Poradnik Przedsiębiorcy

Najem lokalu usługowego – prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą musi określić jej siedzibę. Zazwyczaj siedziba, ma charakter rzeczywisty i realny, a nie występujący tylko na papierze, czyli w rejestrach sądowych i urzędowych. Część przedsiębiorców prowadzi swoje zakłady we własnych lokalach, jednak znaczna część korzysta z lokali usługowych wynajmowanych od ich właścicieli. W takich sytuacjach warto wiedzieć, jakie prawa i obowiązki kryje najem lokalu usługowego dla najemcy oraz wynajmującego.

Najem lokalu usługowego - umowa najmu najlepiej w formie pisemnej

Umowa najmu jest jedną z najczęściej zawieranych i najpopularniejszych umów w Polsce. Umowa ta nie wymaga dla swojej ważności żadnej określonej formy, jednakże w przypadku umowy na czas dłuższy niż rok, powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Praktyczną wskazówką dla przedsiębiorców, powinno być zalecenie wpisania wzmianki o umowie najmu do księgi wieczystej nieruchomości.

Uwaga!
W umowie najmu warto zastrzec, iż właściciel lokalu ma obowiązek wpisania wzmianki o najmie w księdze wieczystej nieruchomości.

W ten sposób przedsiębiorca wynajmujący lokal, uchroni się przed ewentualnymi problemami związanymi z prawem własności nieruchomości, jeśli po podpisaniu umowy pojawią się wątpliwości co do osoby właściciela.

Przedsiębiorca wynajmując lokal musi zrobić to bardzo starannie

Przedsiębiorców – w odróżnieniu od konsumentów, zwyczajowo uznawanych za słabszą stronę umowy – nie chronią przepisy o charakterze semiimperatywnym. W konsekwencji, każdy przedsiębiorca planujący pozyskanie lokalu dla swojej działalności w formie najmu lokalu usługowego, a szczególnie lokalu o charakterze istotnym dla przedsiębiorcy i jego klientów, winien dołożyć należytej staranności przy zawieraniu umowy i dokładnie sprawdzić wszystkie warunki, które przewiduje ten kontrakt.

Kodeks cywilny, którego przepisy stosuje się do zawierania umów najmu, posługuje się pojęciem lokalu „użytkowego”. To właśnie z tymi przepisami winni zapoznać się przedsiębiorcy chcący wynająć lokal usługowy. Przedsiębiorca powinien pamiętać, iż wynajmując lokal użytkowy od jego właściciela, stanie się najemcą, zaś właściciel lokalu będzie nazywany wynajmującym.

Ważne!
Właściciel lokalu to wynajmujący, przedsiębiorca wynajmujący lokal dla swojej działalności to najemca.

Rozróżnienie tych pojęć jest niezwykle istotne dla prawidłowej interpretacji przepisów ustawy i postanowień umowy.

Umowa może zostać zawarta:

  • na czas oznaczony (określony na przykład w miesiącach lub latach);

  • na czas nieoznaczony.

Jeśli strony umowy wskażą, iż umowa jest zawierana na okres 30 lat, wówczas jest ona uznawana za umowę zawartą na czas nieoznaczony.

Obowiązki ciążące na przedsiębiorcy–najemcy

Podstawowym obowiązkiem najemcy jest uiszczanie czynszu. Najczęściej odbywa się to z góry, na początku miesiąca. Strony w umowie powinny określić, w jakim terminie i w jaki sposób nastąpi uiszczenie czynszu, a także który moment uznaje się za moment zapłaty czynszu (np. data wpływu środków na rachunek bankowy właściciela lokalu). Oczywistym jest, iż przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby umowa była skonstruowana zgodnie z jego najlepszym interesem, a zatem nalegać na zawarcie postanowienia mówiącego o tym, iż zapłata czynszu następuje w momencie wydania przez przedsiębiorcę dyspozycji przelewu środków tytułem czynszu. W ten sposób przedsiębiorca uniknie zarzutu opóźnienia w płatności i naliczenia związanych z tym odsetek za opóźnienie w dokonaniu płatności.

Zazwyczaj najemcę lokalu obciążają również koszty związane z eksploatacją lokalu (np. rachunki za energię elektryczną, zużycie wody, wywóz nieczystości, utrzymanie systemu alarmowego, itd.) i najczęściej te opłaty, dokonywane są w terminie innym niż czynsz najmu. Opłaty te mają charakter pomocniczy względem czynszu, albowiem nie zaistniałyby nigdy, gdyby nie podstawowy obowiązek najemcy. Ta okoliczność ma znaczenie dla obowiązku podatkowego przedsiębiorcy, teoretycznie bowiem obowiązek podatkowy w postaci podatku vat, powinien zostać uiszczony od całego świadczenia jednorazowego. Dzieje się tak z uwagi na jedną z głównych zasad prawa podatkowego, według której świadczenia stanowiące jedną całość nie powinny być rozdzielane. W praktyce jednak dzieje się inaczej, co dostrzega nawet Naczelny Sąd Administracyjny (por. orzeczenie z dnia 31 maja 2011 r., wydane w sprawie o sygn. 740/10).

Uwaga!
Jeśli przedsiębiorca–najemca uiszcza osobno czynsz i osobno opłaty eksploatacyjne, podatek vat może rozliczać odrębnie.

Konkludując należy wskazać, iż jeśli wspomniane świadczenia są rozliczane odrębnie, wówczas przedsiębiorca może rozliczyć podatek od towarów i usług odrębnie.

Remonty i modernizacje lokalu użytkowego

Niezwykle często zdarza się, iż przedsiębiorca prowadzący działalność w lokalu użytkowym, musi podjąć decyzję o przeprowadzeniu remontu, czy choćby delikatnym odświeżeniu wnętrza lokalu. Strony umowy mogą we własnym zakresie określić, kto i za jakie remonty jest odpowiedzialny (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 27 listopada 2012 r., wydany w sprawie o sygn. akt I ACa 830/12). Jeśli przedsiębiorca ma zamiar prowadzić w lokalu biznes wymagający częstych remontów lub utrzymania lokalu w idealnym stanie, powinien dokładnie przemyśleć, jakie postanowienia umowy, będą korzystne z punktu widzenia jego interesów. Jeśli strony umowy nie postanowią inaczej, zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi najemcę–przedsiębiorcę obciążają drobne nakłady wywołane zwyczajowym używaniem lokalu. W praktyce oznacza to, iż przykładowo malowanie ścian, będzie należało do obowiązków najemcy, ale większe wydatki (jak np. wymianę instalacji gazowej czy wodno – kanalizacyjnej), będzie musiał ponieść właściciel lokalu. Właściciel lokalu ma również obowiązek utrzymywania lokalu w stanie przydatnym dla umówionego przez strony użytku w okresie trwania umowy. Jeśli z jakiejkolwiek przyczyny nie jest to możliwe, a przedsiębiorca – z przyczyn leżących po stronie właściciela lokalu – nie może prowadzić swojego przedsiębiorstwa, przysługuje mu szereg uprawnień zależnych od rozmiaru problemu (dokonanie naprawy na koszt właściciela lokalu, obniżenie czynszu, rozwiązanie umowy, a nawet roszczenie o odszkodowanie za poniesione przez przedsiębiorcę straty). 

W kontekście tych informacji, każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, iż w przypadku gdy poniesie wydatki na remont lokalu, w którym prowadzi swoją działalność, niezależnie od ich wysokości może wliczyć je w koszty uzyskania przychodu. Przedsiębiorca winien zachować jednak ostrożność w razie tzw. modernizacji lokalu. W takim przypadku maksymalna, jednorazowa wysokość odliczenia wynosi 3.500,00 zł. Przez modernizację należy rozumieć unowocześnienie lub adaptację lokalu, choć pojęcia te nie zostały sprecyzowane w żadnej z ustaw.

Ważne!
Wydatki na remonty i prace modernizacyjne wliczają się do kosztów uzyskania przychodu, przy czym w przypadku modernizacji maksymalna wysokość odliczenia to 3.500,00 zł.

Na marginesie należy wskazać, iż jeśli przedsiębiorca ma jakiekolwiek wątpliwości związane ze sprawami podatkowymi, powinien rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej w sprawie indywidualnej. Takie działanie pozwoli przedsiębiorcy i każdemu podatnikowi, na uniknięcie jakichkolwiek problemów związanych z obowiązkami podatkowymi.

Sposoby zakończenia umowy najmu

Umowa najmu może zostać zakończona na kilka sposobów:

  • upływ czasu określonego w umowie;

  • wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron;

  • rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

W przypadku wypowiedzenia, strona umowy składa oświadczenie woli o chęci zakończenia umowy. Zazwyczaj jednakże wypowiedzenie musi być oparte o podstawy przewidziane w treści umowy najmu lub w przepisach Kodeksu cywilnego. W przypadku umowy zawieranej na czas nieoznaczony, każda ze stron umowy może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego terminu wypowiedzenia – konieczne jest zatem zachowanie pełnych trzech miesięcy kalendarzowych, pomiędzy wręczeniem właścicielowi lokalu oświadczenia o wypowiedzeniu umowy, a faktycznym zakończeniem okresu najmu.

Strony umowy mogą dowolnie uregulować inne przypadki możliwości wypowiedzenia umowy. Przedsiębiorca zawierający taką umowę, winien jednakże zachować szczególną ostrożność przy posługiwaniu się pojęciami nieostrymi, jak np. „ważne powody”, albo „istotne okoliczności”. W przypadku zaistnienia zdarzenia, kwalifikowanego przez jedną ze stron jako tego rodzaju powód, jego właściwa, obiektywna ocena, będzie bardzo utrudniona i zależna od interesów każdej ze stron.

Uwaga!
W umowie najmu lepiej określić konkretnie, w jakich przypadkach i w jakim dokładnie terminie, możliwe będzie zakończenie umowy, niż posługiwać się nieostrymi, niesprecyzowanymi terminami.

Kodeks cywilny przewiduje również szereg możliwości, w których zakończenie umowy najmu może zakończyć się bez zachowania okresu wypowiedzenia – na przykład, jeśli najemca zalega z płatnością czynszu za pełne dwa miesiące, albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu. Również najemca ma prawo do zakończenia umowy w określonych w ustawie przypadkach, na przykład wówczas, gdy wady lokalu zagrażają życiu lub zdrowiu najemcy, lub zatrudnionych przez niego pracowników.

W tym miejscu należy również wskazać, iż istnieje jeszcze jedna, szczególna możliwość rozwiązania umowy, która wymaga jednak ingerencji sądu. Przepisy Kodeksu cywilnego (przepis art. 357(1) kc) przewidują możliwość wystąpienia z roszczeniem o zmodyfikowanie treści umowy, a nawet o jej rozwiązanie, jeśli jest to podyktowane tzw. nadzwyczajną zmianą stosunków, która powoduje dla strony nadmierne trudności, albo grozi stronie rażącą stratą.

Art. 357(1) Kodeksu cywilnego
§ 1. Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.
§ 2. (uchylony)

Co istotne, tych okoliczności strony nie mogły przewidywać w chwili zawierania umowy. Postępowanie tego rodzaju jest trudne i obarczone koniecznością wykazania spełnienia opisanych powyżej przesłanek, jednak nie jest niemożliwe. Pojęcie „nadzwyczajnej zmiany stosunków” nie zostało przez ustawodawcę sprecyzowane, a zatem przedsiębiorca występujący z takim żądaniem musi sam ocenić, jaka przesłanka występuje w jego przypadku. Wśród przyczyn powoływanych w pozwach tego rodzaju, dotyczących umów najmu lokali użytkowych na przestrzeni ostatnich lat, znalazły się ogólnoeuropejski lub krajowy kryzys gospodarczy i związany z tym spadek podaży, popytu, spadek kursu złotówki, a także okoliczności leżące po stronie wynajmującego (np. niewłaściwe utrzymanie wnętrza galerii handlowej, skutkujące brakiem klientów w centrum handlowym).

Podsumowując powyższe rozważania należy podkreślić, iż przedsiębiorca występujący jako strona umowy najmu ma szereg praw i obowiązków, ma jednakże również szerokie możliwości dowolnego kształtowania ich treści. Z tego też względu przystępując do negocjacji mających na celu zawarcie tego rodzaju kontraktu, przedsiębiorca winien dokładnie przemyśleć, w jaki sposób postanowienia umowy, mogą zabezpieczyć jego partykularne interesy.