Poradnik Przedsiębiorcy

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r. – stosowanie w praktyce

Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na kasie fiskalnej od 1 stycznia 2020 r., już podczas rejestrowania sprzedaży na kasie musi wiedzieć, czy nabywca dokonuje zakupu jako osoba prywatna, czy firma. Jeżeli sprzedaż będzie na rzecz osoby prowadzącej działalność gospodarczą, musi wystawić paragon z NIP nabywcy bądź od razu fakturę sprzedaży. Wyjaśniamy, na czym w praktyce polegają obowiązki względem NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r.

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 - nowe zasady

Od 1 stycznia 2020 r. w życie weszły przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur do paragonów fiskalnych wystawianych na rzecz firm (na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw). Zgodnie z treścią nowych przepisów sprzedawca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej, wystawi nabywcy tj. firmie fakturę do paragonu, jeżeli na paragonie fiskalnym zostanie zamieszczony NIP nabywcy. Przepisy mają zastosowanie względem sprzedaży dokonywanej na rzecz podatników, wobec tego nie dotyczą sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Zatem wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla osoby prywatnej na jej żądanie nadal występuje i może być praktykowane przez sprzedawcę.

Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.
Wyłączeni z obowiązku stosowania NIP na paragonie są podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych, nie wliczając wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (art. 106b ust. 7 ustawy o VAT). Nowe przepisy ich nie dotyczą, w związku z czym nadal mogą oni wystawiać faktury na do paragonu na dotychczasowych zasadach tj. bez zamieszczenia NIP nabywcy, niezależnie od tego, czy nabywca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność, czy osobą prywatną.
Faktura do paragonu na rzecz podatnika może być wystawiona wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym zostanie zamieszczony NIP nabywcy (podatnika). Taka faktura stanowi dla nabywcy podstawę odliczenia VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach.

Sankcje za błędne wystawienie faktury do paragonu

Za niezastosowanie się do nowych przepisów względem umieszczania NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 grożą sankcje, które są narzędziem likwidującym nadużycia w wystawianiu faktur „na firmę” oraz mają na celu ukaranie podatnika za nieprawidłowe wystawianie faktur i ich ewidencjonowanie.

Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę na podstawie paragonu, który nie będzie zawierał NIP nabywcy (będącego podatnikiem), organ podatkowy nałoży dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Konsekwencje dotkną zarówno sprzedawcy wystawiającego nieprawidłowo fakturę, jak i nabywcy, który zaksięguje w swojej ewidencji VAT nieprawidłowo wystawioną fakturę do paragonu, na co wskazuje art. 106b ust. 6 oraz art. 109a ustawy o VAT.

Braku NIP na fakturze nabywca nie uzupełni za pomocą noty korygującej.

Problemy z umieszczeniem numeru NIP na paragonie

Część przedsiębiorców ma jeszcze kasy lub drukarki fiskalne starego typu, które nie obsługują umieszczania NIP nabywcy na paragonie w części fiskalnej. Urządzenia nowego typu, w tym wszystkie kasy online, nie mają problemu z obsłużeniem tej funkcjonalności. Jednak jak postąpić w przypadku, gdy sprzedawca posiada model kasy fiskalnej, który nie obsługuje zamieszczania NIP nabywcy na paragonie?

Przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę na rzecz innego przedsiębiorcy (podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem) z pominięciem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, co potwierdza dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ. Wówczas, aby udokumentować sprzedaż, podatnik może wystawić wyłącznie fakturę. Przy tym powinien on dotrzymać terminu wystawienia faktury, który obowiązuje w standardowych przypadkach do 15. dnia następnego miesiąca, po miesiącu, w którym sprzedaż wystąpiła.

Należy również pamiętać, że kolejność zamieszczania danych na paragonie fiskalnym, w tym NIP nabywcy, nie powinna być przypadkowa. Nie można go umieścić w dowolnym miejscu np. w stopce paragonu znajdującej się poniżej linii wymaganych w danych, zawieranych w kolejności wskazanej w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących.

NIP nabywcy powinien być zawarty w części fiskalnej paragonu, pomiędzy numerem kasy i oznaczeniem kasjera a logo fiskalnym i numerem unikatowym, jak wskazuje § 25 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W związku z tym, aby wystawiać paragon z NIP nabywcy, kasa fiskalna sprzedawcy powinna już zawierać celową funkcję umieszczania NIP nabywcy, aby znajdował się on we właściwej kolejności danych zawieranych na paragonie.

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, że paragon fiskalny do kwoty 450 zł lub 100 euro, który zawiera NIP nabywcy stanowi co do zasady fakturę uproszczoną, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Jest ona równoznaczna ze zwykłą fakturą. W tym przypadku nabywca nie musi żądać od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu, gdyż paragon fiskalny z jego NIP spełni tę funkcję. Nabywca będący podatnikiem może więc skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT oraz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów na podstawie paragonu zawierającego dane analogiczne jak faktura uproszczona.

Przepisy są jednak niedoprecyzowane w zakresie tego, czy paragon z NIP nabywcy do wskazanej kwoty wyłącza możliwość wystawienia przez sprzedawcę faktury do paragonu. Do końca 2019 roku taka praktyka była stosowana. Obecne stanowisko Ministerstwa Finansów reprezentowane w tej sprawie potwierdza, że paragon z NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną i tym samym nie powinna być do niego wystawiona faktura. Natomiast zapowiadane jest pojawienie się szczegółowych wyjaśnień na ten temat.

Zgodnie z objaśnieniem Ministra Finansów z dnia 16 października 2020 roku, w sprawie paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone:
„w przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).”
Zgodnie z powyższym od 1 stycznia 2021 roku, podatnicy nie będą mogli wystawić faktury do paragonu, który zawiera NIP i traktowana jest jako faktura uproszczona.

NIP na paragonie a ujęcie faktury uproszczonej w JPK_V7

Gdy faktura jest wystawiona na podstawie paragonu na rzecz osoby prywatnej, to sprzedawca wykazuje ją w części ewidencyjnej (bez wpływu na wartości) pliku JPK_V7 z oznaczeniem FP. Natomiast przychód z tego tytułu wykazywany jest na podstawie raportu z kasy fiskalnej, który musi zostać oznaczony w części ewidencyjnej pliku symbolem RO. Natomiast w związku z traktowaniem paragonu z NIP jak faktury uproszczonej wśród podatników pojawia się wątpliwość, czy taka sprzedaż powinna być wyodrębniona w JPK_V7 jako standardowa faktura.

Ministerstwo Finansów wskazało w tym zakresie, że należy rozróżnić dwie sytuacje:

  1. paragon fiskalny z NIP nabywcy wystawiony na kasie fiskalnej, który jest uznany za fakturę uproszczoną lub faktura wystawiona bezpośrednio na kasie fiskalnej,
  2. faktura wystawiona poza kasą fiskalną, w przypadku, gdy na kasie nie ma możliwości wystawienia paragonu fiskalnego z NIP nabywcy.

Jeżeli do paragonu z NIP nabywcy nie została wystawiona faktura, a mimo to nabywca odliczy podatek VAT, gdyż paragon spełnia wymogi uznania za fakturę uproszczoną, to ciągle pozostaje problem z ujęciem takiego paragonu w ewidencji VAT sprzedawcy. Zgodnie, wydanym objaśnieniem Ministra Finansów, od 1 stycznia 2021 roku, podatnicy wystawiający paragony NIP, powinni wykazywać je jako odrębne faktury sprzedaży bez dodatkowego oznaczenia symbolem FP ( faktura do paragonu ) w nowym pliku JPK_V7. W takim przypadku, w momencie księgowania przychodu z kasy rejestrującej, konieczne będzie pomniejszenie raportu z kasy fiskalnej, o kwotę wystawionych paragonów z NIP. Dodatkowo, czynni podatnicy VAT, wystawiając taką fakturę zobowiązani będą do stosowania dodatkowych oznaczeń transakcji sprzedaży m.in. kodu GTU lub szczególne rodzaje transakcji np. SW. 

NIP na paragonie fiskalnym w systemie wFirma

W systemie wFirma.pl istnieje możliwość umieszczania numeru NIP na paragonie i jego wydruku na wybranych typach drukarek fiskalnych, w tym drukarek online. Aby zawrzeć NIP nabywcy na paragonie, użytkownik systemu powinien podczas wystawiania paragonu fiskalnego poprzez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY, odznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA i uzupełnić dane nabywcy, w tym jego NIP, a następnie uzupełnić pozostałe dane i zapisać paragon wraz z jego wydrukowaniem.
NIP na paragonie od 1 stycznia 2020

Na podstawie tak wystawionego paragonu z NIP nabywcy w systemie można wystawić fakturę do paragonu, co jest możliwe poprzez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć na liście wystawiony paragon fiskalny i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ DO PARAGONU.
NIP na paragonie od 1 stycznia 2020

W danych nabywcy automatycznie zawarte będą dane nabywcy oraz pozostałe dane dotyczące sprzedaży, zgodne z wcześniej wystawionym paragonem. Dodatkowo wystawiona faktura do paragonu zostanie oznaczona symbolem FP w części ewidencyjnej pliku JPK_V7