Poradnik Przedsiębiorcy

Jak skorygować błędne paragony fiskalne?

Paragon jest podstawowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Problem pojawia się w sytuacji, gdy zawiera on błędy. Jak skorygować błędne paragony?

Paragon jako dokument potwierdzający sprzedaż na kasie rejestrującej

Dokumentem z kasy rejestrującej stwierdzającym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, drukowany przez kasę rejestrującą po zaewidencjonowaniu sprzedaży.

Przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Podatnicy prowadzący ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących są zobowiązani do wykonywania czynności określonych przepisami, a więc m.in. do dokonywania wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży lub wystawiania faktury VAT oraz do wydawania jej wydrukowanego oryginału nabywcy.

Pamięć fiskalna kasy rejestrującej stanowi urządzenie umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia. A zatem kasa rejestrująca, w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika w zapisane danych.

W związku z powyższym dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Jednakże brak możliwości ingerencji w pamięć fiskalną kasy nie oznacza zakazu korekty samej transakcji, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży.

Jak skorygować błędne paragony wystawione już klientowi?

Kwestie dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Zasady postępowania, gdy paragon zawiera błędy, określa § 3 ust. 5 rozporządzenia. Zgodnie ze wskazanym przepisem, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

  1. błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

  2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Jak widać prawo do dokonania korekty zostało ograniczone do sytuacji, gdy błędy wiążą się z „oczywistą pomyłką”. Przepisy nie zawierają definicji oczywistej pomyłki. Próbę jej zdefiniowania podjął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2014 r., sygn. IPPP2/443-1213/13-5/KOM, gdzie wskazano:

"(…) § 3 ust. 5 rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru - sprzedawca wydając np. 1,5 kg jabłek zaewidencjonuje na kasie 15 kg owoców lub pomyłka w cenie towaru sprzedawca wydając np. chleb, zamiast ceny brutto 2 zł naliczy na kasie 20 zł. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było - np. klient kupuje pomidory, gruszki, i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.

Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a oczywistość omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów (…)”.

Co istotne w chwili zauważenia oczywistej pomyłki należy odebrać klientowi oryginalny paragon, następnie zewidencjonować ponownie prawidłowo sprzedaż w kasie rejestrującej. Na podstawie dodatkowej ewidencji wraz z zachowanym oryginalnym paragonem podatnik zmniejsza podstawę opodatkowania.

Przykład 1.

Podatnik zewidencjonował na kasie fiskalnej sprzedaż papierosów w liczbie 100 sztuk zamiast  jednej. W takiej sytuacji mamy do czynienia z oczywistą pomyłką.

Pomyłka po upływie czasu

W sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (np. dotyczących rodzaju towaru, jego ilości, kwoty sprzedaży brutto, stawki podatku) bez konieczności odwołania się, przeanalizowania innych dokumentów będących w posiadaniu podatnika bądź przepisów obowiązujących w dacie sprzedaży.

Przepisy ustawy o VAT i wykonawcze nie zawierają uregulowań, jak postąpić w takiej sytuacji. Jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie.

Jak wskazano wcześniej, kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu). Korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.  Do tego celu należy posłużyć się tzw. ewidencją korekt. Przepisy podatkowe nie precyzują jak powinny one wyglądać, więc prowadzone są ewidencje korekt w różnej postaci.

Prowadzenie ewidencji korekt

Zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów z 10 stycznia 1994 r. (pismo nr PP7-7253/ /010/94) zaleca się prowadzenie ewidencji korekt, w której powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Prowadzona ewidencja korekt powinna zawierać co najmniej:

  • dane podatnika - z adresem,

  • NIP,

  • dane kasy fiskalnej, której dotyczy - numery: ewidencyjny, unikatowy i fabryczny,

  • numer paragonu podlegający korekcie,

  • dane towaru (ze stawką VAT),

  • przyczyny dokonania korekty,

  • wartość sprzedaży przed korektą,

  • wartość sprzedaży po korekcie.

Podatnik sam zakłada ewidencję. Nie ma żadnych ustalonych wzorów.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2014 r., sygn. IPPP2/443-240/14-2/KOM, gdzie możemy przeczytać:

(…) Zakaz zmiany treści paragonu jest jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i nie może on zmieniać zasady wynikającej z art. 29a ust. 1 i 10 ustawy, gdyż obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.

W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego (…).