Poradnik Przedsiębiorcy

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r. – stosowanie w praktyce

Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na kasie fiskalnej od 1 stycznia 2020 r., już podczas rejestrowania sprzedaży na kasie musi wiedzieć, czy nabywca dokonuje zakupu jako osoba prywatna, czy firma. Jeżeli sprzedaż będzie na rzecz osoby prowadzącej działalność gospodarczą, musi wystawić paragon z NIP nabywcy bądź od razu fakturę sprzedaży. Wyjaśniamy, na czym w praktyce polegają obowiązki względem NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r.

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 - nowe zasady

Od 1 stycznia 2020 r. w życie weszły przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur do paragonów fiskalnych wystawianych na rzecz firm (na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw). Zgodnie z treścią nowych przepisów sprzedawca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej, wystawi nabywcy tj. firmie fakturę do paragonu, jeżeli na paragonie fiskalnym zostanie zamieszczony NIP nabywcy. Przepisy mają zastosowanie względem sprzedaży dokonywanej na rzecz podatników, wobec tego nie dotyczą sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Zatem wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla osoby prywatnej na jej żądanie nadal występuje i może być praktykowane przez sprzedawcę.

Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.

Wyłączeni z obowiązku stosowania NIP na paragonie są podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych, nie wliczając wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (art. 106b ust. 7 ustawy o VAT). Nowe przepisy ich nie dotyczą, w związku z czym nadal mogą oni wystawiać faktury na do paragonu na dotychczasowych zasadach tj. bez zamieszczenia NIP nabywcy, niezależnie od tego, czy nabywca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność, czy osobą prywatną.

Faktura do paragonu na rzecz podatnika może być wystawiona wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym zostanie zamieszczony NIP nabywcy (podatnika). Taka faktura stanowi dla nabywcy podstawę odliczenia VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach.

Należy pamiętać, że przepisy odnoszą się do sprzedaży dokonanej od dnia wejścia w życie przepisów, czyli od 1 stycznia 2020 r. Jeżeli w bieżącym roku do sprzedawcy zwróci się nabywca z prośbą o wystawienie faktury na firmę, na podstawie paragonu fiskalnego, który dokumentuje sprzedaż dokonaną w 2019 r., to na paragonie nie musi być zawarty NIP nabywcy. Wystawienie faktury do paragonu będzie wówczas prawidłowe.

Sankcje za błędne wystawienie faktury do paragonu

Za niezastosowanie się do nowych przepisów względem umieszczania NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 grożą sankcje, które mają być narzędziem likwidującym nadużycia w wystawianiu faktur „na firmę” oraz mają na celu ukaranie podatnika za nieprawidłowe wystawianie faktur i ich ewidencjonowanie.

Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę na podstawie paragonu, który nie będzie zawierał NIP nabywcy (będącego podatnikiem), organ podatkowy nałoży dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Konsekwencje dotkną zarówno sprzedawcy wystawiającego nieprawidłowo fakturę, jak i nabywcy, który zaksięguje w swojej ewidencji VAT nieprawidłowo wystawioną fakturę do paragonu, na co wskazuje art. 106b ust. 6 oraz art. 109a ustawy o VAT.

Braku NIP na fakturze nabywca nie uzupełni za pomocą noty korygującej.

Problemy z wystawieniem NIP na paragonie

Część przedsiębiorców ma jeszcze kasy lub drukarki fiskalne starego typu, które nie obsługują umieszczania NIP nabywcy na paragonie w części fiskalnej. Urządzenia nowego typu, w tym wszystkie kasy online, nie mają problemu z obsłużeniem tej funkcjonalności. Jednak jak postąpić w przypadku, gdy sprzedawca posiada model kasy fiskalnej, który nie obsługuje zamieszczania NIP nabywcy na paragonie?

Przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę na rzecz innego przedsiębiorcy (podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem) z pominięciem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, co potwierdza dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ. Wówczas, aby udokumentować sprzedaż, podatnik może wystawić wyłącznie fakturę. Przy tym powinien on dotrzymać terminu wystawienia faktury, który obowiązuje w standardowych przypadkach do 15. dnia następnego miesiąca, po miesiącu, w którym sprzedaż wystąpiła.

Należy również pamiętać, że kolejność zamieszczania danych na paragonie fiskalnym, w tym NIP nabywcy, nie powinna być przypadkowa. Nie można go umieścić w dowolnym miejscu np. w stopce paragonu znajdującej się poniżej linii wymaganych w danych, zawieranych w kolejności wskazanej w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących.

NIP nabywcy powinien być zawarty w części fiskalnej paragonu, pomiędzy numerem kasy i oznaczeniem kasjera a logo fiskalnym i numerem unikatowym, jak wskazuje § 25 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

W związku z tym, aby wystawiać paragon z NIP nabywcy, kasa fiskalna sprzedawcy powinna już zawierać celową funkcję umieszczania NIP nabywcy, aby znajdował się on we właściwej kolejności danych zawieranych na paragonie.

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, że paragon fiskalny do kwoty 450 zł lub 100 euro, który zawiera NIP nabywcy stanowi co do zasady fakturę uproszczoną, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Jest ona równoznaczna ze zwykłą fakturą. W tym przypadku nabywca nie musi żądać od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu, gdyż paragon fiskalny z jego NIP spełni tę funkcję. Nabywca będący podatnikiem może więc skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT oraz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów na podstawie paragonu zawierającego dane analogiczne jak faktura uproszczona.

Przepisy są jednak niedoprecyzowane w zakresie tego, czy paragon z NIP nabywcy do wskazanej kwoty wyłącza możliwość wystawienia przez sprzedawcę faktury do paragonu. Do końca 2019 roku taka praktyka była stosowana. Obecne stanowisko Ministerstwa Finansów reprezentowane w tej sprawie potwierdza, że paragon z NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną i tym samym nie powinna być do niego wystawiona faktura. Natomiast zapowiadane jest pojawienie się szczegółowych wyjaśnień na ten temat.

Sprzedawca ma możliwość całkowitego zrezygnowania z wystawiania paragonów z NIP nabywcy – jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz innego podatnika (firmy) od razu może wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

NIP na paragonie a ujęcie faktury uproszczonej w JPK_VAT

Gdy faktura jest wystawiona na podstawie paragonu na rzecz osoby prywatnej, to sprzedawca nie będzie miał problemu z jego ewidencją, gdyż faktury te nie muszą być ewidencjonowane. Przychód z tego tytułu w ewidencji VAT i zarazem JPK_VAT wykazywany jest na podstawie raportu z kasy fiskalnej. Natomiast w związku z traktowaniem paragonu z NIP jak faktury uproszczonej wśród podatników pojawia się wątpliwość, czy taka sprzedaż powinna być wyodrębniona w JPK_VAT.

Ministerstwo Finansów wskazało w tym zakresie, że należy rozróżnić dwie sytuacje:

  1. paragon fiskalny z NIP nabywcy wystawiony na kasie fiskalnej, który jest uznany za fakturę uproszczoną lub faktura wystawiona bezpośrednio na kasie fiskalnej,
  2. faktura wystawiona poza kasą fiskalną, w przypadku, gdy na kasie nie ma możliwości wystawienia paragonu fiskalnego z NIP nabywcy.

W sytuacji pierwszej, gdy kasa rejestrująca ma funkcję umieszczania NIP na paragonie i zostanie wystawiony paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (100 euro), to stanowi on fakturę uproszczoną. Faktura ta z uwagi na to, że została wystawiona bezpośrednio na kasie rejestrującej, wykazana powinna być na podstawie zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących, czyli łącznym raporcie z kasy (par. 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług).

W drugim przypadku, jeżeli kasa nie posiada funkcji umieszczania NIP na paragonie (dotyczy zwłaszcza kas z papierowym zapisem kopii oraz niektórych kas z elektronicznym zapisem kopii), sprzedawca nie powinien rejestrować sprzedaży na kasie i od razu wystawić fakturę. Na podstawie faktury wykazuje ją ewidencjach, w tym w JPK_VAT (par. 10 ust. 1 pkt 7 lit. b rozporządzenia).

Jeżeli do paragonu z NIP nabywcy nie została wystawiona faktura, a mimo to nabywca odliczy podatek VAT, gdyż paragon spełnia wymogi uznania za fakturę uproszczoną, to ciągle pozostaje problem z ujęciem takiego paragonu w ewidencji VAT sprzedawcy. Zgodnie z opinią KIS, paragony z NIP nabywców należy ujmować osobnymi wpisami w rejestrach VAT, a więc również w JPK_VAT, gdzie w miejscu danych nabywcy (imię, nazwisko, adres) należy umieścić <brak>, a pozostałe dane wprowadzić zgodnie z paragonem. Następnie należy odpowiednio pomniejszyć wartość sprzedaży paragonowej wykazanej na podstawie okresowego raportu z kasy fiskalnej. Aby to wykonać, należy wyszukać paragony z NIP nabywców z raportów okresowych z całego miesiąca. Najlepiej więc, aby sprzedawca miał w celu dokumentacji kopię paragonów z NIP, które zostaną zaksięgowane do ewidencji VAT. Na chwilę obecną stanowisko w tej sprawie nie jest jednoznaczne. Można natomiast całkowicie zrezygnować z wystawiania paragonów z NIP poniżej 450 zł (100 euro), na podstawie których ma zostać wystawiona faktura na firmę.

NIP na paragonie fiskalnym w systemie wFirma

W systemie wFirma.pl istnieje możliwość umieszczania numeru NIP na paragonie i jego wydruku na wybranych typach drukarek fiskalnych, w tym drukarek online. Aby zawrzeć NIP nabywcy na paragonie, użytkownik systemu powinien podczas wystawiania paragonu fiskalnego poprzez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY, odznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA i uzupełnić dane nabywcy, w tym jego NIP, a następnie uzupełnić pozostałe dane i zapisać paragon wraz z jego wydrukowaniem.
nip na paragonie od 1 stycznia 2020 screen z systemu

Na podstawie tak wystawionego paragonu z NIP nabywcy w systemie można wystawić fakturę do paragonu. Robi się to poprzez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć na liście wystawiony paragon fiskalny i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ DO PARAGONU.
nip na paragonie od 1 stycznia 2020 wfirma

W danych nabywcy automatycznie zawarte będą dane nabywcy oraz pozostałe dane dotyczące sprzedaży, zgodne z wcześniej wystawionym paragonem.