Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów co do zasady może ujmować w niej koszty w oparciu o faktury i rachunki. Istnieją jednak ściśle określone sytuacje, w których paragon również będzie stanowił podstawę ujęcia wydatku w KPiR.
Paragon w KPiR
Paragon może stanowić dowód księgowy w ściśle określonych przepisami sytuacjach. W tym miejscu należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, które jasno mówi, że paragonem mogą być udokumentowane takie wydatki, jak:
-
zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,
-
wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów,
-
przejazd płatną autostradą.
Paragon a odliczenie podatku VAT
Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca będzie miał prawo do dokonania odliczeń podatku VAT od wydatków udokumentowanych paragonem. Szczegóły zostały określone w zapisach rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Z przepisów w nim zawartych wynika, że za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi oraz bilety jednorazowe za przejazd. Co ważne, wystawcą ww. biletu za przejazd musi być podatnik upoważniony do świadczenia usług przewozu osób.
Odliczenie podatku VAT ww. sytuacjach jest możliwe, jeżeli paragon zawiera takie dane jak:
-
numer i datę wystawienia,
-
imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
-
numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
-
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,
-
kwotę podatku,
-
kwotę należności ogółem.
Powyższy katalog sytuacji, w których paragon może być dowodem księgowym, jest katalogiem zamkniętym. Poza wymienionymi rodzajami wydatków podatnik nie ma możliwości ujęcia w kosztach innych wydatków na podstawie paragonu, chyba że paragon zawiera numer NIP nabywcy i opiewa na kwotę 450 zł lub 100 euro, wówczas jest uważany za fakturę uproszczoną.
