Poradnik Przedsiębiorcy

Działalność bez rejestracji czyli przychody i koszty w firmie

Nowym rozwiązaniem dla osób chcących prowadzić własną firmę jest działalność bez rejestracji. Nie trzeba jej rejestrować w CEIDG, oraz opłacać składek ZUS, a zatem każdy początkujący przedsiębiorca może skorzystać z tej możliwości. Należy jednak pamiętać, że konieczne jest spełnienie kilku warunków. Przeczytaj jak w praktyce wygląda prowadzenie działalności bez rejestracji.

Działalność bez rejestracji

Od 30 kwietnia 2018 roku możliwe jest prowadzenie firmy bez rejestracji. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej, nie stanowi działalności gospodarczej. Aktualnie minimalna pensja krajowa wynosi 2100 zł brutto, a zatem limit przychodów które pozwalają prowadzić działalność bez rejestracji to 1050 zł miesięcznie.Limit 1050 zł odnosi się do osiąganych przychodów. Nie należy mylić tego pojęcia z dochodem (przychody minus koszty).

Jak rozliczać przychody w działalności bez rejestracji?

Niestety, wprowadzone przepisy wiele ważnych kwestii dotyczących rozliczeń niezarejestrowanej działalności pozostawiają bez odpowiedzi. Przykładem może być sposób rozliczenia przychodów z tej działalności.

Pojawia się zatem pytanie, czy prowadząc działalność bez rejestracji można dokumentować sprzedaż na podstawie faktur? Nie ma przeciwwskazań, aby nabywcy naszych towarów czy usług otrzymali fakturę jako potwierdzenie dokonanej transakcji.

Faktura powinna zawierać następujące informacje:

  • datę jej wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Drugą opcją jest prowadzenie ewidencji sprzedaży mającej zastosowanie w przypadku, gdy nasi odbiorcy nie potrzebują faktur dokumentujących nabycie danych towarów bądź usług. Ewidencja sprzedaży ma wówczas charakter dowodowy, stanowi potwierdzenie uzyskiwania przychodów nieprzekraczających 1050 zł w skali miesiąca.

W ewidencji sprzedaży należy zawrzeć następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,
  • datę uzyskania przychodu,
  • kwotę tego przychodu.

Dodatkowo trzeba ponumerować karty ewidencji sprzedaży i ją zbroszurować.Przykładowy wzór ewidencji sprzedaży bezrachunkowej wraz z omówieniem w artykule: Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - wzór z omówieniem.

Koszty uzyskania przychodów a działalność bez rejestracji

Koszty uzyskania przychodów to bardzo ważny aspekt przy prowadzeniu biznesu, ponieważ w przypadku stosowania zasad ogólnych lub podatku liniowego przychód pomniejszają koszty jego uzyskania. W ten sposób otrzymujemy dochód stanowiący podstawę do obliczenia podatku dochodowego. Jak widzimy, im wyższe są koszty uzyskania przychodów, tym podatek do zapłaty jest niższy.

Podobnie jak w przypadku rozliczenia przychodów z działalności bez rejestracji, również sposób rozliczenia kosztów nie został uregulowany w przepisach. Jak zatem należy rozliczyć osiągane przychody prowadząc działalność bez rejestracji? Z uwagi na brak przepisów zakazujących rozliczania kosztów uzyskania przychodów w działalności bez rejestracji, należy odnieść się do uregulowań ogólnych. Oznacza to, że dany wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, o ile spełnia warunki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Dodatkowo poza kryterium wystąpienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy określonymi wydatkami a przychodami uzyskiwanymi w ramach nieewidencjonowanej działalności konieczne jest odpowiednie udokumentowanie kosztu. Osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek dokumentować swoje wydatki zgodnie z rozporządzeniem z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z par. 12 ust. 3  Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W związku z brakiem innych uregulowań prawnych, które miałyby zastosowanie wyłącznie do działalności bez rejestracji, sposób dokumentacji wydatków powinien być analogiczny, jak przy prowadzeniu firmy zgłoszonej do CEIDG. Z uwagi na to, że osoba prowadząca działalność bez rejestracji nie ma ustalonej nazwy firmy czy NIP-u, na fakturze w polu „nabywca” powinny znaleźć się następujące dane:

  • imię i nazwisko,
  • adres.

Koszty uzyskania przychodów w nieewidencjonowanej działalności są rozliczane po zakończeniu roku w zeznaniu rocznym (PIT-36). Przychody i koszty ich uzyskania z takiej działalności należy ująć w innych źródłach.