W przepisach art. 87–91 Kodeksu pracy (kp) wprowadzono ograniczenia dotyczące dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Jednym z nich jest ustalenie kwot wolnych od potrąceń. Pracownik ma zagwarantowaną kwotę, która pozostaje w jego dyspozycji. Problematyczna staje się jednak kwestia, gdy są dwie wypłaty w miesiącu a kwota wolna od potrąceń musi zostać zachowana – czy należy ją stosować do każdej wypłaty osobno, czy tylko raz do sumy wynagrodzeń?
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę
Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.
Potrąceń dokonuje się w wyżej podanej kolejności (art. 87 § 1 i 2 kp). Są to potrącenia obowiązkowe, a pracodawca dokonuje ich bez konieczności uzyskania zgody pracownika. Należności inne niż wyżej wymienione mogą być potrącane tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 kp).
Granice potrąceń
Jednym z rozwiązań przewidzianych w przepisach Kodeksu pracy, służących ochronie wynagrodzenia za pracę w celu zapewnienia pracownikowi niezbędnych środków utrzymania, jest określenie granic potrąceń.
Potrącenia mogą być dokonywane:
w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości 3/5 wynagrodzenia;
w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Ponadto potrącenia:
sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi – nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a
łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – nie mogą przekraczać 3/5 wynagrodzenia.
Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108 kp: kara pieniężna za jedno przekroczenie i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sumy egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych i na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, oraz na pokrycie zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.
Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się też, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia (art. 87 § 3–8 kp).
Kwoty wolne od potrąceń
Kolejnym rozwiązaniem kodeksowym służącym ochronie wynagrodzenia za pracę są kwoty wolne od potrąceń.
Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania (dalej „minimalne wynagrodzenie za pracę”) – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
75% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
90% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 kp.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone wyżej ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 871 kp).
W przypadku potrąceń, których można dokonywać tylko za zgodą pracownika, wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
80% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu innych należności (art. 91 § 2 kp).
Dwie wypłaty w miesiącu a kwota wolna od potrąceń
W piśmie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 kwietnia 2013 roku, w którym przywołano opinię Państwowej Inspekcji Pracy (Głównego Inspektoratu Pracy) z 19 listopada 2012 roku (GNP-364/306-072-43-1/12), wskazano, że ochronie wynagrodzenia w zakresie potrąceń podlegają wszystkie składniki wynagrodzenia za pracę, stałe i dodatkowe, niezależnie od ich formy (gotówkowa lub w naturze) oraz częstotliwości wypłaty (miesięczne lub za okresy dłuższe). Zgodnie z art. 87 § 8 kp potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki. W takim wypadku ograniczenia w dokonywaniu potrąceń pod postacią granic i kwot wolnych od potrąceń mają zastosowanie do kwoty wynagrodzeń przypadających do wypłacenia w danym miesiącu.
W omawianym piśmie Ministerstwa zwrócono uwagę na to, że zgodnie ze wspomnianą opinią Głównego Inspektoratu Pracy, jeżeli w danym miesiącu następuje wypłata wynagrodzenia za pracę oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego (na podstawie przepisów Ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej), to oba te świadczenia należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia, stosując kwotę wolną od potrąceń zgodnie z art. 871 lub art. 91 § 2 kp.
Wobec powyższego, w świetle stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz opinii Głównego Inspektoratu Pracy, należy najpierw stwierdzić, że co do zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. W związku z tym, z taką samą częstotliwością dokonywane są potrącenia z wynagrodzenia. Nie jest jednak wykluczone dokonywanie wypłat częściej niż co miesiąc (art. 85 § 1 kp). W takich jednak wypadkach, przy dokonywaniu potrąceń – zarówno niewymagających zgody pracownika, jak i uzależnionych od takiej zgody – pracodawca powinien zastosować kwotę wolną od potrąceń jeden raz, w odniesieniu do sumy wszystkich składników wynagrodzenia wypłaconych w danym miesiącu, a nie w odniesieniu do każdej wypłaty z osobna.
Przykład 1.
W czerwcu 2025 roku pracownik otrzymał dwie wypłaty wynagrodzenia za pracę: 16 czerwca wypłacono mu nagrodę jubileuszową, a 27 czerwca – wynagrodzenie zasadnicze. W związku z zajęciem wynagrodzenia za pracę pracodawca dokonuje co miesiąc potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych. Kwotę wolną od potrąceń równą w tym przypadku minimalnemu wynagrodzeniu za pracę należy zastosować w czerwcu jeden raz – do sumy nagrody jubileuszowej i wynagrodzenia zasadniczego.
Jak wynika z powyższego, bez względu na to, ile wypłat w danym miesiącu pracownik otrzymuje, kwotę wolną od potrąceń stosuje się raz w miesiącu, w odniesieniu do sumy wypłacanych składników wynagrodzenia.
