Koszty użytkowania samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Rok 2019 wprowadził wiele zmian w uregulowaniach prawnych ustaw podatkowych, a także innych ustaw. Część z tych zmian dotyczy sposobu rozliczania kosztów użytkowania samochodów stanowiących środki trwałe, ale i użytkowanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu czy użyczenia. Zmianie uległa również możliwość zaliczenia w koszty podatkowe, wydatków związanych z samochodem prywatnym. Spora część czynnych podatników VAT jak i zwolnionych z VAT miała problemy z prawidłowym rozliczeniem kosztów po grudniu 2018 roku. Druga grupa podatników spotkała się natomiast z pewnymi wątpliwościami, ponieważ mimo zwolnienia z VAT nie będą mogli ująć całość kosztów brutto z faktur dotyczących eksploatacji samochodów osobowych. Jak zatem rozliczać koszty użytkowania samochodu osobowego?

Rozliczenie amortyzacji, leasingu i ubezpieczenia dla samochodów osobowych

Ustawodawca wprowadził nowy limit odnoszący się do maksymalnej wartości pojazdu, dla których koszty użytkowania samochodu osobowego będą ujmowane w całości w ewidencjach. Limity dotyczą:

1. odpisów amortyzacyjnych dla samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie,
2. wartości rat leasingowych możliwych do ujęcia w kosztach firmy (oraz opłaty wstępnej),
3. ubezpieczeń liczonych od wartości samochodów osobowych oraz ubezpieczeń tzw. pakietowych dla samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie.

Limit ten ustalono na poziomie 150 000 zł dla spalinowych samochodów osobowych oraz 225 000 zł dla samochodów osobowych posiadających napęd elektryczny.

Powyższe limity nie znajdą zastosowania dla firm zajmujących się oddawaniem w użytkowanie pojazdów w postaci leasingu czy wynajmu samochodów osobowych.

Warianty rozliczeń samochodów osobowych

Nowe uregulowania prawne wprowadziły podział samochodów osobowych ze względu na sposób rozliczenia kosztów eksploatacyjnych na:

1. środki trwałe własne i obce (wzięte w leasing) użytkowane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej,
2. środki trwałe własne i obce (wzięte w leasing) użytkowane w prowadzonej działalności gospodarczej w sposób mieszany,
3. samochody prywatne.

Koszty użytkowania samochodu osobowego tylko w działalności gospodarczej

Podatnicy użytkujący samochody osobowe w firmie stanowiące środki trwałe albo na podstawie umowy leasingu, którzy używają dane pojazdy wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, prowadzą ewidencję kilometrów dla celów VAT, złożą w US formularz VAT-26 oraz ustalą wewnętrzny regulamin korzystania z samochodu - będą mogli ująć całość kosztów z faktur dotyczących ich eksploatacji w swoich księgach podatkowych.

Koszty użytkowania samochodu osobowego a limit 75% wydatków

Podatnicy będący czynnymi podatnikami VAT, użytkujący samochody osobowe stanowiące środki trwałe albo na podstawie umowy leasingu w sposób mieszany (zarówno w działalności i prywatnie), będą mogli zaliczyć do kosztów firmowych jedynie 75% wydatku z każdej faktury dokumentującej koszt eksploatacyjny danego samochodu osobowego. Wartość ta będzie stanowić 75% z kwoty netto powiększonej o 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu.

Prywatny pojazd a koszty użytkowania samochodu osobowego

Podatnicy będący czynnymi podatnikami VAT, użytkujący samochody osobowe, które stanowią własność podatnika, ale nie są środkami trwałymi w firmie (nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych), mogą ująć w kosztach firmy jedynie 20% z kwoty netto oraz 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu. Wyjątkowo w tej grupie kosztów ograniczeniu 20% podlega także wartość polisy ubezpieczeniowej na dany prywatny samochodów osobowy.

Rozliczając koszty użytkowania samochodu osobowego po zmianach nasuwa się jednak pytanie innego typu tzn. jak kwestia kosztów eksploatacyjnych osobówek będzie wyglądać u podatników zwolnionych z VAT?

Koszty użytkowania samochodu osobowego u podatnika zwolnionego z VAT

Okazuje się, że podatnicy zwolnieni z VAT w sytuacji ustalania:

1. odpisów amortyzacyjnych dla osobówek stanowiących środki trwałe w firmie,
2. wartości rat leasingowych możliwych do ujęcia w kosztach firmy (oraz opłaty wstępnej) dla samochodów osobowych użytkowanych na podstawie umowy leasingu,
3. ubezpieczeń dla samochodów osobowych liczonych od wartości samochodów osobowych oraz ubezpieczeń tzw. pakietowych stanowiących środki trwałe w firmie lub leasingowanych

- będą także posługiwali się limitem 150 000 zł, jako odnośnikiem w stosunku, do którego będą przyrównywać wartość brutto osobówek dla celów ustalenia możliwych kosztów do ujęcia w księgach firmy.

Wartość, jaką przyjmą do ustalania wartości początkowej środków trwałych, od której odpisy amortyzacyjne będą stanowić koszty firmy, będzie stanowiła wartość wynikająca z faktury w kwocie brutto (lub kwota wynikająca z umowy zakupu). Wartość limitu 150 000 zł podzielona przez wartość brutto samochodu osobowego spowoduje otrzymanie współczynnika, przez który podatnik pomnoży miesięczny odpis amortyzacyjny. Otrzymany wynik będzie stanowić koszt firmy możliwy do zaksięgowania w księgach firmy.

Z kolei limit 150 000 zł u podatników zwolnionych z VAT, którzy wzięli w leasing samochód osobowy będzie podzielony przez wartość brutto pojazdu wynikającej z umowy leasingu.

Zatem inaczej niż u czynnych podatników VAT, u których wartość, jaką podatnik odnosi do limitu 150 000 zł jest wartość netto z umowy lub faktury + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu.

Otrzymany współczynnik z powyższych obliczeń znajdzie zastosowanie do obliczenia kosztów stanowiących koszty firmowe możliwe do ujęcia w księgach firmy z polis liczonych od wartości samochodów osobowych (stanowiących środki trwałe lub wzięte w leasing) oraz pakietowych.

Przykład 1.
Osoba fizyczna będąca podatnikiem zwolnionym z VAT zajmuje się sprzedażą ubezpieczeń na życie. Podatnik nabył w marcu 2019r. na podstawie faktury samochód osobowy o wartości 200 000 zł brutto oraz dokupił do tego pojazdu polisę ubezpieczenia OC o wartości 2 200 zł (polisa obowiązuje od 01.03.2019r. a jej koszt dla 2019r. wynosi 1844,38 zł) oraz AC o wartości 5000 zł (polisa obowiązuje od 01.03.2019r. a jej koszt dla 2019r. wynosi 4191,78 zł).

Z uwagi na rozszerzenie działalności i zatrudnienie pracowników wziął kolejny samochód osobowy w leasing o wartości brutto wynikającej z umowy leasingu 178 000 zł brutto. Pierwszą fakturę na opłatę wstępną podatnik otrzymał w marcu 2019r. na kwotę 50 000 zł brutto. Do tego ostatniego samochodu wykupił też polisę ubezpieczenia pakietowego (OC, AC, NNW) o wartości 12 000 zł (polisa obowiązuje od 15.03.2019r. a jej koszt dla 2019r. wynosi 9600 zł). Jak zatem rozkładają się koszty użytkowania samochodu osobowego u podatnika zwolnionego z VAT?

W pierwszej kolejności podatnik obliczył współczynniki dla obu pojazdów z uwagi, że ich wartości brutto przekroczyły dopuszczalny limit 150 000 zł:

1. 150 000 zł / 200 000 zł = 75% dla samochodu nabytego na podstawie faktury,
2. 150 000 zł / 178 000 zł = 84,27% dla samochodu wziętego w leasing operacyjny,

Podatnik w koszty firmowe w marcu 2019r. ujmie:

1. fakturę za opłatę wstępną za leasingu drugiego samochodu osobowego w kwocie → 50 000 zł brutto x 84,27% = 42 135 zł (pod datą wystawienia faktury),
2. koszt polisy AC pierwszego samochodu → 4191,78 zł x 75% = 3.143,84 zł (pod datą ostatniego dnia marca),
3. koszt polisy OC pierwszego samochodu w kwocie 1844,38 zł (pod datą ostatniego dnia marca),
4. koszt polisy pakietowej drugiego samochodu osobowego (leasing) → 9.600 zł x 84,27% = 8089,92 zł (pod datą ostatniego dnia marca),

Natomiast w kwietniu 2019r. podatnik w koszty firmy ujmie:

1. pierwszy, miesięczny odpis amortyzacyjny (zastosowano 20% roczny odpis – 40 000 zł) w kwocie → 40 000 zł brutto x 75% = 30 000 zł / 12 miesięcy = 2500 zł (pod datą ostatniego dnia kwietnia).

Pozostałe koszty użytkowania samochodu osobowego podatnika zwolnionego z VAT a środek trwały i prywatny pojazd

Podatnik zwolniony z VAT podobnie jak czynny może ująć 75% kosztów, ale kwoty brutto z otrzymanej faktury (dokumentującej wydatek dotyczący samochodu osobowego). Mowa tutaj o samochodach osobowych stanowiących środek trwały albo użytkowany na podstawie umowy leasingu. Jak się okazuje, aby mógł on ująć 100% kosztu wynikającego z takiej faktury (a więc wartość brutto z faktury) musi zaprowadzić ewidencję kilometrów VAT oraz użytkować dany samochód osobowy wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeżeli natomiast podatnik użytkuje samochód prywatny będący jego własnością w firmie, wówczas ujmie w księgach tylko 20% wartości brutto wynikającej z faktury dotyczącej wydatku eksploatacyjnego takiego samochodu. Wyjątkowo 20% będzie dotyczyć także polisy ubezpieczeniowej takiego samochodu prywatnego (OC, AC, innych).

Przykład 2.
Osoba fizyczna będąca podatnikiem zwolnionym z VAT prowadzi sklep internetowy. Podatnik posiada samochód osobowy stanowiący środek trwały jak i użytkuje drugi samochód osobowy stanowiący jego majątek prywatny. Środek trwały użytkowany jest w sposób mieszany. W marcu 2019r. koszty użytkowania samochodów osobowych przedstawiały się następująco::

1. środek trwały – faktura za paliwo 300 zł brutto, faktura za naprawę 700 zł brutto
2. samochód prywatny – faktura za paliwo 200 zł brutto, faktura za myjnie 40 zł brutto.

Podatnik w koszty firmowe w marcu 2019r. ujmie:

1. fakturę dot. środka trwałego → 300 zł brutto x 75% = 225 zł
2. fakturę dot. środka trwałego → 700 zł brutto x 75% = 525 zł
3. fakturę dot. auta prywatnego → 200 zł brutto x 20% = 40 zł
4. fakturę dot. auta prywatnego → 40 zł brutto x 20% = 8 zł