Nie wszystkie otrzymane przez przedsiębiorcę środki finansowe stanowią przychód z działalności i w związku z tym - nie wszystkie podlegają wpisowi do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Zasada ta dotyczy m.in. unijnych dotacji. W jaki sposób należy zatem ewidencjonować pozyskane w ten sposób pieniądze? Co z wydatkami poniesionymi w ramach otrzymanego wsparcia? Czy trzeba ująć dotacje unijne w KPiR?
Definicja przychodu zgodnie z ustawą o PIT
Rozważania na temat tego, czy pieniądze otrzymane przez przedsiębiorcę w ramach wsparcia unijnego są przychodem, należy rozpocząć od przytoczenia definicji przychodu. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika wszelkie pieniądze, wartości pieniężne, wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Do takich świadczeń zaliczają się również dotacje, subwencje i inne tego typu świadczenia.
Jednak dotacje podlegają z reguły jednemu ze zwolnień zawartych w art. 21 ust. 1 wspomnianego wyżej aktu prawnego. Brak takiego zwolnienia dla otrzymanej pomocy oznaczałby, że część środków przeznaczonych na sfinansowanie określonego celu byłaby wydatkowana w inny sposób - na pokrycie właśnie zobowiązań względem urzędu skarbowego (podatku dochodowego). To z kolei byłoby niezgodne z intencją instytucji finansujących programy pomocowe, którą nie jest przecież wspomaganie budżetu państwa.
W związku z powyższym, dotacje unijne w KPiR ujmowane są rzadko, gdyż przedsiębiorcy nie mają takiego obowiązku.
Zakupy za środki otrzymane z dotacji
Dotacje mogą być przeznaczone na różne cele, np. na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub też na pokrycie pozostałych wydatków. Każde z tych dwóch przeznaczeń środków unijnych podlega różnym przepisom ustawy. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 45 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodu odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych według zasad określonych w przepisach o amortyzacji od tej ich wartości, która została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie. Powyższe oznacza, że wydatki na nabycie aktywów trwałych, sfinansowane z dotacji np. w wysokości 60%, będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w formie odpisów amortyzacyjnych wyłącznie od kwoty sfinansowanej przez podatnika (czyli w tym przykładzie od 40% wydatków).
Pozostałe wydatki sfinansowane ze środków unijnych co do zasady są w pełni wyłączone z rachunku kosztów podatkowych. Nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodu wydatki i koszty bezpośrednio sfinansowane z dochodów (przychodów), o których mowa w artykule dotyczącym zwolnień przychodów (art. 21 ust.1 pkt. 46,47a, 47c, 47d, 116, 122, 129, 136, 137). Generalnie wydatki za zakup innych aktywów niż trwałe, wydatkowane przykładowo na wynagrodzenia, zakup usług itp., w części, która została sfinansowana dotacjami zwolnionymi z podatku, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.
Szczególny rodzaj wsparcia stanowi dotacja dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności, przyznana z Funduszu Pracy. W tym wypadku obowiązują inne zasady rozliczeń zakupów dokonanych z pieniędzy otrzymanych w ramach pomocy. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT zwolnione z podatku dochodowego są jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności. Wśród przepisów, do których odnosi się wyłączenie wydatków z kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 56) brak jest jednak art. 21 ust. 1 pkt 121. Oznacza to, że zakupy z jednorazowych środków przyznanych bezrobotnemu na podjęcie działalności, przeznaczone na sfinansowanie przykładowo wyposażenia (niestanowiącego środków trwałych), będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli natomiast bezrobotny sfinansuje ze środków pomocowych środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, to odpisy amortyzacyjne od tych aktywów w części pokrytej dotacją, nie będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych.
Dotacje unijne w KPiR - ewidencja
Dotacje unijne w KPiR uwzględniane są fakultatywnie, a wydatki finansowane ze środków unijnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, dlatego nie wykazuje się ich np. w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki) czy kol. 10 (zakup towarów i materiałów). Niektórzy przedsiębiorcy w ogóle nie księgują takich zakupów, prowadząc odrębną dokumentację niezbędną dla celów związanych z rozliczaniem otrzymanego wsparcia.
Inną praktyką jest wykazywanie takich wydatków w kol. 15 KPiR, która służy do wpisywania innych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-14. Natomiast w kolumnie 17 podatnik może wprowadzić uwagi co do treści zapisów w pozycjach 2-16, np. “zakup sfinansowany dotacją”.
