Poradnik Przedsiębiorcy

Anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi – kiedy jest możliwe?

W praktyce gospodarczej zdarza się, że przedsiębiorca popełni błąd podczas wystawiania faktury. Co do zasady pomyłka taka może być wówczas poprawiona poprzez sporządzenie korekty tej faktury. Ponadto w ściśle określonych przypadkach możliwe jest również jej anulowanie. Czy dotyczy to także faktur, które trafiły do obiegu prawnego? Sprawdź, kiedy jest możliwe anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi!

Anulowanie faktury – kiedy jest możliwe?

Przepisy podatkowe nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionej faktury. Przy czym z praktyki księgowej wynika, że czynność anulowania faktury jest możliwa, tylko gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

  • transakcja nie doszła do skutku;

  • faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego, czyli odbiorca jej nie otrzymał.

Anulowanie faktury ma często miejsce podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem, gdzie faktura wysyłana jest wraz z towarem. W przypadku gdy odbiorca nie odbierze przesyłki w terminie i za nią nie płaci, towar wraz z fakturą wróci do sprzedawcy.

Przykład 1.

Firma X wysłała za pobraniem towar, gdzie do przesyłki dołączono fakturę sprzedaży. Nabywca nie odebrał paczki i trafiła ona z powrotem do sprzedawcy. Czy firma X może anulować fakturę?

Tak, możliwe jest anulowanie faktury, ponieważ nabywca wycofał się z zakupu i transakcja finalnie nie doszła do skutku, a ponadto kupujący nie otrzymał faktury.

Anulowanie faktury jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokumentuje ona czynności rzeczywiście niedokonane.

Jak wynika z praktyki gospodarczej, dopuszczalne jest anulowanie faktury poprzez przekreślenie oryginału i kopii oraz dokonanie odpowiedniej adnotacji. Do faktury warto więc dołączyć opis wskazujący na anulowanie faktury, przyczynę oraz datę i podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Warto dodać, że faktury, które zostały anulowane, mimo że nie podlegają ewidencji księgowej, należy przechowywać w dokumentacji księgowej. Ma to związek z tym, że wystawiane faktury muszą posiadać kolejno wystawione numery w ramach danej serii numeracji. Pomimo że organy podatkowe dopuszczają możliwość anulowania wystawionej faktury, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lipca 2018 roku, 0112–KDIL1–3.4012.330.2018.2.AP: „(...) anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych”.

Kiedy trzeba wystawiać fakturę korygującą?

Co do zasady korygowania błędnej treści faktury pierwotnej należy dokonać poprzez wystawienie faktury korygującej. W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca wskazał sytuacje, w których podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży);

  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;

  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Warto dodać, że wystawienie faktury korygującej jest konieczne również w przypadkach, gdy kontrahent odeśle nieprawidłowo lub omyłkowo wystawioną fakturę, jednak dokumentuje ona faktyczną czynność.

Przykład 2.

Przedsiębiorstwo Y wystawiło fakturę za usługi budowlane dla firmy Z. Przesłana faktura zawiera błędne dane adresowe firmy Z, w związku z czym zdecydowano o jej odesłaniu do wykonawcy. Czy sprzedawca może anulować fakturę i wystawić ją na nowo, tym razem na prawidłowe dane?

Nie, nie można anulować faktury, ponieważ dokumentuje ona faktyczną transakcję, a błąd dotyczy danych adresowych nabywcy. W tym przypadku należy wystawić fakturę korygującą dane formalne lub nabywca może wystawić notę korygującą i przesłać ją celem akceptacji do sprzedawcy.

Wystawienie faktury korygującej jest konieczne również wtedy, gdy faktura nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności pomiędzy dwoma podmiotami, jednak została wprowadzona do obrotu prawnego, a podmiot, który ją otrzymał, nie odesłał jej. Potwierdza to indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 stycznia 2019 roku, 0114-KDIP1-2.4012.787.2018.1.IG, zgodnie z którą: „W opisanej sytuacji Wnioskodawca w ogóle nie był zobowiązany do wystawienia faktury na wskazane usługi, ponieważ jak wskazano, pomiędzy Wnioskodawcą a Spółką (...) nie doszło do transakcji świadczenia usług w tym zakresie. Zatem faktura powinna zostać skorygowana «do zera», a nie jak wskazał Wnioskodawca – anulowana”.

Przykład 3.

Pan Piotr prowadzi działalność wysyłkową i omyłkowo wystawił fakturę na podmiot A. Kontrahent A nie dokonywał transakcji z panem Piotrem, a dodatkowo nie odesłał błędnej faktury. Czy pan Piotr może anulować fakturę?

Nie, anulowanie faktury nie jest możliwe, ponieważ mimo że transakcja między tymi podmiotami nie miała miejsca, nabywca nie odesłał faktury, więc pan Piotr musi wystawić fakturę korygującą zerującą.

Nie jest możliwe anulowanie źle wystawionej faktury, która została już przekazana do kontrahenta, który ją przyjął. W takim przypadku błędy na fakturze wprowadzonej do obiegu można poprawić jedynie w drodze faktury korygującej.

Anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi

Co do zasady anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi jest możliwe tylko wtedy, gdy faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Wątpliwym jest więc, kiedy ma miejsce „wprowadzenie faktury do obrotu prawnego”. Wyjaśniono to w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 28 kwietnia 2009 roku, SA/Lu 752/08: „Z kolei o wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego można mówić niewątpliwie wówczas, gdy została ona odebrana przez nabywcę, co oznacza, że w takim przypadku wystawca faktury nie ma już możliwości dokonania jej anulowania, a może tylko dokonać jej korekty na zasadach określonych stosownymi przepisami (np. skorygować ją do zera). Nie może budzić przy tym wątpliwości, że pojęcia «wprowadzenie do obrotu» nie można rozumieć inaczej, jak tylko przez fakt ich doręczenia kontrahentowi”.

Mając na uwadze, że niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy: 

  • faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta;

  • faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji (świadczenia usługi, dostawy towarów)

– możliwe jest anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi. Takie stanowisko potwierdza m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016 roku, ITPP3/4512-307/16-2/AT, wskazując, że: „(...) w okolicznościach przedstawionego stanu faktycznego zgodzić należy się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że jest On uprawniony do «anulowania» opisanych we wniosku faktur. W tej sytuacji bowiem faktury nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego. Wprawdzie kontrahent otrzymał te faktury i zapoznał się z ich treścią, jednak stwierdził, że wystawienie tych faktur było nieuprawnione. Faktury te zostały zakwestionowane przez kontrahenta, albowiem – na co wskazuje opis sprawy – nie doszło do faktycznego i zgodnego z umową wykonania usług będących przedmiotem zawartej umowy. Okoliczności tej nie zmienia fakt, że Wnioskodawca ujął wskazane faktury w ewidencji (rejestr sprzedaży VAT) i deklaracji”.

Anulowanie faktury w systemie wFirma.pl

Anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi w systemie wFirma.pl jest możliwe w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy odszukać tę fakturę, a następnie kliknąć na numer i przejść do szczegółów faktury, gdzie w widoku szczegółowym wybiera się opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ.

Anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi - anulowanie w systemie wfirma

Anulowana faktura nie jest nigdzie ujmowana – ani w KPiR, ani w rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT).

W przypadku posiadania pakietu z dodatkiem magazynowym przed anulowaniem faktury dodatkowo należy wyłączyć skutek magazynowy, wchodząc w zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczając fakturę na liście i wybranie z górnego menu opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. W oknie modyfikowania faktury trzeba przejść do podzakładki ZAAWANSOWANE i odznaczyć opcję WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY. Następnie możliwe jest anulowanie faktury.

Anulowanie faktury przekazanej kontrahentowi - jak zmodyfikować fakturę w systemie wfirma