Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentowanie sprzedaży internetowej - faktura czy paragon?

Czas pandemii koronawirusa to okres bujnego rozwoju sprzedaży internetowej. Przejście na model wysyłkowy towarów i rezygnacja ze sprzedaży stacjonarnej rodzi wiele pytań odnośnie kwestii dokumentowania dostawy towarów na podstawie przepisów ustawy VAT. Wychodząc naprzeciw tym problemom, postaramy się w poniższym artykule wyjaśnić, czy dokumentowanie sprzedaży internetowej powinno odbywać się na podstawie faktury czy paragonu.

Kluczowy status nabywcy

Kwestia dokumentu, jaki należy wystawić przy sprzedaży towarów przez internet, determinowana jest statusem nabywcy. Inaczej będzie wyglądała sytuacja, w której kupującym będzie inny przedsiębiorca, a inaczej gdy nabywcą będzie osoba prywatna.

W kontekście pierwszego przypadku wskażmy, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Dodatkowo trzeba wskazać na treść art. 106b ust. 2 ustawy VAT, który podaje, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Jednakże podatnik zwolniony od podatku VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy, przy czym takie żądanie musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Czynny podatnik VAT dokonujący sprzedaży przez internet towarów na rzecz innego przedsiębiorcy musi obligatoryjnie wystawić fakturę. Podatnik korzystający ze zwolnienia podatkowego ma taki obowiązek tylko w sytuacji, gdy nabywca zgłosi takie żądanie. 

dokumentowanie sprzedaży internetowej

Dokumentowanie sprzedaży internetowej na rzecz konsumenta

Duża bardziej skomplikowana jest sytuacja, w której dostawa towarów przez internet odbywa się na rzecz konsumenta, tj. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

W takim przypadku zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT po stronie sprzedawcy pojawia się obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej oraz wystawiania paragonu.

Co jednak istotne, istnieje wówczas możliwość skorzystania z jednego z dwóch rodzajów zwolnień. Aby przyjrzeć się bliżej tej kwestii, musimy sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

Pierwszy typ zwolnienia określany jest jako zwolnienie podmiotowe i dotyczy wysokości obrotów osiąganych w ramach sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Jeżeli obrót liczony proporcjonalnie do okresu dokonywanej sprzedaży przekroczy określony limit, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono ww. limit.

Jednakże w przypadku sprzedaży internetowej dużo większą popularnością cieszy się zwolnienie przedmiotowe, do którego odnosi się § 2 ww. rozporządzenia. W świetle tego przepisu zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Natomiast w poz. 36 załącznika wymieniono dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). 

Warto podkreślić, że powyższe zwolnienie znajdzie zastosowanie również w przypadku, gdy sprzedawca otrzymuje płatności za pośrednictwem pośredników finansowych typu PayPal czy PayU. W ocenie organów podatkowych w takim przypadków również spełniony jest warunek otrzymania zapłaty za pośrednictwem banku.

Tak też wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z 6 listopada 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.436.2017.1.ASZ, gdzie wskazano, że taka forma płatności spełnia przesłankę do uznaniu, że dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem banku, ponieważ dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę na rachunek bankowy. Przemawia za tym również wykładnia celowościowa, ponieważ obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej na podstawie rozporządzenia objęta jest przede wszystkim sprzedaż detaliczna w żaden inny sposób nieudokumentowana. 

Również w sytuacji, gdy nabywca dokonuje płatności za pomocą karty płatniczej podatnikowi przysługuje prawo do skorzystania z ww. zwolnienia. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji z 4 lipca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.233.2018.2.ISZ.

Sprzedaż internetowa dokonywana na rzecz osoby fizycznej będącej konsumentem powinna być udokumentowana paragonem, jednakże podatnik może w tym zakresie skorzystać z jednego z dwóch zwolnień przewidzianych w ww. rozporządzeniu. Co warte podkreślenia, aby skorzystać z tego zwolnienia, podatnik nie musi dokumentować tej sprzedaży fakturami.

Dokumentowanie sprzedaży internetowej na rzecz konsumenta a faktura

Powyżej wskazaliśmy, że w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumenta pojawia się obowiązek wystawienia paragonu lub też podatnik może z tego zwolnienia skorzystać, co jednak w żaden sposób nie jest uzależnione od wystawienia faktury.

Trzeba przy tym podkreślić, że sprzedawca może być zobligowany do wystawienia faktury na rzecz konsumenta. Wynika to z przywoływanego już art. 106b ustawy VAT, który wskazuje, że podatnik ma obowiązek wystawienia faktury w przypadku żądania nabywcy zgłoszonego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Powyższy obowiązek jest niezależny od ewentualnej konieczności wystawienia paragonu. Możliwy jest zatem scenariusz, w którym sprzedawca wydaje paragon, a następnie będzie jeszcze zobowiązany do wystawienia faktury, jeżeli takie żądanie złoży kupujący.

Z drugiej strony nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik dobrowolnie wystawił fakturę na rzecz konsumenta. Możliwa jest zatem sytuacja, w której sprzedawca korzysta ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jednakże dobrowolnie wystawia fakturę, aby udokumentować sprzedaż na rzecz konsumenta. Jest to przypadek zgodny z przepisami prawa.

Nowe rozwiązanie dotyczy natomiast przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, gdy następnie ma być wystawiona faktura na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej. Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy VAT wtedy to fakturę wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (art. 106b ust. 6 ustawy VAT).

W przypadku sprzedaży internetowej dokonanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej możemy mieć do czynienia z różnymi scenariuszami, jeżeli chodzi o kwestie dokumentowania sprzedaży. Możliwa jest zarówno sytuacja, w której sprzedawca wystawia jednocześnie paragon i fakturę, jak i sytuacja, w której sprzedawca nie ma obowiązku wydania żadnego z tych dokumentów.

Podsumowując powyższą treść, możemy wskazać, że jedynie w sytuacji dokonywania sprzedaży pomiędzy czynnymi podatnikami VAT mamy do czynienia z jednoznacznymi przepisami określającymi dokumentowanie sprzedaży internetowej. Natomiast bardzo różnie ta kwestia będzie się przedstawiała w sytuacji, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby prywatnej.