Poradnik Przedsiębiorcy

Prywatny samochód osobowy w firmie - rozliczenie

W dzisiejszych czasach samochody osobowe są wykorzystywane praktycznie w każdej z branż, w której działają przedsiębiorcy. Pojazdy osobowe wykorzystywane w ramach działalności, nie muszą być tylko i wyłącznie pojazdami firmowymi. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać także pojazdy prywatne, niestanowiące firmowego majątku. W jaki sposób wykorzystywać prywatny samochód osobowy w firmie i jak rozliczać koszty z nim związane? Przeczytaj artykuł i sprawdź co zmieniło się w 2019 roku!

Jak rozliczany był prywatny samochód osobowy w działalności do końca 2018 roku?

Możliwość ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych, dotyczących pojazdów prywatnych wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności, uregulowane jest przepisami. Do końca 2018 roku, zgodnie z ówczesnym brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, w kosztach uzyskania przychodów nie można było uwzględniać “poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu."

Zgodnie z powyższym, aby w kosztach podatkowych podatnik mógł uwzględnić prywatny samochód osobowy, a konkretnie wydatki eksploatacyjne, konieczne było prowadzenie przez niego kilometrówki dla celów PIT. Prowadzenie kilometrówki polegało na ewidencjonowaniu ilości przejechanych kilometrów dla celów firmowych, w danym okresie, jak również pomnożenia jej przez stawki za jeden kilometr, które do końca 2018 r. wynosiły:

  • 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3;

  • 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3;

  • dla motocykli - 0,2302 zł;

  • dla motorowerów - 0,1382 zł.

Następnie wartości poniesionych kosztów, były zestawiane z wartością wynikającą z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów za dany okres i obowiązującej stawki za jeden kilometr. Zgodnie z wyliczeniem, wartość mniejsza podlegała ujęciu w kosztach, w przypadku nadwyżki ilości przejechanych kilometrów lub poniesionych kosztów, wartość nadwyżki przechodziła na kolejny okres rozliczeniowy.

Jak rozliczyć prywatny samochód osobowy po 1 stycznia 2019 roku?

W myśl nowelizacji ustawy o PIT, od 1 stycznia 2019 roku wysokość wydatków dotyczących prywatnego samochodu osobowego, użytkowanego przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej działalności, uległa zmianie. Zgodnie z brzmieniem nowego art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, wydatki eksploatacyjne poniesione z tytułu używania pojazdu (np. zakup paliwa, serwis), stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego nie będącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz koszt ubezpieczenia takiego samochodu, nie stanowią w całości kosztu podatkowego. Co do zasady wydatki i ubezpieczenie, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w wysokości 20% pod warunkiem, że samochód wykorzystywany jest również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Zgodnie z powyższym, obowiązek prowadzenia kilometrówki PIT dla pojazdów prywatnych wykorzystywanych w ramach działalności w 2019 roku, zostaje uchylony. Tym samym podatnicy są uprawnieni do ujmowania w kosztach firmowych 20% wartości wydatków eksploatacyjnych – przy założeniu, że pojazd jest wykorzystywany nie tylko prywatnie, ale również w działalności.W przypadku podatników VAT czynnych, którzy wykorzystują prywatny samochód osobowy do celów mieszanych, wartość 50% nieodliczonego podatku VAT, podlega również pod wskazany limit. Wówczas od sumy kwoty netto i 50% VAT jest wyliczane 20%, które ujmuje się w KPIR.

W odniesieniu do możliwości ujęcia ubezpieczenia pojazdu w kosztach firmowych, należy mieć na uwadze, że jego wartość także podlega wskazanemu limitowi 20%. Nie ma znaczenia, czy jest to ubezpieczenie OC, AC czy np. NNW. Wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu, podlegają pod wskazany limit. Należy pamiętać, że wszystkie wydatki eksploatacyjne związane z pojazdem, wartości wyliczone w oparciu o powyższe instrukcje, podlegają ujęciu w KPIR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.

Przykład 1.

Pan Jan w ramach prowadzonej działalności wykorzystuje prywatny samochód osobowy. Pan Jan jest podatnikiem zwolnionym z VAT. W marcu 2019 roku wydatki związane z eksploatacja pojazdu wyniosły: 160 zł za paliwo oraz 320 zł za wymianę rozrusznika. Jaka kwota kosztu zostanie uwzględniona w marcu 2019 roku, z tytuł poniesionych wydatków w KPIR?

  • wydatki poniesione w marcu: 160 zł + 320 zł = 480 zł

  • 20% wartości poniesionych kosztów, które podlegają ujęciu w KPIR: 480 zł x 20% = 96 zł

W marcu w KPIR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki, zostanie ujęte 96 zł z tytułu poniesionych wydatków, dotyczących eksploatacji samochodu prywatnego wykorzystywanego w firmie.Jeśli podatnik, będący czynnym podatnikiem VAT, dla prywatnego pojazdu zadeklaruje użytek jedynie do celów prowadzonej działalności gospodarczej (wyłączając jednocześnie możliwość użytku prywatnego), złoży deklarację VAT - 26, będzie prowadził kilometrówkę VAT i sporządzi regulamin użytkowania pojazdu, będzie mógł ujmować w KPIR 100% poniesionych kosztów eksploatacyjnych dotyczących pojazdu.

Prywatny samochód osobowy - jak odliczyć VAT od wydatków eksploatacyjnych?

W kwestii możliwości odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne, poniesione w związku z wykorzystywanym w ramach działalności pojazdem prywatnym, zasady obowiązujące w 2018 roku nie uległy zmianie. Powyższe oznacza, że tak jak dotychczas podatnik będzie mógł odliczyć 50% podatku VAT lub 100% podatku VAT przy spełnieniu dodatkowych wymogów. Co do zasady, aby skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych, podatnik powinien:

  • zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 (co do zasady w terminie 7 dni, licząc od dnia poniesienia pierwszego wydatku);

  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę VAT;

  • sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w działalności.

Dopełnienie powyższych formalności, spowoduje możliwość ujęcia 100% odliczenia VAT oraz 100% ujęcia kosztów w KPIR.

Przykład 2.

Pan Tomek będący podatnikiem VAT czynnym, użytkuje w ramach działalności prywatny samochód osobowy, który nie stanowi firmowego składnika majątku. Pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego 15 marca 2019 roku, na druku VAT-26, co jest równoznaczne z deklaracją wykorzystania pojazdu tylko do działalności. Prowadzona była kilometrówka oraz sporządzono regulamin wykorzystywania pojazdu w firmie. W marcu poniesione zostały następujące wydatki:

  • zakup paliwa 252,03 zł netto, 57,97 zł VAT;

  • wymiana płynów 145 zł netto, 33,35 zł VAT;

  • składka na ubezpieczenie OC w wysokości 900 zł.

Jakie wartości Pan Tomasz może ująć w KPIR oraz rejestrze VAT zakupu za marzec?

Z uwagi na fakt, iż Pan Tomasz spełnił warunki umożliwiające mu ujęcie 100% kosztów, w KPIR za marzec ujmie on: 252,03 zł + 145 zł + 900 zł = 1297,03 zł. Spełnianie powyższych warunków, daje mu możliwość odliczenia 100% VAT, zatem w rejestrze VAT zostanie wykazane: 57,97 zł + 33,35 zł = 91,32 zł

Zgodnie z powyższym w KPIR za marzec w kolumnie 13 - pozostałe wydatki, ujęte zostanie 1297,03 zł, natomiast w rejestrze VAT zakupu w marcu odliczona zostanie wartość 91,32 zł VAT.

Przykład 3.

Pani Iwona w ramach działalności wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy. Dla wskazanego pojazdu Pani Iwona zadeklarowała użytek zarówno w działalności jak i prywatnie, z możliwością odliczenia 50% VAT bez dodatkowych formalności. Pani Iwona jest ponadto czynnym podatnikiem VAT. W marcu 2019 roku, Pani Iwona zakupiła paliwo do pojazdu w kwocie 120 zł netto i 27,60 zł VAT. Jaką wartość z tytułu poniesionych kosztów Pani Iwona może ująć w KPIR oraz jakiego odliczenia podatku VAT może dokonać za miesiąc marzec?

Z uwagi na deklaracje wykorzystania pojazdu prywatnie i w działalności, podatniczka może ująć w KPIR 20% poniesionego kosztu + pozostałe 50% podatku VAT, który nie podlega odliczeniu: 20% [120 zł + (50% x 27,60 zł)] = 26,76 zł

Z uwagi na użytek pojazdu do celów mieszanych (wykorzystanie w działalności oraz prywatnie), w rejestrze VAT za marzec zostanie wykazane 50% VAT: 27,60 zł x 50% VAT = 13,80 zł.

Pani Iwona w marcu wykaże w KPIR wartość 26,76 zł w kolumnie 13 - pozostałe wydatki, oraz dokona odliczenia podatku VAT w wysokości 13,80 zł.

Jak wykorzystywać prywatny samochód osobowy w ramach działalności?

Pracownik w ramach stosunku pracy może wykorzystywać prywatny samochód osobowy do tzw. wyjazdów lokalnych, realizując jednocześnie cele firmowe. Koszty związane z wykorzystaniem pojazdu są wówczas rozliczane w formie:

  • prowadzonej kilometrówki,

  • ryczałtu miesięcznego.

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest przez pracownika na zasadach obowiązujących do 2018 r. co oznacza, że zapisuje on wszystkie trasy przejechane przez prywatny samochód osobowy w celach firmowych i na koniec miesiąca, na podstawie iloczynu ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za jeden kilometr, otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów. Wartość zwróconą pracownikowi, pracodawca ujmuje w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.

W przypadku ryczałtu miesięcznego nie prowadzi się ewidencji przejechanych kilometrów. Koszty podlegające zwrotowi, oblicza się wówczas jako iloczyn stawki za 1 km i miesięcznego limitu kilometrów. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym limit ten nie może przekroczyć:

-300 km (w gminie/mieście do 100 tys. mieszkańców),

-500 km (w gminie/mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców),

-700 km (w gminie/mieście ponad 500 tys. mieszkańców).

Pracownicy rozliczający się w formie ryczałtu miesięcznego, sporządzają na koniec danego miesiąca oświadczenie, iż używają prywatny samochód osobowy do celów firmowych, zawierające m.in. dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestra­cyjny). Na oświadczeniu wskazane są oprócz limitu kilometrów, danych pojazdu i wyliczonych wartości także ilości dni, za które ryczałt jest liczony. Co do zasady ryczałt nie przysługuje za dni, w których pracownik jest nieobecny (np. urlop). Informację o nieobecnościach należy zawrzeć w oświadczeniu.

Przykład 4.

Pani Alicja wykorzystuje prywatny samochód osobowy do jazd lokalnych na rzecz pracodawcy, realizując cele firmy, położonej w mieście liczącym ponad 500 tys. mieszkańców. Koszty wykorzystania pojazdu są rozliczane na podstawie ryczałtu miesięcznego, którego limit pracodawca wyznaczył na 700 km. Pojazd Pani Alicji ma pojemność skokową silnika ponad 900 cm3. Jaką wartość tytułem zwrotu kosztów eksploatacji prywatnego pojazdu, winien wypłacić jej pracodawca na koniec miesiąca?

W przypadku, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3, stawka za 1 kilometr wynosi 0,8358 zł

Wyliczenie miesięcznego ryczałtu: 700 km x 0,8358 zł./km = 585,06 zł.

Na koniec miesiąca pracodawca będzie musiał wypłacić Pani Alicji kwotę 585,06 zł.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, wartość podlegająca zwrotowi, będzie wówczas stanowiła przychód ze stosunku służbowego, który podlega opodatkowaniu. Zwolnienie z opodatkowania dotyczy jedynie niektórych pracowników, którym z mocy innych ustaw przysługuje to prawo, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Taką wykładnie prawa potwierdza Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 7 lutego 2017 r., sygn. akt I SA/Gd 1461/16: Skoro zatem zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczy tylko niektórych pracowników, tj. tych którym prawo do zwrotu przyznane zostało na podstawie przepisów odrębnych ustaw, uznać należy, że wolą ustawodawcy wszystkie inne przypadki zwrotu przez pracodawcę kosztów wykorzystywania samochodu prywatnego do celów służbowych, generują przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na takich samych zasadach jak inne świadczenia uzyskiwane z tego tytułu.

Zwrócona pracownikowi wartość, na podstawie miesięcznego ryczałtu, będzie stanowiła po stronie pracodawcy koszt uzyskania przychodów, który zostanie ujęty w kolumnie 12 KPIR - wynagrodzenia w gotówce i w naturze.