Poradnik Przedsiębiorcy

Mała księgowość - kto może z niej skorzystać?

Mała księgowość online to nic innego jak forma księgowości uproszczonej, którą mają obowiązek prowadzić mikro i mali przedsiębiorcy. Ze względu na jej charakter opiera się ona na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów zryczałtowanego podatku dochodowego, oraz rejestrów VAT.

Dla kogo mała księgowość?

Mała księgowość czyli uproszczona jest formą księgowości z której mogą skorzystać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych. Co ważne podmioty te mogą korzystać z formy uproszczonej księgowości w przypadku gdy przychody z działalności nie przekroczą 2 000 000 euro w poprzednim roku działalności.

Mała księgowość - limity w 2018 roku

Przy wyliczaniu limitu, po przekroczeniu którego przedsiębiorca powinien przejść na księgi rachunkowe, bierze się pod uwagę średni kurs euro ustalony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedzającego dany rok. Limit w roku 2017 przychodów wynosił 8 595 200 zł, tj. 2 000 000 euro × 4,2976 zł/euro (kurs średni NBP z 3 października 2016 r. - tabela nr 191/A/NBP/2016).
Limit w roku 2018 przychodów wynosi 8 627 400 zł, tj. 2 000 000 euro × 4,3137 zł/euro (kurs średni NBP z 2 października 2017 r. - tabela nr 190/A/NBP/2017).

Mała księgowość - jakie oprogramowanie wybrać

Na rynku jest wiele różnych rozwiązań, które umożliwiają samodzielne prowadzenie małej księgowości. Każde z nich zawiera minimum elektroniczną książkę przychodów i rozchodów, rejestry VAT. Umożliwia sporządzenie deklaracji podatkowych, wygenerowania pliku JPK_VAT i wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy. 

Mała księgowość a dodatkowe funkcje

Na tym jednak obowiązki księgowe się nie kończą. Przedsiębiorca wybierając oprogramowanie, powinien patrzeć perspektywicznie i zadać sobie pytania:

  • Co w przypadku gdy zakupi środek trwały? Czy system który chce wybrać posiada ewidencję środków trwałych?
  • Czy system umożliwia mu prawidłowe rozliczanie samochodu? 
  • Czy daje możliwość w prosty sposób rozliczyć zagraniczne faktury wystawione w euro? 

Mała księgowość a bezpieczeństwo prawne - aktualizacje

Biorąc pod uwagę że system wybiera się na lata, kolejną kwestią przy jego wyborze jest zapewnienie przez producenta stałego aktualizowania jego funkcji by był zgodny z aktualnie obowiązującym prawem. Przykłady takich zmian w ostatnich latach które wymusiły przebudowę oprogramowania to:

  • Wprowadzenie obowiązku przesyłania co miesiąc plików JPK_VAT
  • Wprowadzenie nowych struktur plików JPK i udostępnianie ich organom skarbowym na żądanie
  • Wprowadzenie rozbitych płatności split payment

Te i wiele innych drobnych zmian prawnych wymaga stałego rozwoju systemów księgowych. Czy dostawca je gwarantuje? Jak tak to ile kosztuje każda aktualizacja programu?

Mała księgowość a bezpieczeństwo danych osobowych

W ostatnim okresie bardzo dużo mówiono w mediach o RODO, ograniczono jednak dyskusję do spraw dotyczących prawa do przetwarzania danych jednych podmiotów przez drugich. Kompletnie pominięto temat dotyczący samego zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych w formie elektronicznej. Chodzi o zapisywanie i przechowywanie danych na urządzeniach elektronicznych typu, komputer, tablet, smartfon. 

Podmiot przetwarzający dane osobowe ma obowiązek zapewnić ich bezpieczeństwo nie tylko w zakresie wycieku i przetwarzania przez osoby nieuprawnione.
Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych dotyczy również ochrony przed ich zniszczeniem!

Z tego powodu każdy podmiot przetwarzający dane osobowe w formie elektronicznej ma obowiązek wprowadzenia polityki bezpieczeństwa w tym zakresie, w skład której wchodzą między innymi: 

  • Zabezpieczenie pomieszczeń i urządzeń elektronicznych gdzie przetwarzane są dane przed dostępem osób nieupoważnionych
  • Wprowadzenie zasad tworzenia kopii zapasowych systemów gdzie przetwarzane są dane osobowe oraz okresowe sprawdzania prawidłowości tworzonych kopii

Możesz tego uniknąć, wybierając system gdzie dane przetwarzane i zapisywane są w chmurze.

Oficjalne stanowisko byłego już GIODO (interpretacja się nie zmieniła) W przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są w chmurze, miejscem ich przetwarzania jest serwerownia wskazana przez dostawcę rozwiązania chmurowego.

Mała księgowość a usługi cloud computing

Decydując się na prowadzenie małej księgowości online przedsiębiorcy mogą skorzystać z wielu odstępnych na rynku oprogramowań. Kompleksowym narzędziem przeznaczonym do samodzielnego prowadzenia księgowości uproszczonej jest system wfirma.pl. Jedną z zalet systemu jest jej funkcjonowanie "w chmurze". Oznacza to że nie jest wymagana instalacja dodatkowego oprogramowania na komputerze lokalnym.

Co więcej, użytkownik nie musi posiadać zaawansowanego sprzętu ponieważ w przypadku usług cloud computing wystarczy urządzenie z przeglądarką internetową i połączenie z siecią.

Mała księgowość a księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe

Nie każdy przedsiębiorca powinien porywać się na samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy. Oczywiście zdecydowana większość osób samozatrudnionych nie będzie miała z tym żadnych problemów. Zwłaszcza że mała księgowość online gwarantuje w przypadku trudniejszych sytuacji możliwość konsultacji z ekspertem księgowym.

Są jednak sytuacje gdy warto zastanowić się nad powierzeniem księgowości licencjonowanym biurom rachunkowym. Dotyczy to rodzajów działalności obarczonych wysokim ryzykiem wiązanym z niejasnymi kwestiami natury prawno podatkowej. 

Mała księgowość online - Ile kosztuje?

W zależności od stopnia zaawansowania oprogramowania, ceny mogą kształtować się  pomiędzy 33 PLN netto za miesiąc do 70 PLN netto za miesiąc. Wszystko jest zależne od potrzeb przedsiębiorcy. 

Należy pamiętać że to jedyny koszt jaki ponosimy, nie ma ukrytych kosztów związanych z dopłatami za aktualizację systemu. Oprogramowanie nie wymusza wraz z jego rozwojem do stałego ulepszania wydajności sprzętu komputerowego. 

Dodatkową zaletą jest to że gdy zawieszamy działalność lub ją likwidujemy, przestajemy płacić a dostawca usługi zobowiązuje się przechowywać dane przez okres kolejnych 5 lat. Zgodnie z wymogami ordynacji podatkowej.

Mała księgowość a księga przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, rozliczają podatek uzależniony od wysokości poniesionych dochodów. Mogą oni opłacać go w formie liniowej (w wysokości 19%) lub na zasadach ogólnych (18% lub 32% w zależności od osiągniętego w danym roku podatkowym dochodu).

Należy pamiętać, że KPiR powinna zostać założona na dzień prowadzenia działalności gospodarczej (lub na 1 stycznia danego roku podatkowego). Może być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W przypadku elektronicznej formy prowadzenia KPiR należy sporządzać wydruk komputerowy za poprzedni miesiąc w terminie do 20. dnia miesiąca. 

Koszty mogą być ujmowane na podstawie jednej z dwóch przyjętych metod: memoriałowej lub uproszczonej. Według memoriałowej metody rozliczania kosztów należy podzielić je na te bezpośrednio związane z przychodem osiągniętym w danym roku podatkowym oraz na koszty pośrednie. Te drugie obejmujące dwa lata podatkowe należy podzielić proporcjonalnie na lata których dotyczą. W przypadku metody uproszczonej koszt wykazuje się w dacie jego poniesienia.

W systemie wfirma.pl księga przychodów i rozchodów znajduje się w zakładce: EWIDENCJE » KPiR. Z górnego menu użytkownik może pobrać plik JPK_PKPiR lub wydrukować KPiR, podsumowanie KPiR, bilans.

mała księgowość

Mała księgowość a ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych stanowi formę opłacania podatku, na podstawie której podatek wylicza się jedynie od osiągniętych w danym okresie rozliczeniowym przychodów. Koszty w tej sytuacji nie są rozliczane. Z ryczałtu jednak nie mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w zakresie m.in:

  • prowadzenia aptek, lombardów czy kantorów,

  • wolnych zawodów (z wyjątkiem zawodu lekarza wszystkich specjalności, tech­nika dentystycznego, felczera, położnej, pielęgniarki, tłuma­cza oraz nauczyciela w zakre­sie świadczenia usług edu­kacyjnych, polegających na udzielaniu lekcji na godziny),

  • wytwarzania wyrobów opodatko­wanych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elek­trycznej z odnawialnych źró­deł energii),

  • działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Wysokość stawki ryczałtu uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieje pięć stawek ryczałtu: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%.

W celu wygenerowania Ewidencji Przychodu lub pliku JPK_EWP w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » EWIDENCJA PRZYCHODU.

mała księgowość 

Mała księgowość a inne ewidencje księgowe

Księgowość uproszczona pomimo swojej nazwy wymaga prowadzenia szeregu dodatkowych ewidencji. Jest to jednak uzależnione od wybranej formy opodatkowania i rodzaju działalności.

Mała księgowość a Ewidencja środków trwałych i WNIP

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą KPiR w niektórych przypadkach dodatkowo są zobowiązani do prowadzenia wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środkiem trwałym jest składnik majątku kompletny i zdatny do użytku, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, którego wartość początkowa przekracza 10.000 zł. Składniki o wartości nieprzekraczającej kwoty 10.000 zł mogą zostać ujęte bezpośrednio w kosztach podatkowych (w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki).

Jednakże nie wszystkie środki trwałe podlegają amortyzacji. Dotyczy to m.in:

  • gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

  • dzieł sztuki i eksponatów muzealnych,

  • składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.

Dodatkowo dla prawidłowego ujęcia składnika w ewidencji środków ważne jest ustalenie jego wartości początkowej. Ujęcia w ewidencji dokonuje się na podstawie dokumentów stwierdzających wartość początkową środka trwałego. Ewidencja środków trwałych powinna zawierać takie elementy jak:

  • liczba porządkowa,

  • data nabycia,

  • data przyjęcia do używania,

  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

  • wartość początkową,

  • stawka amortyzacyjna,

  • kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

  • zaktualizowana wartość początkową,

  • zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,

  • wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową,

  • data likwidacji oraz jej przyczyna albo data zbycia.

Prowadzona w systemie wfirma.pl ewidencja środków trwałych dostępna jest w zakładce: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE. Użytkownik ma możliwość dodatkowo wydrukowanie zestawienia środków trwałych, plan amortyzacji (który tworzony jest automatycznie) jak również wykaz miesięcznej amortyzacji.

mała księgowość

Mała księgowość a ewidencja wyposażenia

Natomiast w ewidencji wyposażenia ujmuje się składniki majątku, których wartość początkowa przekracza kwotę 1500 zł, a planowany okres użytkowania nie przekracza roku. Nie ma określonych wzorów ewidencji wyposażenia (tak jak ewidencji środków trwałych). Ważne jest jednak, aby zawierała następujące elementy:

  • numer kolejny wpisu,

  • datę nabycia,

  • numer faktury lub rachunku,

  • nazwę wyposażenia,

  • cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

  • datę likwidacji/ sprzedaży/ darowizny,

  • przyczynę likwidacji.

W systemie wfirma.pl użytkownik ma możliwość prowadzenia ewidencji wyposażenia, która znajduje się w zakładce: EWIDENCJE » WYPOSAŻENIE. Z tego poziomu możliwe jest wydrukowanie zestawienia składników wyposażenia firmy jak również jego likwidacja oraz sprzedaż

mała księgowość

Mała księgowość a rejestry VAT

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT zobowiązani są również do prowadzenia rejestru VAT zakupu oraz sprzedaży. Na tej podstawie ustalają wysokość zobowiązania z tytułu podatku VAT oraz sporządzają deklaracje rozliczeniowe (VAT-7 lub VAT-7K). Takie rejestry powinny przede wszystkim zawierać dane kontrahenta oraz dane liczbowe dotyczące podstawy opodatkowania, stawek oraz kwot podatku VAT.Od 1 stycznia 2018 roku wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek comiesięcznej wysyłki pliku JPK_VAT

Czynni podatnicy VAT mogą prowadzić w systemie wfirma.pl rejestr VAT sprzedaży oraz rejestr VAT zakupów. Dodatkowo, platforma posiada funkcję integratora JPK VAT dzięki któremu możliwe jest zaimportowanie faktur sprzedaży co pozwala na zwiększenie efektywności pracy w przypadku posiadania zewnętrznego systemu do fakturowania. Co ważne, faktury wystawiane w systemie wfirma.pl ujmowane są w ewidencjach automatycznie.

mała księgowość

Mała księgowość a ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Czynni podatnicy VAT mogą odliczać 100% podatku od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym (te najczęściej wykorzystywane są przez przedsiębiorców). Jednakże muszą spełnić z tego tytułu dodatkowe obowiązki, aby udowodnić, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Powinni przede wszystkim prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT, która powinna zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • stan licznika przebiegu pojazdu w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, a także na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • wpis osoby kierującej pojazdem, poświadczony podpisem podatnika, w przypadku gdy nie jest on kierowcą. Wpis powinien zawierać:
    - kolejny numer wpisu,
    - datę i cel wyjazdu,
    - określenie trasy (miejsce początkowe i docelowe),
    - liczbę przejechanych kilometrów,
    - imię i nazwisko oraz podpis kierowcy,

  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia ewidencji.

Konieczne jest również spełnienie innych warunków, jak zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz stworzenie regulaminu wykorzystywania pojazdu w firmie. W przeciwnym wypadku przedsiębiorcy będzie przysługiwało częściowe odliczenie VAT od wydatków związanych z pojazdem (50%).

Mała księgowość a ewidencja przebiegu pojazdu dla celów PIT

Kilometrówka dla celów PIT wprowadzona jest najczęściej w sytuacji, gdy przedsiębiorca wykorzystuje w działalności prywatny samochód osobowy. W myśl przepisów podatkowych taka ewidencja powinna zawierać:

  • dane kierowcy,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • numer porządkowy kolejnego wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę przejechanych kilometrów,

  • stawkę za kilometr przebiegu,

  • kwotę wyliczoną na podstawie stawki za kilometr,

  • podpis i dane podatnika.

Kwota wynikająca z kilometrówki PIT wyznacza limit możliwych do ujęcia w kosztach wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem na dany miesiąc. Stawki za 1 km wynoszą odpowiednio:

  • 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,

  • 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

  • 0,2302 zł dla motocykla,

  • 0,1382 zł dla motoroweru.

Mała księgowość online - wfirma.pl umożliwia prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zarówno dla celów VAT jak i dla celów podatku dochodowego. W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KILOMETRÓWKA. Aby usprawnić pracę przedsiębiorców decydujących się na samodzielne prowadzenie małej księgowości online, po dodaniu wpisów w kilometrówce podatnik ma możliwość jednoczesnego wygenerowania obu rodzajów kilometrówki. System automatycznie oblicza limit do wysokości którego wydatki związane z pojazdem zostają ujęte w KPiR.mała księgowość