Nienależycie wykonana usługa a anulowanie faktury - kiedy to możliwe?

Podatnicy podczas prowadzenia działalności gospodarczej muszą niejednokrotnie korygować wystawione faktury. W wielu przypadkach anulują te wystawione błędnie. Unormowania dotyczące anulowania faktur nie są wyjaśnione przez ustawodawcę. Podatnicy często mają problem, czy daną fakturę mogą korygować. Sprawdźmy, czy nienależycie wykonana usługa a anulowanie faktury jest możliwe.

Podstawa opodatkowania w podatku VAT

Na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Podstawa opodatkowania obejmuje:

• podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
• koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Podstawa opodatkowania w podatku VAT nie obejmuje kwot:

• stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
• udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen uwzględnionych w momencie sprzedaży;
• otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Co istotne, w przypadku obrotu gospodarczego podatnicy dostawę towarów i świadczenia usług winni udokumentować fakturą.

Podatnik jest więc obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Obniżenie podstawy opodatkowania

Ustawodawca w ustawie o podatku VAT określił, kiedy podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania. 

Podatnik może podstawę opodatkowania obniżyć o:

• kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
• wartość zwróconych towarów i opakowań;
• zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
• wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

W przypadku zaistnienia wyżej wymienionych sytuacji podatnik musi wystawić fakturę korygującą. W ustawie o podatku VAT ustawodawca wyraźnie określił, co powinna ona zawierać:

1. wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo wyraz KOREKTA;
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
4. przyczynę korekty;
5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Podobnie faktura korygująca musi zostać wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

Nienależycie wykonana usługa a anulowanie faktury

Mimo że przepisy dotyczące anulowania faktur nie znajdują się w przepisach, w praktyce ta procedura jest dopuszczalna.

Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. W tym miejscu należy stwierdzić, że niewprowadzone do obiegu prawnego faktury mogą być anulowane pod warunkiem posiadania przez podatnika zarówno oryginałów, jak i kopii tych faktur, nie wymagają wystawienia dokumentu korygującego, który wystawia się do dokumentu posiadanego przez nabywcę, a jedynie ich anulowania.

W praktyce anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur VAT odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Przykład 1.

Podatnik po rozmowie telefonicznej z kontrahentem miał w piątek dostarczyć mu towar do hurtowni. Wystawił na niego fakturę. W czwartek kontrahent zadzwonił i zrezygnował z zamówionego towaru. Podatnik posiada dwa egzemplarze faktur. Faktura nie została dostarczona do kontrahenta. Czy w tym przypadku podatnik ma prawo do dokonania anulowania faktury?

W analizowanym przypadku nie doszło do transakcji. Ponadto kontrahent nie otrzymał faktury, więc nie wprowadzono jej do obrotu prawnego. Biorąc to pod uwagę, podatnik ma prawo do anulowania faktury. 

Przykład 2.

Podatnik miał uporządkować teren po budowie. Dokonał tych czynności w kwietniu i wystawił fakturę dokumentującą wykonaną usługę. Kontrahent uznał, że nie została ona wykonana i jego zdaniem teren po budowie nie został uporządkowany. Odmówił przyjęcia faktury. Jego zdaniem podatnik nie wykonał prac i tym samym nie należy powyższej usługi fakturować. Ponadto kontrahent odmawia zapłaty. Podatnik nie zgadza się z tym, jednak zastanawia się, czy może fakturę anulować do czasu rozstrzygnięcia sporu. Została ona ujęta w rejestrze sprzedaży i JPK_V7M za kwiecień 2021 roku.

W tym przypadku niestety podatnik nie może anulować faktury. Dokumentuje ona czynności, które są sporne. Tym samym trudno tutaj mówić o niedokonaniu czynności. Ponadto podatnik wprowadził już fakturę do rejestru sprzedaży. Sam fakt, że kontrahent jej nie odbiera i nie dokonuje zapłaty, jest niewystarczający. 

Podatnik także nie może dokonać korekty faktury do zera.

Podsumowując, anulowanie faktur jest dopuszczalne. Możemy jednak to zrobić, tylko jeśli nie dokonano czynności. W przypadku czynności, co do których toczy się spór, anulowanie nie jest możliwe. W związku z tym nienależycie wykonana usługa a anulowanie faktury to czynności które nie mogą się łączyć ponieważ usługa została faktycznie wykonana czyli transakcja miała miejsce.