Poradnik Przedsiębiorcy

Doręczenia elektroniczne – nowość w polskim systemie prawnym

Postępowania cywilne, karne i administracyjne rządzą się konkretnymi prawami, dotyczy to także zasad doręczania różnego rodzaju pism pomiędzy określonymi stronami lub uczestnikami danej sprawy. Nowością w polskim systemie prawnym są doręczenia elektroniczne – ich podstawowym celem jest ułatwienie komunikacji z organami państwowymi.

Elektronizacja sądów i administracji

Możliwość załatwienia sprawy urzędowej za pośrednictwem internetu jest w Polsce w dalszym ciągu bardzo niewielka. W porównaniu do zachodnich krajów Europy w większości przypadków nadal musimy osobiście udać się do urzędu lub sądu, aby skutecznie dokonać wymaganej czynności.

Ustawodawca co prawda pozwala na korzystanie z listów poleconych, jednak to rozwiązanie wiąże się z kolei z wizytą w urzędzie pocztowym.

Unia Europejska naciska Polskę na zwiększenie liczby spraw, które można wykonać zdalnie z własnego domu. W związku z tym jeszcze w tym roku pojawią się tzw. e-doręczenia, które mają zrewolucjonizować system obiegu urzędowych informacji w naszym kraju.

Co ciekawe, doręczenia elektroniczne funkcjonują już w pewnych aspektach, choć w praktyce nie obejmują one zbyt dużej liczby spraw.

Doręczenia elektroniczne w postępowaniu sądowym

Procedura sądowa wymaga bezwzględnego przestrzegania obowiązujących terminów. Jeśli strona lub sąd spóźnią się z dokonaniem określonej czynności, ta będzie zazwyczaj uznawana za nieskuteczną lub nieważną.

Zachowanie terminów procesowych ma istotne znaczenie w przypadku, gdy strony lub uczestnicy danego postępowania nie zamieszkują w bliskiej okolicy sądu, który rozpatruje daną sprawę. W takiej sytuacji dokonanie czynności procesowej (polegające głównie na złożeniu określonego rodzaju pisma) jest uzależnione od skutecznego doręczenia.

Od 2016 r. w polskiej procedurze cywilnej pojawiła się możliwość doręczenia elektronicznego. Pamiętajmy jednak, że ten sposób przekazywania korespondencji sądowej nie jest dopuszczalny w każdej sprawie.Art. 1311 § 1–21 Kodeksu postępowania cywilnego
Sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. W przypadku braku takiego potwierdzenia doręczenie elektroniczne uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym.
Adresat, który dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, może zrezygnować z doręczenia elektronicznego”.
Obecnie e-doręczenia funkcjonują tylko w ramach elektronicznego postępowania upominawczego i tylko, gdy strona takiego postępowania nie zdecyduje się na skorzystanie z tradycyjnej formy doręczania pism sądowych. W praktyce dotyczy to wyłącznie spraw, które mogą być rozpatrywane w ramach elektronicznego postępowania upominawczego przez tzw. e-sąd w Lublinie.

W przypadku procedury karnej doręczenia elektroniczne nie funkcjonują w ogóle, choć od 2019 r. istnieje projekt zmian Kodeksu postępowania karnego, który ma wprowadzić taką możliwość wzorem przepisów zawartych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Doręczenia elektroniczne w postępowaniu administracyjnym

Zupełnie inaczej przedstawia się kwestia doręczeń w procedurze administracyjnej. To właśnie dzięki nowelizacji z początku 2020 r. już niedługo postępowanie administracyjne zyska nową możliwość komunikacji pomiędzy organami administracji publicznej a obywatelami.

W lutym 2020 r. rząd przyjął projekt nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego, który zrównuje prawnie e-doręczenie z wysłaniem listu poleconego lub doręczeniem osobistym. Innymi słowy, jeszcze w tym roku należy spodziewać się, że pisma wysyłane przez urzędy drogą elektroniczną, będą miały taką samą skuteczność, jak te dostarczane w tradycyjny (papierowy) sposób.

Operatorem, który będzie zajmował się techniczną stroną e-doręczeń, będzie Poczta Polska. Według nowelizacji potrwa to do końca 2025 roku. Do tego czasu doręczenia elektroniczne będą opcją dodatkową – strona postępowania będzie mogła zadecydować, czy chce korzystać z tradycyjnej formy komunikacji z organem administracji publicznej, czy też odpowiadać jej będzie nowy sposób doręczeń.

Doręczenia elektroniczne – zasady działania

Administracyjne doręczenia elektroniczne będą działać na podobnej zasadzie jak e-doręczenia obowiązujące w procedurze cywilnej.

Wśród zmian w omawianym zakresie warto wskazać te najważniejsze:

  • każdy podmiot publiczny zyska oficjalny adres do doręczeń elektronicznych – będzie on powszechnie dostępny;
  • zostanie stworzony specjalny rejestr publiczny obejmujący kompleksową bazę adresów elektronicznych wszystkich organów administracyjnych w Polsce, a także adresy zamieszkania podmiotów prywatnych, które zdecydują się korzystać z e-doręczeń;
  • e-doręczenie będzie działać na podstawie usług świadczonych przez Pocztę Polską oraz dostawców prywatnych (komercyjnych) – prymat poczty będzie trwał w tym zakresie do 2025 roku;
  • planowane jest wprowadzenie tzw. usługi hybrydowej, która połączy doręczenia elektroniczne z tradycyjną formą przesyłania informacji pomiędzy organami administracji publicznej a stronami toczącego się postępowania. W praktyce ta forma usługi będzie polegała na wysyłaniu pism urzędowych drogą elektroniczną i odbieraniu ich w zwykłej tradycyjnej formie pisemnej z urzędu danego operatora (forma hybrydowa jest więc przeznaczona dla osób, które nie chcą lub nie mogą korzystać z doręczenia elektronicznego w pełnym wymiarze);
  • skróceniu ulegnie czas obiegu dokumentacji administracyjnej oraz wprowadzone zostaną dowody nadania oraz odbioru przesyłek elektronicznych (będą one generowane automatycznie przez system).

E-doręczenia zastąpią ePUAP?

Coraz częściej mówi się, że doręczenia elektroniczne zastąpią obecnie funkcjonujący system ePUAP, który nie posiada zbyt wielu zwolenników (posiada wiele ograniczeń, jest nieczytelny, a rejestracja wymaga przejścia przez zbyt uciążliwą procedurę).

Zaletą e-doręczeń ma być oszczędność pieniędzy – nowy system jest dużo tańszy od ePUAP. Co ciekawe, założenie skrzynki nadawczej oraz korzystanie z nowych doręczeń elektronicznych będzie zwolnione z jakichkolwiek opłat – zniknie więc konieczność zakupu kopert i znaczków pocztowych. Szacunkowo zmniejszą się także kolejki w urzędach, a sprawy będą załatwiane dużo szybciej.

Kolejną korzyścią nowego systemu ma być pewność prowadzonej korespondencji – treść pisma administracyjnego nie będzie naruszana i trafi bezpośrednio od nadawcy do adresata. Dodatkowo tożsamość nadawcy będzie znana od samego początku i w zasadzie nie będzie jej można podrobić.

Kto będzie korzystał z e-doręczeń?

Nowelizacja przewiduje, że doręczenia elektroniczne będą obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych. W praktyce oznacza to, że każdy urząd administracji publicznej w Polsce zostanie zobligowany do posiadania własnej skrzynki elektronicznej.

W przypadku podmiotów niepublicznych będzie natomiast istniała dowolność posiadania konta umożliwiającego korzystanie z e-doręczeń. Warto jednak wspomnieć, że część prywatnych podmiotów ma zostać zobowiązana do korzystania z tej formy komunikacji – nie wiemy jednak, o jaką grupę tu dokładnie chodzi.

Doręczenia elektroniczne – innowacja w Polskiej administracji

E-doręczenia mają być rewolucją w polskim systemie administracji publicznej. Sprawy mają być załatwiane szybciej i bez większych problemów. System zacznie działać najprawdopodobniej jeszcze w tym roku (najpóźniej na początku 2021 r.). Nie zastąpi on jednak tradycyjnej formy komunikacji z urzędami (osobistej lub listownej).