Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon - czy może być podstawą do ujęcia wydatku w księdze?

Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów co do zasady może ujmować w niej koszty w oparciu o faktury i rachunki. Istnieją jednak ściśle określone sytuacje, w których paragon również będzie stanowił podstawę ujęcia wydatku w KPiR.

Paragon w KPiR

Paragon może stanowić dowód księgowy w ściśle określonych przepisami sytuacjach. W tym miejscu należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, które jasno mówi, że paragonem mogą być udokumentowane takie wydatki, jak:

  • zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

  • wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów,

  • przejazd płatną autostradą.

Taki paragon musi być opatrzony datą i stemplem jednostki go wydającej. Dodatkowo musi określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ważne!

Aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na osiągnięte przychody.

Paragon a odliczenie podatku VAT

Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca będzie miał prawo do dokonania odliczeń podatku VAT od wydatków udokumentowanych paragonem. Szczegóły zostały określone w zapisach rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, które obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Z przepisów w nim zawartych wynika, że za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi oraz bilety jednorazowe za przejazd na odległość nie mniejszą, niż 50 km. Co ważne, wystawcą ww. biletu za przejazd musi być podatnik upoważniony do świadczenia usług przewozu osób.

Odliczenie podatku VAT ww. sytuacjach jest możliwe, jeżeli paragon zawiera takie dane jak:

  • numer i datę wystawienia,

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),

  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,

  • kwotę podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Powyższy katalog sytuacji, w których paragon może być dowodem księgowym, jest katalogiem zamkniętym. Poza wymienionymi rodzajami wydatków podatnik nie ma możliwości ujęcia w kosztach innych wydatków na podstawie paragonu, chyba że paragon spełnia wymogi faktury uproszczonej.