien być zdziwiony słysząc, że nie należy nic podpisywać bez uprzedniego zapoznania się z obowiązującymi warunkami.
Ale - złożenie podpisu na takim dokumencie wcale nie oznacza, iż pieniądze wpłyną na konto przedsiębiorcy. Dofinansowanie ze środków unijnych najczęściej polega na zwrocie pieniędzy już wydanych (oczywiście zgodnie z wcześniej ustalonym przeznaczeniem), dlatego warto mieć zaplecze finansowe, z którego będzie można dokonać firmowych zakupów.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Po trzecie - trzymaj się wskaźników
Już w trakcie wypełniania wniosku warto przygotować sobie słowniczek pojęć. “Cross financing”, “koszty kwalifikowane”, różnego rodzaju wskaźniki - zrozumienie wszystkiego jest niezwykle ważne, bowiem przedsiębiorca będzie zobowiązany do realizowania tego, co ujęte zostanie we wniosku. Po otrzymaniu dotacji koniczne jest utrzymywanie wskaźników na zadeklarowanym poziomie przez określony czas.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie spełni swoich obietnic, czekają go poważne konsekwencje. Najgorszą reperkusją może być cofnięcie całej dotacji. Obowiązkiem firmy jest zatem dokładne monitorowanie, czy właściwie realizuje założenia projektu. Prowadzenie dokładnej ewidencji może okazać się przydatne, bowiem przedsiębiorca ma dodatkowo obowiązek przechowywania całej dokumentacji przez ściśle określony czas. Jeżeli trzymana jest ręka na pulsie, nic nie powinno zostać przeoczone, żaden dokument nie powinien się zapodziać - jednak warto o to dbać już od samego początku.
Tu również warto wrócić do wypełniania wniosku - dobrze jest tak wymierzyć parametry, żeby margines bezpieczeństwa był dostatecznie szeroki.
Po czwarte - uważaj przy księgowaniu
Z rozliczaniem dotacji nie powinno mieć problemu doświadczone biuro rachunkowe czy księgowa - znajomość podstawowych zasad związanych z tą kwestią to ich obowiązek. Na baczności powinni się mieć przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy.
Szczególną uwagę należy zwrócić na księgowanie przyjęcia środków trwałych, które na wniosku widnieją jako jedna linia - również jako jedna linia powinny zostać przyjęte do firmy (nie jako kilka osobnych maszyn). Innym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest nieprawidłowe wydawanie środków, np. na podatek VAT, który nie może być opłacany ze środków pochodzących z dofinansowania.
Trudności w ubieganiu się o wsparcie, jak i jego rozliczeniach nie powinny zniechęcać przedsiębiorców do korzystania z tej formy finansowania działalności firmy. Wręcz przeciwnie - świadomość, iż istnieją określone przeszkody oraz obowiązki powinna stać się dodatkową motywacją do uważnego i odpowiednio wcześniej rozpoczętego planowania oraz realizowania przedsięwzięcia.
