Poradnik Przedsiębiorcy

Częściowe odliczenie VAT od pojazdów a koszty w firmie

Obecnie prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania samochodu jest praktycznie niemożliwe. Dlatego też przedsiębiorcy wykorzystują prywatne lub firmowe pojazdy, by prowadzenie biznesu było łatwiejsze. Sprawdź, jak prawidłowo rozliczać częściowe odliczenie VAT od samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT od paliwa

Do 30 czerwca 2015 r. przedsiębiorcy nie mieli możliwości odliczania podatku VAT od zakupu paliwa do samochodów osobowych wykorzystywanych w celach mieszanych. 1 lipca 2015 roku zaczęły obowiązywać znowelizowane przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Są one znacznie korzystniejsze dla przedsiębiorców, obejmują m.in. częściowe odliczenie VAT od zakupu paliwa do pojazdów samochodowych wykorzystywanych w użytku mieszanym. Przepisy te umożliwiają one przedsiębiorcom odliczenie 50% podatku VAT od wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, łącznie z wydatkami na zakup paliwa.

Od 1 lipca 2015 r. przedsiębiorcy nabyli prawo do odliczania 50% podatku VAT od wydatków na zakup paliwa do samochodu osobowego, jeśli w prowadzonej działalności:
-wykorzystują samochód w użytku mieszanym, czyli do celów prywatnych i firmowych;
-wykorzystują prywatny samochód również na potrzeby firmy

Wysokość odliczenia podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym uzależniony jest od sposobu wykorzystywania go w działalności. Podatnik wykorzystujący pojazd w sposób mieszany (zarówno w działalności jak i prywatnie), na gruncie podatku VAT ma prawo do częściowego odliczenia podatku VAT - 50% od zakupów związanych z danym pojazdem.

Odliczenie 100% VAT od wydatków dotyczy samochodów osobowych, u których wyłączono możliwość użytku prywatnego oraz spełniają poniższe warunki:

  • należy prowadzić kilometrówkę (dla celów VAT),

  • należy spisać regulamin zasad użytkowania pojazdu,

  • należy zgłosić samochód osobowy do urzędu skarbowego na druku VAT-26.

Prywatny samochód używany w działalności a koszt podatkowy

Dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności na gruncie podatku dochodowego do końca 2018 roku podatnik miał obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT.

Od 1 stycznia 2019 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku dochodowym. Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT wydatki związane z eksploatacją (paliwo, przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe) pojazdu prywatnego będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionych wydatków niezależnie od sposobu użytkowania pojazdu w firmie. Zostaje więc zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego. 

Samochód firmowy a odliczenie kosztów

W przypadku samochodu firmowego tj. samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, na umowie leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze wysokość odliczenia kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem uzależniona jest od sposobu użytkowania go w firmie:

  • 75% odliczenia kosztów - samochody używane prywatnie i służbowo,
  • 100% odliczenia kosztów - samochody używane wyłącznie w działalności.

Możliwość odliczenia 100% kosztów wiąże się z dopełnieniem dodatkowych formalności. Podobnie jak dla celów podatku VAT podatnik powinien prowadzić kilometrówkę, sporządzić regulamin zasad użytkowania pojazdu oraz zgłosić pojazd do US.

Od 1 stycznia 2019 wprowadzono także limit amortyzacji samochodów osobowych 150 tys. zł. Odpisy amortyzacyjne w części przewyższającej tą wartość nie będą mogły stanowić koszu uzyskania przychodu.

Częściowe odliczenie VAT od pojazdów a koszty

Podatnik, stosując częściowe odliczenie VAT od pojazdów, w wysokości 50%, dopuszcza zatem z góry możliwość wykorzystania pojazdu w celach prywatnych.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że zastosowanie odliczenia 50% VAT nie musi świadczyć o tym, że podatnik faktycznie wykorzystuje pojazd również w celach prywatnych. Jest to dogodna sytuacja dla przedsiębiorców, którzy np. nie chcą spełniać dodatkowych surowych wymogów prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT.

Podatnicy, którzy wykorzystują częściowe odliczenie VAT od pojazdów, w wysokości 50%, powinni pamiętać, że pozostałą, nieodliczoną część podatku mogą wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że ewentualny limit dotyczący kosztów (75% lub 20%) będzie ustalany od kwoty netto powiększonej od nieodliczony VAT.

W przypadku samochodów osobowych z przeznaczeniem do użytku mieszanego podatnikowi przysługuje częściowe odliczenie VAT od pojazdów, w wysokości 50% kwoty podatku wynikającego z faktury dokumentującej zakup.

Przykład. 1

Przedsiębiorca Michał posiada w majątku firmowym samochód osobowy wykorzystywany zarówno służbowo i prywatnie. Od wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem przysługuje 75% odliczenia kosztów i 50% odliczenia VAT. W lutym 2019 podatnik dokonał zakupu paliwa do pojazdu na fakturę VAT o wartości 246 zł (200 zł netto i 46 zł VAT). W jakiej wysokości faktura zostanie ujęta w kosztach uzyskania przychodu i rejestrze zakupów VAT?

VAT: 46 zł * 50% = 23 zł

NETTO: 75%( 200 zł + 23 zł VAT) = 167,25 zł

Przedsiębiorca z tytułu otrzymanej faktury uwzględni do kosztów uzyskania przychodu 167,25 zł, a do rejestru VAT 23 zł.

Wysokość odliczenia kosztów oraz podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem uzależnione jest od sposobu wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności. Częściowe odliczenie VAT i kosztów nie wiąże się z dodatkowymi formalnościami wobec urzędu skarbowego. Decydując się jednak na użytkowanie pojazdu wyłącznie w działalności oraz pełne odliczenie VAT i kosztów przedsiębiorca ma obowiązek spełnienia dodatkowych warunków.