Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop okolicznościowy - wymiar, korzystanie, dokumentowanie

Urlop okolicznościowy jest udzielany w związku z wydarzeniami rodzinnymi, takimi jak ślub własny lub dziecka, zgon bliskiej osoby czy narodzenie dziecka. Pracownik powinien odpowiednio udokumentować pracodawcy prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Za dni urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Kiedy i w jakim wymiarze pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy?

Pracownikowi przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego:

  • w związku ze ślubem dziecka,

  • w przypadku zgonu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Pracownikowi przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego:

  • w związku ze ślubem własnym,

  • w związku z urodzeniem się dziecka pracownika,

  • w przypadku zgonu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Powiadomienie pracodawcy o korzystaniu z urlopu okolicznościowego oraz jego udokumentowanie

Pracownik powinien powiadomić pracodawcę o nieobecności w pracy przed jej wystąpieniem, jeżeli nieobecność była możliwa do przewidzenia, np. planowany ślub własny lub dziecka. Informacja o chęci skorzystania z urlopu okolicznościowego powinna zostać przekazana przełożonemu z takim wyprzedzeniem, aby praca w zakładzie pracy nie została zdezorganizowana.

Jeżeli zdarzenie uzasadniające urlop okolicznościowy było niemożliwe do przewidzenia, np. śmierć członka rodziny, pracownik może poinformować o przyczynie nieobecności po jej wystąpieniu. Pracownik powinien przekazać taką informację niezwłocznie, nie później jednak niż do drugiego dnia nieobecności.

Po powrocie do pracy pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie okoliczności, w związku z którą pracownik nabył prawo do urlopu okolicznościowego, czyli np. akt urodzenia, akt małżeństwa lub akt zgonu. Pracodawca powinien mieć na względzie, że uzyskanie takiego dokumentu z urzędu stanu cywilnego, ma miejsce dopiero jakiś czas po zdarzeniu. W związku z tym pracodawca nie może żadąć powyższych dokumentów od razu po powrocie pracownika z urlopu okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka tylko dla ojca

Z przepisów prawa pracy wynika, że prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka przysługuje zarówno matce, jak i ojcu dziecka. Jednak w praktyce najczęściej to ojcowie korzystają z urlopu okolicznościowego, gdyż matka dziecka wraz z dniem porodu zaczyna korzystać z urlopu macierzyńskiego. Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownica najczęściej korzysta także z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Natomiast po powrocie z urlopów związanych z macierzyństwem, nie ma możliwości powiązania urlopu okolicznościowego z narodzeniem dziecka.

Urlop okolicznościowy tylko na ślub o skutkach cywilnych

Podstawowym aktem prawnym dla określenia trwania małżeństwa na gruncie prawa cywilnego jest Kodeks rodzinny i opiekuńczy, zgodnie z którym małżeństwo zostaje zawarte, gdy:

  • mężczyzna i kobieta jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński oraz

  • mężczyzna i kobieta zawierający związek małżeński podlegający prawu wewnętrznemu Kościoła albo innego związku wyznaniowego w obecności duchownego oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu i kierownik urzędu stanu cywilnego następnie sporządzi akt małżeństwa.

Zgodnie z powyższymi przepisami, urlop okolicznościowy należy się na ślub cywilny lub konkordatowy (ślub wyznaniowy ze skutkami cywilnymi). W związku z tym pracownikowi nie należy się kolejny urlop okolicznościowy na ślub wyznaniowy następujący po zawarciu ślubu cywilnego.

Śmierć innej osoby a prawo do urlopu okolicznościowego

Pracownik nabywa prawo do urlopu okolicznościowego także w przypadku śmierci osoby, którą utrzymywał lub która pozostawała pod jego bezpośrednią opieką.

Przepisy nie określają w jaki sposób pracownik powinien udokumentować fakt utrzymania lub sprawowania osobistej opieki innej osoby. W takiej sytuacji to na pracowniku ciąży obowiązek przedstawienia dokumentów, które potwierdzą okoliczności uprawniające do skorzystania z urlopu okolicznościowego, przykładowo może to być potwierdzenie zameldowania pod tym samym adresem.