Poradnik Przedsiębiorcy

Anulowanie faktury - kiedy jest możliwe?

Każdemu przedsiębiorcy zdarza się popełnić błąd podczas wystawiania faktury. Wówczas błąd poprawiany jest poprzez sporządzenie określonego dokumentu. W niektórych sytuacjach przedsiębiorca może także anulować fakturę. Dowiedz się, kiedy możliwe jest anulowanie faktury a kiedy konieczne jest wystawienie korekty!

Jakim dokumentem poprawiać błędy na fakturze VAT?

Błędy pojawiające się na fakturach poprawia się za pomocą odpowiedniego dokumentu korygującego. W sytuacji, gdy błąd na fakturze dotyczy jej części opisowej, a nie powoduje zmian w kwocie to co do zasady wystawia się notę korygującą bądź fakturę korygującą dane formalne. W tym przypadku błąd może dotyczyć:

  • daty wystawienia,
  • nazw oraz adresów sprzedawcy i nabywcy,
  • numeru NIP obu podatników,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty,
  • nazwy towaru lub usługi.

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, po czym przekazuje ją sprzedawcy. Ten zaś akceptuje zmiany, podpisuje oba egzemplarze noty korygującej i jeden z nich zwraca wystawcy noty.

Natomiast w sytuacji, gdy błąd na fakturze znajduje sprzedawca, to w celu jej poprawy wystawia fakturę korygującą dane formalne.Fakturą korygującą dane formalne można dokonać zmian w części opisowej faktury pierwotnej. Umożliwia ona np. dokonanie całkowitej zmiany danych nabywcy towaru lub usługi.

Jeśli jednak błąd na fakturze dotyczy pozycji wartościowych faktury, np. kwoty netto, stawki VAT bądź kwoty brutto, to konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Fakturę korygująca, zgodnie z art. 106j. ust. 1 ustawy o VAT należy również sporządzić w sytuacji, gdy:

  • udzielono rabatu,
  • udzielono opustów i obniżek cen,
  • dokonano zwrotu towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Kiedy można anulować fakturę?

Anulowanie faktury możliwe jest po spełnieniu łącznie dwóch warunków:

  • transakcja nie doszła do skutku,

  • faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego, czyli odbiorca jej nie otrzymał.

Zazwyczaj anulowanie faktury następuje podczas dokonywania sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Wówczas sprzedawca wysyła fakturę razem z towarem. Jeśli jednak odbiorca nie przyjmuje przesyłki i za nią nie płaci, to towar wraz z fakturą wraca do sprzedawcy, w wyniku czego nie dochodzi do sprzedaży, a w konsekwencji nie powstaje obowiązek podatkowy.Obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania sprzedaży. Jeśli więc transakcja doszła do skutku to anulowanie faktury nie jest możliwe.

Anulowanie faktury - jak poprawnie to zrobić?

Przedsiębiorca, który chce anulować fakturę, musi mieć na względzie, by nie zaburzyć chronologii numeracji dokumentów sprzedażowych.

W celu anulowania faktury należy:

  • przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury,

  • do faktury dołączyć opis, który mówi o tym, że faktura została anulowana wraz z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur,

  • można również podać powód anulowania faktury.

Anulowane faktury, mimo że nie podlegają ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.

Ujęcie anulowanej faktury w deklaracji VAT

W sytuacji, gdy anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, podatnik zobowiązany jest do złożenia korekty deklaracji VAT, w ten sposób korygując zawyżoną kwotę podatku należnego. Warto zaznaczyć, że sytuacja ta wiąże się również z obowiązkiem złożenia korekty JPK VAT

Podatnik musi mieć jednak na względzie, że anulowanie faktury możliwe jest wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Organy podatkowe wyrażają zgodę na anulowanie błędnych faktur, jednak anulowanie powinno następować wyłącznie w szczególnych przypadkach.