Wydatki na paliwo i koszty eksploatacyjne związane z samochodem, którego rodzaj dysponowania został określony jako mieszany, stanowią koszt podatkowy, ale tylko do wysokości 75% poniesionego wydatku. W jaki sposób rozliczyć opłaty za przejazd autostradą? Czy tego typu wydatki również podlegają ograniczonemu rozliczeniu jako koszty uzyskania przychodów? W artykule wyjaśniamy wszelkie wątpliwości przedsiębiorców posiadających samochody osobowe w działalności i ponoszących wydatki na przejazdy autostradą.
Koszty uzyskania przychodów a wydatki związane z samochodami osobowymi
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. W praktyce oznacza to, że do kosztów podatkowych zaliczyć możemy wszelkie wydatki poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, poza tymi, które w ustawie zostały wyszczególnione jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Każdy wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów powinien być, rzecz jasna, właściwie udokumentowany.
Począwszy od 1 stycznia 2019 roku, wprowadzono procentowe ograniczenie wysokości wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdami osobowymi i możliwych do rozliczenia w działalności do:
75% poniesionego kosztu – w przypadku samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych podatnika;
20% poniesionego kosztu – w odniesieniu do prywatnych pojazdów osobowych użytkowanych w działalności gospodarczej.
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
- poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
- 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”.
Czy opłaty za przejazd autostradą podlegają 75% limitowi kosztów?
Stwierdzenie zawarte w ustawie o PIT – „wydatki z tytułu kosztów używania samochodu osobowego” – mogą budzić wątpliwości wśród przedsiębiorców. Zgodnie z przyjętą praktyką do tego typu wydatków należą nie tylko koszty związane z paliwem, zakupem opon, części zamiennych i innych materiałów eksploatacyjnych, naprawy, przeglądy techniczne, ale także opłaty za przejazd autostradą i parking.
„[...] wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej, jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe [...]”.
W interpretacji potwierdzono zatem, że opłaty za przejazd autostradą należą do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, co oznacza że podlegają one limitowi kosztów 75% poniesionego wydatku pod warunkiem, że samochód osobowy stanowi środek trwały w działalności gospodarczej podatnika, a sposób dysponowania pojazdu określono jako mieszany. W przypadku gdy przedsiębiorca używa w firmie prywatnego auta, w kosztach może rozliczyć jedynie 20% poniesionych wydatków, w tym opłaty za przejazdy autostradą.
Przykład 1.
Pan Jeremi jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje w działalności samochód osobowy, który wprowadzony do został do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca poniósł wydatki za przejazdy autostradą w kwocie 16,26 zł netto + 3,74 zł VAT = 20,00 zł brutto. W jaki sposób należy rozliczyć te opłaty?
Opłaty za przejazd autostradą podlegają procentowemu ograniczeniu w PIT i VAT, jako wydatki związane z użytkowaniem pojazdu osobowego.
1. Pan Jeremi może odliczyć 50% VAT od opłat za przejazdy autostradą:
50% x 3,40 zł = 1,87 zł.
2. Przedsiębiorcy przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty:
75% x 18,13 zł = 13,60 zł.
Na kwotę 18,13 zł składa się 16,26 zł netto oraz 1,87 zł VAT niepodlegające odliczeniu.
Kiedy opłaty za przejazd autostradą można zaksięgować w całości w koszty?
Przepisy dopuszczają rozliczenie w całości wydatków związanych z samochodem osobowym, w tym opłat za przejazdy autostradą jako koszty podatkowe, ale tylko wówczas, gdy łącznie spełnione zostaną następujące warunki:
pojazd służy podatnikowi tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej;
samochód zgłoszono do urzędu skarbowego na druku VAT-26;
sporządzono regulamin użytkowania pojazdu;
przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę dla celów VAT.
Spełnienie powyższych warunków umożliwia nie tylko zaliczenie pełnych wydatków związanych z samochodem do kosztów uzyskania przychodów, ale także całkowite odliczenie VAT od wszelkich wydatków eksploatacyjnych pojazdu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że decydując się na określenie sposobu dysponowania pojazdu osobowego jako firmowy, nie można nawet potencjalnie chcieć wykorzystać go w celach prywatnych, a prowadzona kilometrówka musi być zgodna z przebiegiem pojazdu. W razie kontroli należy liczyć się z szczegółową weryfikacją, czy wszystkie formalności zostały spełnione, a także czy samochód zadeklarowany jako firmowy służy tylko i wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Paragon za przejazd autostradą – czy stanowi podstawę do ujęcia wydatku w PKPiR?
Przedsiębiorca, który chce ująć w kosztach dany wydatek, w większości przypadków powinien posiadać fakturę potwierdzającą zakup. W odniesieniu do opłat za przejazdy autostradą wystarczający jest dowód opłaty za autostradę, który jest uznawany za fakturę, o ile zawiera następujące dane:
nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy;
numer i datę wystawienia;
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą pobierana jest opłata;
kwotę należności wraz z podatkiem;
kwotę podatku.
Jeżeli paragon za przejazd autostradą zawiera wszystkie powyższe informacje, stanowi podstawę do ujęcia wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów na równi z fakturą.
Podsumowując podczas wykorzystywania pojazdu w działalności gospodarczej, należy zwrócić szczególną uwagę na sposób rozliczenia wydatków z nim związanych, zarówno na gruncie podatku VAT, jak i PIT. W zależności m.in. od rodzaju auta – czy samochód stanowi środek trwały firmy, czy jest pojazdem prywatnym – oraz spełnienia dodatkowych formalności, przedsiębiorcy mają prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku VAT, a także ujęcia w kosztach podatkowych danego wydatku związanego z samochodem.
