Poradnik Przedsiębiorcy

Anulowanie faktury - kiedy jest możliwe?

Każdemu przedsiębiorcy zdarza się popełnić błąd podczas wystawiania faktury. Pomyłka taka jest wówczas poprawiana poprzez sporządzenie określonego dokumentu – korekty. W niektórych sytuacjach możliwe jest anulowanie faktury. Dowiedz się, w jakich okolicznościach można tego dokonać, a kiedy konieczne jest wystawienie korekty.

Jakim dokumentem poprawiać błędy na fakturze VAT?

Błędy pojawiające się na fakturach poprawia się za pomocą odpowiedniego dokumentu korygującego. W sytuacji gdy błąd na fakturze dotyczy jej części opisowej, a nie powoduje zmian w kwocie transakcji, co do zasady wystawia się notę korygującą bądź fakturę korygującą dane formalne. W tym przypadku błąd może dotyczyć:

  • daty wystawienia,
  • nazw oraz adresów sprzedawcy i nabywcy,
  • numeru NIP obu podatników,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty,
  • nazwy towaru lub usługi.

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, po czym przekazuje ją sprzedawcy. Ten zaś akceptuje zmiany, podpisuje oba egzemplarze noty korygującej i jeden z nich zwraca wystawcy noty. Natomiast w sytuacji gdy błąd na fakturze znajduje sprzedawca, w celu jej poprawy wystawia fakturę korygującą dane formalne – można nią dokonać zmian w części opisowej faktury pierwotnej.

Faktura korygująca dane formalne umożliwia np. dokonanie całkowitej zmiany danych nabywcy towaru lub usługi.

Jeśli jednak błąd na fakturze dotyczy pozycji wartościowych faktury, np. kwoty netto, stawki VAT bądź kwoty brutto, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Zgodnie z art. 106j. ust. 1 ustawy o VAT należy ją również sporządzić w sytuacji, gdy:

  • udzielono rabatu,
  • udzielono opustów i obniżek cen,
  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Kiedy można anulować fakturę?

Anulowanie faktury możliwe jest po spełnieniu łącznie dwóch warunków:

  • transakcja nie doszła do skutku,
  • faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego, czyli odbiorca jej nie otrzymał.

Anulowanie faktury następuje zazwyczaj podczas dokonywania sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Wówczas sprzedawca wysyła fakturę razem z towarem. Jeśli jednak odbiorca nie przyjmuje przesyłki i za nią nie płaci, towar wraz z fakturą wracają do sprzedawcy. W efekcie nie dochodzi do sprzedaży, a w konsekwencji nie tworzy się obowiązek podatkowy (który powstaje w momencie dokonania sprzedaży). Jeśli bowiem transakcja doszła do skutku, anulowanie faktury nie jest możliwe.

Brak zapłaty a anulowanie faktury sprzedaży

Jak już wskazano, anulowania faktury można dokonać wyłącznie w przypadku, gdy sprzedaż nią zaewidencjonowana nie doszłaby do skutku i faktura nie trafiłaby do obiegu prawnego (nie została przekazana nabywcy). W przeciwnym razie nie ma możliwości anulowania faktury. Wielu sprzedawców często zastanawia się jednak, czy możliwe jest anulowanie faktury w przypadku, gdy nabywca uchyla się od obowiązku zapłaty za fakturę lub w ogóle odmawia jej przyjęcia. Należy przy tym wskazać, że brak akceptacji faktury lub uregulowania należności przez nabywcę nie daje możliwości anulowania faktury. Jeśli usługa lub dostawa towaru faktycznie miały miejsce, oznacza to, że faktura dokumentuje zdarzenie, zatem nie może podlegać anulowaniu. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej 21 marca 2019 roku interpretacji indywidualnej, 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ, w której określił, że:
Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną”.

Wykonanie usługi lub dostawy towarów na rzecz kontrahenta wymaga zatem udokumentowania fakturą, natomiast brak zapłaty nie stanowi podstawy do jej anulowania.

Anulowanie faktury – jak to zrobić poprawnie?

Przedsiębiorca, który chce anulować fakturę, musi mieć na względzie konieczność niezaburzenia chronologii numeracji dokumentów sprzedażowych. W celu anulowania faktury należy:

  • przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury,
  • do faktury dołączyć opis, który mówi o tym, że faktura została anulowana wraz z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur.

Można również podać powód anulowania faktury.

Anulowanie faktury, mimo że nie podlega ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.

Ujęcie anulowanej faktury w deklaracji VAT

W sytuacji gdy anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, podatnik zobowiązany jest do złożenia korekty deklaracji VAT, zmieniając w ten sposób zawyżoną kwotę podatku należnego. Warto zaznaczyć, że sytuacja ta wiąże się również z obowiązkiem złożenia korekty JPK VAT.

Podatnik musi mieć jednak na względzie, że anulowanie faktury możliwe jest wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Organy podatkowe wyrażają zgodę na anulowanie faktur, jednak powinno ono następować tylko w szczególnych przypadkach.

Anulowanie faktury w systemie wfirma.pl

Podatnicy, którzy korzystają z systemu wfirma.pl, wystawiają faktury sprzedaży i prowadzą księgowość za jego pośrednictwem, mogą w szybki i łatwy sposób dokonać anulowania wystawionej faktury sprzedaży. Aby wystawiona faktura została anulowana, należy w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ kliknąć na jej numer i w otwartym okienku wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ.

Anulowanie faktury w systemie
Anulowana w ten sposób faktura nie zostanie ujęta w KPiR oraz rejestrze VAT sprzedaży.