Czynsz za najem o wartości powyżej 15 000 zł a płatność gotówką

Zakładając działalność gospodarczą, przedsiębiorcy decydują się często na wynajem lokalu, w którym będzie znajdować się siedziba firmy. Jest to rozwiązanie prostsze i tańsze niż zawieranie umowy kredytowej na zakup własnej nieruchomości. W związku z tym podpisują umowy najmu, które mogą mieć postać umów zawartych na czas określony lub nieokreślony. Koszt najmu spełnia przesłanki, aby mógł być zakwalifikowany do kosztów podatkowych, ponieważ ma związek z działalnością. Należy jednak pamiętać, że sposób płatności czynszu może uniemożliwić ujęcie wydatku w KPiR. Sprawdźmy, kiedy czynsz za najem o wartości powyżej 15 000 zł. stanowi koszt uzyskania przychodu firmy!

Umowa najmu – podstawowe informacje

Co do zasady za umowę najmu uznaje się dokument, na podstawie którego wynajmujący zobowiązuje się na czas określony lub nieokreślony oddać najemcy do użytkowania – w zamian za wynagrodzenie w postaci czynszu – przedmiot umowy, np. nieruchomość. Umowa najmu musi zostać sporządzona w taki sposób, by jednocześnie chronić interesy i wynajmującego, i najemcy. Powinna zawierać elementy takie jak:

• określenie stron umowy;

• określenie przedmiotu najmu;

• miejsce i datę zawarcia umowy

• wysokość czynszu oraz innych opłat oraz terminy i sposoby ich płatności;

• czas trwania umowy;

• warunki wypowiedzenia umowy;

• prawa i obowiązki stron umowy;

• podpisy stron.

Umowa najmu wygasa wraz z końcem okresu, na jaki została podpisana, lub – w przypadku umów na czas nieokreślony – na skutek wypowiedzenia. 

Limit 15 000 zł a koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o PIT przedsiębiorcy, dokonując zakupu na kwotę wyższą niż 15 000 zł i opłacając go gotówką, nie mogą uznać tego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przepisy nakazują wyksięgować z kosztów transakcje powyżej 15 000 zł opłacone w całości gotówką. Natomiast w przypadku transakcji powyżej 15 000 zł opłaconej w części gotówką oraz w części przelewem obowiązek wyksięgowania z kosztów dotyczy tylko tej części kosztu sfinansowanej gotówką.

Przykład 1.

Przedsiębiorca dokonał zakupu o wartości 16 000 zł i opłacił fakturę gotówką. W związku z tym, że limit transakcji gotówkowej wynoszący 15 000 zł został przekroczony, przedsiębiorca nie ma prawa do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, pomimo że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością i został poniesiony w celu uzyskania przychodu.

Czynsz za najem o wartości powyżej 15 000 zł płatny gotówką a koszt firmy

W przypadku umów o charakterze ciągłym sytuacja staje się bardziej skomplikowana, ponieważ należy wziąć pod uwagę znaczenie sformułowania „jednorazowa wartość transakcji”. Zgodnie ze stanowiskiem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej przedstawionym w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2018 roku, DPP13.8221.192.2017.MZO, „[...] jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się więc do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego”. 

Czynsz za najem na czas nieokreślony

Powyższe przepisy dotyczą również najmu. W przypadku najmu na czas nieokreślony limitu tego nie wyznacza się dla kwoty czynszu za określony w umowie okres rozliczeniowy, np. jeden miesiąc, kwartał, półrocze. Należy wziąć pod uwagę wartość transakcji wynikającą z umowy najmu. Aby koszt czynszu opłaconego gotówką można było ująć w kosztach podatkowych, wartość okresowej zapłaty (np. za miesiąc) nie może przekraczać 15 000 zł. Gdy zaś czynsz okresowy przekroczy ww. limit opłaty, należy dokonać jej za pośrednictwem banku, aby można było ująć go w pełni w kosztach uzyskania przychodu. Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest wyrok WSA w Warszawie z 9 kwietnia 2019 roku, III SA/Wa 1465/18, w którym sąd stwierdza, że „[...] kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia takiej umowy. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić, zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit [...], to od pierwszej płatności winny być one rozliczane bezgotówkowo”. 

Stanowisko takie zajął również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 sierpnia 2019 roku, 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB, w której czytamy, że „[...] w przypadku gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce”.

Przykład 2.

Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza na podstawie umowy na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 10 000 zł i jest opłacany gotówką. W takiej sytuacji podmiot nie może ująć wydatku w kosztach uzyskania przychodów, ponieważ umowa została zawarta na czas nieokreślony, a więc strony mogą przewidzieć, że będzie trwała dłużej niż 2 miesiące. Wartość transakcji odnosząca się do tego okresu przekracza limit płatności gotówkowej, a więc przedsiębiorca powinien opłacać czynsz przelewem, aby możliwe było ujęcie wydatku w kosztach podatkowych.

Przykład 3.

Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza na podstawie umowy na czas nieokreślony. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 20 000 zł i jest opłacany w połowie gotówką. W związku z tym, że wartość ogólna transakcji przekroczyła 15 000 zł, części opłaconej gotówką, a więc 10 000 zł, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pozostała kwota płatna przelewem stanowi koszt uzyskania przychodów.

Przykład 4.

Przedsiębiorca wynajmuje lokal na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Miesięczny koszt najmu to 2 000 zł i jest opłacany gotówką. W związku z tym, że w momencie podpisywania umowy strony nie są w stanie określić, czy wartość jednorazowej transakcji przekroczy limit płatności gotówkowej, przedsiębiorca może opłacać czynsz gotówką do momentu przekroczenia limitu, a po jego przekroczeniu ma obowiązek opłacania czynszu przelewem, aby mógł ująć wydatek w kosztach podatkowych.

Czynsz za najem na czas określony

W przypadku umowy zawartej na czas określony to z samej treści umowy wynika całkowita wartość transakcji, co do której obowiązuje limit 15 000 zł. Strony umowy określają tutaj wysokość czynszu oraz czas, przez jaki umowa obowiązuje, a więc z góry znają sumę przysługujących im wierzytelności (w przypadku wynajmującego) i ciążących na nich zobowiązań (w przypadku najemcy) z tytułu tej umowy. Znana jest zatem ogólna wartość transakcji, do której odnosi się pojęcie jednorazowej wartości transakcji, zatem także i w stosunku do niej należy określić wartość limitu. Gdy suma czynszów wynikająca z umowy najmu zawartej na czas określony przekroczyłaby limit 15 000 zł, wówczas w przypadku płatności za czynsz najmu dokonywanych w formie gotówkowej wydatków tych nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 5.

Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, na podstawie umowy na czas określony – 10 miesięcy. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 2 000 zł i jest opłacany gotówką. W związku z tym, że wartość ogólna transakcji przekroczyła 15 000 zł, gdyż wynosi 20 000 zł, wydatków na czynsz nie można uznać za koszty podatkowe.

Ujęcie czynszu za najem w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma koszt czynszu, który stanowi zgodnie z powyższą interpretacją koszt uzyskania przychodu, należy zaksięgować na podstawie otrzymanej od właściciela nieruchomości faktury poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » KOSZTY DZIAŁALNOŚCI » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

Natomiast w przypadku gdy podatnikowi nie będzie przysługiwało prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu (zapis księgowy będzie powyżej 15 000 zł) ze względu na płatność gotówką, system poinformuje użytkownika o przekroczonym limicie płatności gotówką.

Jeśli jest to wydatek, który nie może stanowić kosztu podatkowego, lecz służy działalności opodatkowanej, wówczas fakturę należy zaksięgować jedynie w rejestrze VAT zakupów. W tym celu po ukazaniu się powyższego komunikatu klikamy „NIE” – system cofnie wtedy do okna dodawania wydatku. Aby odliczyć tylko podatek VAT, w podzakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE w polu SKUTEK KSIĘGOWY należy wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT.

Z kolei w przypadku gdy limit transakcji zostanie przekroczony, a jedynie część zapłaty zostanie dokonana w formie gotówkowej, podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodów tylko tę część wydatku, która opłacona została przelewem. Zatem po zaksięgowaniu faktury należy dokonać wpisu wyksięgowującego część kosztu zapłaconego gotówką. W tym celu trzeba przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, a następnie wpisać wartość kwoty opłaconej gotówką ze znakiem minus w polu POZOSTAŁE WYDATKI.