Specyfika działalności wymusza czasem w praktyce wystawienie faktur klientowi zanim transakcja rzeczywiście dojdzie do skutku. Klient rezygnuje z zakupu i odsyła fakturę. Czy w takiej sytuacji możliwe jest jej anulowanie?
Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii anulowania faktur. Przyjęło się jednak, że anulowania faktury można dokonać wyłącznie gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu. Przy czym dodatkowym założeniem jest oczywiście, że transakcja nie doszła do skutku czyli w sytuacji gdy faktura dokumentuje zdarzenie, które w rzeczywistości nie miało miejsca.
Jeżeli transakcja doszła do skutku ale przedsiębiorca nie otrzymał zapłaty nie można anulować faktury. Obowiązek podatkowy powstaje pomimo braku otrzymania zapłaty
(za przychód z działalności, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane).
Gdy przedsiębiorca wysłał/dostarczył fakturę, ale zdarzenie nią opisane nie doszło do skutku, a klient oddał otrzymaną wcześniej fakturę sprzedawcy przedsiębiorca mógłby pomyśleć, że może ją anulować. Nie jest to jednak takie oczywiste. Podstawowy z ogólnie przyjętych warunków nie został bowiem spełniony. Faktura została w momencie wysłania wprowadzona do obiegu. Pomimo tego więc, że transakcja nie doszła do skutku nie powinno się jej anulować. Choć ponieważ, o czym wspomniano już na początku żaden przepis ustawy o VAT nie precyzuje możliwości i warunków anulowania faktury zdarzają się poglądy, że i w takim przypadku można anulować fakturę, jednak jest to dość ryzykowne bowiem większość organów skarbowych stoi jednak na stanowisku, że wprowadzenie do obrotu miało miejsce i anulowanie jest możliwe pomimo tego, że klient zwrócił fakturę.
Powyższa sytuacja w praktyce ma miejsce często przy realizowaniu zakupów internetowych gdzie często klient tuż po zamówieniu może wygenerować fakturę, jaka automatycznie wysyłana jest do niego w postaci elektronicznej. Tu również rezygnacja z zamówienia spowoduje, że sprzedawca nie będzie miał możliwości anulowania faktury ponieważ trafiła ona do obiegu.
Jeżeli nie można anulować to pytanie jak naprawić błąd? Wówczas pozostaje jedynie dokonanie korekty. Jeżeli transakcja nie doszła do skutku należy skorygować wartość faktury do zera.
Anulowania faktury można więc dokonać pod warunkiem, że nie trafiła ona do obrotu (nie została wysłana do klienta) i jednocześnie pod warunkiem, że dokumentuje transakcję, która w rzeczywistości gospodarczej nie zaistniała. Jeżeli oba warunki łącznie zostaną spełnione u prowadzących księgowość uproszczoną dopuszcza się obniżyć przychód w podatku dochodowym w miesiącu anulowania faktury (jeżeli nie wykracza on poza rok podatkowy jej wystawienia - wówczas należałoby wrócić się do roku, w którym nastąpiło wystawienie faktury).
