Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty związane z użytkowaniem samochodów - odliczenia podatkowe

W wyniku nowelizacji ustaw podatkowych, koszty związane z użytkowaniem samochodów firmowych będziemy mogli odliczyć od podatku tylko w pewnej części. Powyższe rozwiązanie jest wzorowane na rozwiązaniach znanych już z ustawy o podatku od towarów i usług.

Koszty związane z użytkowaniem samochodów a koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W powołanym przepisie ustawodawca nie wskazuje enumeratywnie, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Możliwość zaliczenia do nich konkretnego wydatku uzależniona została od istnienia związku przyczynowo-skutkowego, tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu bądź funkcjonowanie tego źródła. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. 

Innymi słowy, podstawową cechą kosztu podatkowego jest jego związek z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła). Istotne znaczenie ma również cel, w jakim został poniesiony. Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:

  • zostały faktycznie poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, tzn. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami;

  • nie zostały wymienione w art. 23 ustawy zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów;

  • są odpowiednio udokumentowane.

Jednocześnie należy wskazać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodu, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy, poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23, nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Podatnik ma bowiem możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem że mają one związek z przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, a ich poniesienie ma bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu czy też zachowanie albo zabezpieczenie źródła tego przychodu. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów oparta jest więc na swoistej klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.

Biorąc pod uwagę powyższe artykuły, na pewno nie ma żadnych przeszkód, aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z wynajmem garażu.

Koszty związane z użytkowaniem samochodów - zmiany w przepisach 

Ustawodawca  ustawą z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wprowadził szereg istotnych zmian w podatku dochodowym. Do końca 2018 r. podatnik mógł koszty związane z użytkowaniem samochodów osobowych, które stanowią u niego środki trwałe, w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie było żadnych regulacji, które ograniczałyby ujmowanie przedmiotowych wydatków w kosztach podatkowych w sytuacji, gdy samochody te są używane do tzw. celów mieszanych, tzn. zarówno celów firmowych, jak i prywatnych pracowników.

Od nowego roku, jeśli nasz samochód osobowy (stanowiący środek trwały) będzie wykorzystywany do celów mieszanych, będziemy mogli odliczyć 75% wydatków z tytułu kosztów związanych z użytkowaniem samochodów. Ustawodawca wskazał, kiedy będzie się uznawało, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Będzie używany do celów mieszanych, gdy podatnik nie będzie prowadził ewidencji przebiegu pojazdu. Powyższa ewidencja winna być prowadzona analogicznie jak w podatku VAT.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczął działalność w nowym mieście. W tym celu wynajął garaż dla służbowego samochodu osobowego. Stanowi on środek trwały w jego firmie. Podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, ponieważ samochód jest również używany do celów prywatnych. Koszt wynajmu garażu wynosi 500 zł plus VAT miesięcznie. Podatek VAT jest rozliczany w 50% procentach. Obecnie cały wydatek związany z wynajmem podatnik ujmuje jako koszty uzyskania przychodów plus 50% podatku VAT, którego nie odlicza. Jak będzie to wyglądało od 1 stycznia 2018 roku?

Od nowego roku powyższe rozliczenie się zmieni. Podatnik będzie mógł w kosztach ująć tylko 75% kosztów. W tym przypadku koszt wynosi 500 zł plus 57,50 zł nierozliczonego podatku VAT. Czyli będziemy mogli uznać za koszty uzyskania przychodów: 

557,50 zł x 75% = 418,12 zł

Podsumowując od nowego roku koszty związane z użytkowaniem samochodów będących środkami trwałymi używanymi do celów mieszanych nie będą już mogły być rozliczane w całości.