Poradnik Przedsiębiorcy

Czy paragony przy sprzedaży usług online są obowiązkowe?

Sprzedaż towarów bądź usług na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, rodzi konieczność udokumentowania takiej sprzedaży paragonem fiskalnym. Nie budzi większych wątpliwości sytuacja, gdy usługa jest wykonywana stacjonarnie. Czy jednak te same reguły obowiązują w przypadku sprzedaży usług online? Czy również w tym przypadku należy wystawiać paragony przy sprzedaży usług online?

Paragony fiskalne

Jak stanowi art. 111 ust. 1 ustawy VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl natomiast § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji. Ponadto, jak wskazuje § 6 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Jak zatem widać z przedstawionych przepisów, sprzedaż obejmująca zarówno dostawę towarów, jak i świadczenie usług, dokonywana na rzecz osób fizycznych będących konsumentami powoduje po stronie podatnika konieczność ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie rejestrującej, a następnie wydania paragonu fiskalnego.

Zwolnienie z obowiązku wydawania paragonów

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy VAT minister finansów został wyposażony w prawo do określania szczególnych przypadków, gdy posiadanie kasy fiskalnej nie jest konieczne.

Na mocy powyższego przepisu zostało wydane Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które przewiduje pewne okoliczności pozwalające na rezygnację z kasy fiskalnej.

W myśl § 2 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2021 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

Jeżeli natomiast sięgniemy do wspomnianego załącznika, to w poz. 37 odnajdziemy zapis, zgodnie z którym zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania na kasie świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W konsekwencji, aby usługa online mogła skorzystać z prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

  • zapłata za świadczenie musi być w całości dokonana za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika;
  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
  • przedmiotem świadczenia nie są usługi wymienione w § 4 rozporządzenia.

Wprawdzie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT wynika, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, ale obowiązek ten dotyczy wyłącznie dokonywania sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy. Pamiętajmy jednak, że nie ma przeszkód, aby podatnik dobrowolnie wystawił fakturę dla konsumenta. Nie jest to działanie zabronione przez ustawę.

Podobnie usługa może zostać udokumentowana rachunkiem, o którym mowa w art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Natomiast za dowód potwierdzający zapłatę można uznać wyciąg z rachunku bankowego. Przy czym istotne jest tutaj, aby dana operacja była przypisana do konkretnej usługi. Najlepiej zatem, by w tytule przelewu kupujący wpisywał numer faktury bądź rachunku. Takie działanie pozwoli na jednoznaczne przypisanie konkretnej zapłaty do konkretnej usługi.

Przykład 1.

Podatnik świadczy usługi pośrednictwa w sprzedaży w zakresie handlu internetowym. Całość odbywa się online. Po wykonaniu usługi podatnik wystawia klientowi fakturę dokumentującą wykonanie usługi. Nabywca płaci zawsze przelewem bankowym, w treści wskazując, czego konkretnie zapłata dotyczyła. W tych warunkach podatnik nie musi ewidencjonować świadczonej usługi na kasie fiskalnej, co jest równoznaczne z brakiem obowiązku wydawania paragonu.Przy spełnieniu określonych warunków przewidzianych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku posiadania kasy rejestrującej podatnik nie musi wystawiać paragonów dla usług online.

Paragony przy sprzedaży usług online doradztwa podatkowego oraz usług doradztwa prawniczego

W poprzedniej części wskazaliśmy, że analizowane przez nas zwolnienie nie ma zastosowania w przypadku sprzedaży wyszczególnionej w § 4 rozporządzenia. W myśl natomiast ust. 1 pkt 2 tego paragrafu zwolnienie nie dotyczy świadczenia usług:

  • prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia (Usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą );
  • doradztwa podatkowego.

Czy powyższe oznacza, że tego rodzaju usługi świadczone online wymagają każdorazowego przesyłania paragonu klientowi? Taka sytuacja byłaby mocno kłopotliwa. Jeżeli bowiem prawnik udzieli porady przez telefon lub przygotuje odpowiedź na przedstawiony problem i prześle ją mailem, to dodatkowo musiałby wysłać klientowi pocztą paragon.

Na szczęście można uniknąć takiej abstrakcyjnej sytuacji. W świetle § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia przepisu ust. 1 pkt 2 nie stosuje się do świadczenia usług prawniczych oraz doradztwa podatkowego, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 37 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.

W konsekwencji świadczenie usług prawniczych oraz doradztwa podatkowego online poprzez środki porozumiewania się na odległość, takie jak telefon, mail, komunikatory społeczne (np. Skype), daje możliwość skorzystania ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Trzeba jednak podkreślić, że muszą być łącznie spełnione omówione już przez nas warunki opisane w poz. 37 załącznika do rozporządzenia.

Przykład 2.

Doradca podatkowy mieszkający w Warszawie udzielił przez telefon porady prawnej osobie fizycznej mieszkającej w Krakowie. Klient wykonał dla niego przelew za wykonaną usługę, wpisując w treści: „Opłata za poradę podatkową z dnia 12.11.2019”. W tych warunkach usługa ta jest zwolniona z konieczności wydawania paragonu.Osoby świadczące usługi prawnicze oraz doradztwa podatkowego online mogą korzystać ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy rejestrującej oraz konieczności wydawania paragonów.Podsumowując nasze ustalenia, wskazać należy, że zasadniczo paragony przy sprzedaży usług online na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powodują konieczności ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Trzeba jednakże pamiętać, że pod pewnymi warunkami związanymi z formą zapłaty oraz odpowiednim udokumentowaniem podatnik może zwolnić się z tego obowiązku.