Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura do paragonu z NIP - warto wiedzieć

Od 1 stycznia 2020 r. ustawodawca wprowadził kolejne zmiany, w zakresie wystawianych faktur do paragonu. Dotyczą one przede wszystkim tych podatników, w odniesieniu do których zakupy firmowe dokumentowane były najpierw paragonami, na podstawie których sprzedawcy wystawiali faktury. Zgodnie z nową regulacją prawną faktura może być wystawiona tylko do paragonu z NIP nabywcy. W innych wypadkach nie ma takiej możliwości. Jakie zmiany wprowadza faktura do paragonu z NIP?

Faktura czy paragon?

W zależności od rodzaju nabywcy, sprzedaż może być dokumentowana paragonem i fakturą. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych zwyczajowo zobowiązani są ewidencjonować ją na kasie fiskalnej, wystawiając paragon fiskalny. Dodatkowo w przypadku, gdy osoba prywatna wystąpi z żądaniem wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub otrzymano zapłatę, sprzedawca zobowiązany jest do wystawiania faktury do paragonu, na podstawie zwróconego paragonu fiskalnego, będącego potwierdzeniem dokonania transakcji.W przypadku uchybienia terminowi 3 miesięcy sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury do paragonu, może to jednak zrobić dobrowolnie.Jeśli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, transakcja powinna być udokumentowana fakturą. Może się jednak zdarzyć sytuacja w której, nabywca będący przedsiębiorcą dokona zakupu, nie podając danych firmowych, występując jako osoba prywatna. W takim przypadku sprzedawca dokumentuje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, wystawiając paragon fiskalny. Następnie nabywca, aby ująć wydatek w kosztach firmowych, występuje do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu na jego dane firmowe. Jeśli zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT nabywca będący przedsiębiorcą wystąpi z żądaniem wystawienia faktury:

  • w miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub dokonano zapłaty całości, lub części maksymalnie do 15 dnia kolejnego miesiąca,
  • po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub dokonano zapłaty całości, lub części i nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania,sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury do paragonu.

Faktura do paragonu z NIP

Zgodnie ze zmianą przepisów podyktowaną uszczelnieniem systemu podatkowego, od 1 stycznia 2020 r. wystawienie faktury do paragonu w przypadku, gdy nabywcą będzie inny przedsiębiorca, zostało obwarowane dodatkowym wymogiem. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, sprzedawca przy zachowaniu wyżej wskazanych terminów będzie zobowiązany do wystawienia faktury do paragonu, gdy ten będzie zawierał firmowy NIP nabywcy. W przypadku braku wskazania numeru NIP wystawienie faktury do paragonu nie jest możliwe.

W myśl przepisów przejściowych do transakcji udokumentowanych paragonami wystawionymi przed 1 stycznia 2020 r. zastosowanie miały przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2019 r., umożliwiające wystawianie faktur do paragonu na rzecz przedsiębiorców bez wskazanego firmowego numeru NIP.Faktura do paragonu z NIP nie znajduje zastosowania w odniesieniu do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0) oraz osób prywatnych.

faktura do paragonu z nip

Przykład 1.

Pan Adam prowadzący działalność gospodarczą zakupił na jej potrzeby fotel biurowy. Transakcja została udokumentowana paragonem fiskalnym wystawionym 23 grudnia 2019 r. Aby ująć wydatek w kosztach firmy, pan Adam zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury na jego dane firmowe 30 grudnia 2019 r. Czy sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury, jeśli na paragonie nie został wskazany firmowy numer NIP?

Zgodnie z wykładnią przepisów obowiązującą do 31 grudnia 2019 r., sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury do paragonu bez numeru NIP, gdyż żądanie wpłynęło w obowiązującym terminie do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Przykład 2.

Pani Kinga dokonując firmowych zakupów przez internet, zapomniała wskazać, że w transakcji występuje jako przedsiębiorca. W związku z tym sprzedawca udokumentował transakcję paragonem wystawionym 2 stycznia 2020 r., bez wskazania na nim numeru NIP firmowego. Czy pani Kinga będzie mogła otrzymać od sprzedawcy fakturę do paragonu, jeśli zgłosi takie żądanie w wymaganym terminie?

Z uwagi na fakt, że transakcja została udokumentowana paragonem wystawionym po 1 stycznia 2020 r., nie będzie możliwe otrzymanie faktury na dane firmowe, gdyż na paragonie nie znajduje się firmowy numer NIP.

Przykład 3.

Pan Jan dokonał zakupu drukarki 3 stycznia 2020 r. Transakcja została udokumentowana paragonem fiskalnym bez wskazania NIP firmowego, gdyż w tym czasie pan Jan nie posiadał jeszcze działalności gospodarczej. 1 lutego 2020 r. pan Jan założył działalność gospodarczą i zakupioną drukarkę chciał ująć w kosztach firmowych, w związku z czym zgłosił się do sprzedawcy w celu uzyskania faktury do paragonu na dane firmowe. Czy sprzedawca powinien w takiej sytuacji wystawić fakturę do paragonu?

Z uwagi na fakt, że paragon nie zawierał firmowego NIP, sprzedawca nie może wystawić faktury do paragonu. Nie ma przy tym znaczenia, że zakup został dokonany przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Konsekwencje wystawienia faktury do paragonu bez NIP

W przypadku niezastosowania się do nowej wykładni przepisów i wystawienia faktury do paragonu nieposiadającego firmowego NIP, solidarnie ukarani będą zarówno sprzedawca, jak i nabywca, który odliczy podatek VAT wskazany na fakturze. Jeśli podczas kontroli podatkowej organ stwierdzi, że faktura została bezprawnie wystawiona, gdyż paragon fiskalny wystawiony po 1 stycznia 2020 r. nie posiadał numeru NIP, zarówno sprzedawca, jak i nabywca zobowiązany będzie do uregulowania dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% wartości podatku VAT wynikającego z wystawionej faktury do paragonu.

Takie postępowanie może odstraszyć podatników posługujących się cudzymi paragonami, w celach pozornego zwiększenia kosztów firmowych i tym samym zmniejszenia zobowiązania podatkowego.