Poradnik Przedsiębiorcy

Czynsz za najem o wartości powyżej 15 tys zł a płatność gotówką

Zawarłem umowę najmu dużego budynku dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Nieruchomość wynajmuję od przedsiębiorcy, a płatności planuję dokonywać gotówkowo. Jakie warunki muszą być spełnione, aby czynsz za najem o wartości powyżej 15 tys zł stanowił koszt firmy?

Tomasz, Jelenia Góra

Umowa najmu a prawo cywilne

Kwestię formalną umowy najmu reguluje prawo cywilne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami za umowę najmu uznaje się dokument, na podstawie którego wynajmujący zobowiązuje się na czas określony w umowie lub też nieokreślony w zamian za wynagrodzenie w postaci czynszu oddać najemcy do użytkowania przedmiot umowy, np. nieruchomość. Umowa najmu powinna zostać sporządzona w taki sposób, by jednocześnie chronić interesy i wynajmującego, i najemcy. Powinna ona zawierać elementy takie jak:

  • określenie stron umowy,
  • określenie przedmiotu najmu,
  • miejsce i data zawarcia umowy,
  • wysokość czynszu oraz innych opłat oraz terminy i sposoby ich płatności,
  • czas trwania umowy,
  • warunki wypowiedzenia umowy,
  • prawa i obowiązki stron umowy,
  • podpisy stron.

Umowa najmu wygasa wraz z końcem okresu, na jaki została podpisana lub w przypadku umów na czas nieokreślony na skutek wypowiedzenia.

Limit 15 tys zł przy płatnościach gotówkowych

W myśl art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą musi wystąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdy spełnione są łącznie oba warunki:

  1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys zł

Limit 15 tys zł a koszty uzyskania przychodów 

Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o PIT przedsiębiorcy, dokonując zakupu na kwotę wyższą niż 15 tys zł. i opłacając go gotówką, nie mogą uznać tego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przepisy nakazują wyksięgować z kosztów transakcje powyżej 15 000 zł opłacone w całości gotówką. Natomiast w przypadku transakcji powyżej 15 000 zł opłaconej w części gotówką oraz w części przelewem obowiązek wyksięgowania z kosztów dotyczy tylko tej części kosztu sfinansowanej gotówką.

Kiedy czynsz za najem o wartości powyżej 15 tys zł opłacony gotówką stanowi koszt firmy?

Czynsz za najem na czas nieokreślony

Powyższe przepisy dotyczą również najmu. W sytuacji najmu na czas nieokreślony, limit ten wyznacza się dla kwoty czynszu za określony w umowie okres rozliczeniowy, np. jeden miesiąc, kwartał, półrocze. Aby koszt czynszu opłaconego gotówką można było ująć w kosztach podatkowych, wartość okresowej zapłaty (np. za miesiąc) nie może przekraczać 15 tys. zł. Gdy zaś czynsz okresowy przekroczy ww. limit opłaty, należy dokonać ją za pośrednictwem banku, aby można było ująć go w pełni w kosztach uzyskania przychodu.

Przykład 1.
Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, na podstawie umowy na czas nieokreślony. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 10 tys. zł i jest opłacany gotówką. W takiej sytuacji podmiot może ująć wydatek ten jako koszt uzyskania przychodu w kosztach firmy, mieści się bowiem w ustawowym limicie 15 tys. zł.

Przykład 2.
Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarczą na podstawie umowy na czas nieokreślony. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 20 tys. zł i jest opłacany w połowie gotówką. W związku z tym, że wartość ogólna transakcji przekroczyła 15 tys. zł, części opłaconej gotówką, a więc 10 tys. zł, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pozostała kwota płatna przelewem stanowi koszt uzyskania przychodów.

Czynsz za najem na czas określony

Z kolei w sytuacji najmu nieruchomości na czas określony limit ten określa się dla tzw. "jednorazowej wartości transakcji". Pod tym pojęciem zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów z 8 lutego 2017 (stanowiące odpowiedź na interpelację poselską nr 9279) należy rozumieć (...) ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania - co dotyczyć może między innymi umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony - wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie. (...).

Tak więc w przypadku umowy zawartej na czas określony to z samej treści umowy będzie wynikać całkowita wartość transakcji, co do której będzie obowiązywał limit 15 tys. zł. Strony umowy bowiem określają tutaj wysokość czynszu oraz określają czas, przez jaki umowa ma obowiązywać, a więc z góry znają sumę przysługujących im wierzytelności (w przypadku wynajmującego) i ciążących na nich zobowiązań (w przypadku najemcy) z tytułu tej umowy. Znana jest zatem ogólna wartość transakcji. To do niej więc, a nie do poszczególnych okresów rozliczeniowych (czynszów najmu), będzie się odnosić pojęcie jednorazowej wartości transakcji, także i w stosunku do niej określić należy wartość limitu. Zatem gdy suma czynszów wynikająca z umowy najmu zawartej na czas określony przekroczyłaby limit 15 tys. zł, to w przypadku płatności za czynsz najmu dokonywanych w formie gotówkowej wydatków tych nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 3.
Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, na podstawie umowy na czas określony – 10 miesięcy. Zgodnie z umową miesięczny czynsz za najem wynosi 2 tys zł. i jest opłacany gotówką. W związku z tym, że wartość ogólna transakcji przekroczyła 15 tys. zł, gdyż wynosi 20 tys. zł, wydatku na czynsz nie można uznać za koszty podatkowe.

Ujęcie czynszu za najem w systemie wFirma

W systemie wFirma koszt czynszu, który stanowi zgodnie z powyższą interpretacją koszt uzyskania przychodu, należy zaksięgować na podstawie otrzymanej od właściciela nieruchomości faktury poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » KOSZTY DZIAŁALNOŚCI » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.
Czynsz za najem o wartości powyżej 15 tys zł - ujęcie w KPiR