Poradnik Przedsiębiorcy

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - co należy o niej wiedzieć?

Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnego biznesu. Zakładając firmę, często decydują się przeznaczyć na jej siedzibę własne mieszkanie czy dom. Oczywiście spowodowane jest to tym, że zmniejszają się koszty związane z wynajmem biura. Co do zasady jeśli podatnik dla podatnika najlepszą opcją będzie działalność gospodarcza w mieszkaniu i chce on część kosztów związanych z czynszem, energią zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, powinien wyodrębnić jakąś część mieszkania bądź domu przeznaczoną na działalność. Odliczenia dokonuje proporcjonalnie - najczęściej w taki sposób rozdziela się koszty prywatne od firmowych.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - ustalenie współczynnika

Przedsiębiorca, zakładając działalność gospodarczą i wybierając jako siedzibę firmy własne mieszkanie lub dom, musi zgłosić to miejsce na formularzu CEIDG-1. Wiadome jest, że w przypadku działalności gospodarczej w mieszkaniu/domu nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu całości opłat. Przepisy nie precyzują dokładnie, jak należy rozliczać takie koszty. Przedsiębiorca powinien wydzielić jakąś część mieszkania/domu np. jeden pokój, który będzie stanowił biuro firmowe. Należy również wydzielić jego metraż.

Przyjęło się stosowanie współczynnika, który jest obliczany na podstawie udziału metrażu powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w całości lokalu. Współczynnik ustala się procentowo.

Rozliczenie opłat a prowadzenie działalności w mieszkaniu 

Prowadząc działalność w mieszkaniu, przedsiębiorca po ustaleniu współczynnika w jakim stopniu jest ono wykorzystywane do działalności może zaliczyć część wydatków związanych z jego utrzymaniem do kosztów uzyskania przychodów. Do wydatków tych można zaliczyć opłaty za:

  • czynsz,

  • media (wodę, ścieki, wywóz nieczystości),

  • energię elektryczną,

  • telefon i internet.

Ustalenie kosztów czynszu za pomocą współczynnika nie budzi żadnych wątpliwości i jest uznawane za prawidłowe. To rozliczanie opłat za media czy energię elektryczną może budzić większe wątpliwości. Związane jest to z mniejszym stopniem  wykorzystania mediów czy zużycia energii w działalności niż prywatnie. Przykładowo, czy komputer, drukarka lub inny sprzęt wykorzystywany w działalności zużywa tyle samo energii co sprzęt gospodarstwa domowego? Można to rozwiązać, instalując dodatkowe liczniki, które umożliwią rozgraniczenie wydatków na te prywatne i związane z działalnością. Jeśli nie chcemy instalować liczników, można sporządzać dodatkowe notatki, z których wynika jaka część tych opłat przypada na działalność, aby w razie kontroli z urzędu skarbowego wydatki jakie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z działalności, nie zostały zakwestionowane.

Jeśli chodzi o rozliczenie wydatków związanych z używaniem prywatnego telefonu i internetu w działalności gospodarczej można je ujmować w kosztach na podstawie bilingów. W przypadku telefonu abonament nie będzie kosztem, tylko rozmowy wykonywane służbowo. Oczywiście można założyć osobne umowy na internet i usługi telekomunikacyjne wówczas całość rachunków będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - odsetki od kredytu hipotecznego

Często się zdarza, że na zakup mieszkania, w którym również jest prowadzona działalność, przedsiębiorca zaciągnął kredyt. W przypadku gdy podatnik chciałaby ujmować w kosztach uzyskania przychodów odsetki od tego kredytu, należy wprowadzić mieszkanie do ewidencji środków trwałych, ale tylko tę część przeznaczoną na działalność.

Wówczas odsetki od takiego kredytu można zaliczać do kosztów działalności, w części, w jakiej przypadają na powierzchnię wykorzystywaną na działalność gospodarczą (np. ustaloną za pomocą współczynnika).

Jak wynika z ustawy o podatku dochodowym, a dokładnie z art. 22a, amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budynki, budowle i lokale będące odrębną własnością, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.

Za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się:

  • w razie nabycia w drodze kupna - cenę ich nabycia,

  • w razie częściowo odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia powiększoną o wartość przychodu

  • w razie wytworzenia we własnym zakresie - koszt wytworzenia,

  • w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób - wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

Przedsiębiorca musi wydzielić część mieszkania, która przeznaczona jest na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, wtedy może stanowić środek trwały firmy, a co za tym idzie, podlegać amortyzacji. Co do zasady lokal mieszkalny należy amortyzować ze stawką 1,5%, ale można również zastosować metodę przyśpieszoną amortyzacji lokalu mieszkalnego.

Należy pamiętać, że odsetki naliczone do dnia wprowadzenia mieszkania do ewidencji środków trwałych powiększają jego wartość początkową i stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne. Natomiast, gdy mieszkanie będzie już amortyzowane do kosztów działalności, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie odsetki od kredytów, które zostały zapłacone.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - koszty remontu

Jeśli w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność, przedsiębiorca zamierza dokonać zmian, należy się dokładnie zastanowić, czy będzie to remont czy modernizacja. Od poprawnego zdefiniowania dokonywanych zmian zależy jak ujmować koszty związane z tymi wydatkami.

Za remont  należy uznać wszystkie nakłady związane z podtrzymaniem bądź odtworzeniem wartości użytkowej, poprzez np. naprawę lub wymianę zużytych elementów, o ile nie zmienia to charakteru oraz funkcji, czy malowanie ścian. Takie wydatki można zaliczyć bezpośrednio w koszty na podstawie otrzymanych faktur, jeśli remontowane jest wyłącznie pomieszczenie, w którym wykonuje się działalność gospodarczą. W przeciwnym wypadku należy wskazać na fakturach dotyczących usługi remontowej i zakupu materiałów remontowych, które wydatki proporcjonalnie przypadają na pomieszczenie, gdzie wykonywana jest działalność gospodarcza i tylko je zaliczyć do kosztów.

Natomiast za modernizację mieszkania należy uznać jego ulepszenie polegające na unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech bądź przystosowaniu danego środka trwałego w celu zmiany jego przeznaczenia i pełnionej funkcji. Efektem ulepszenia jest zwiększenie wartości użytkowej składnika majątku. W związku z tym jeśli suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację przekroczy 3500 zł w danym roku podatkowym, wówczas gdy mieszkanie jest środkiem trwałym, należy potraktować te zmiany jako ulepszenie mieszkania, a ich zaliczenie do kosztów nastąpi na podstawie odpisów amortyzacyjnych.

Jeśli więc przedsiębiorca planuje modernizację części mieszkania przypadającej na działalność, należy je zaliczyć do środków trwałych firmy i amortyzować. Takich wydatków nie można zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

Obowiązki przedsiębiorcy a prowadzenie firmy w mieszkaniu

Oprócz korzyści jakie płyną z prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu, przedsiębiorca musi się liczyć z obowiązkami jakie musi spełnić, m.in.:

  • zgłoszenie lokalu (do odpowiedniego urzędu gminy), co może się wiązać z koniecznością zapłaty większego podatku od nieruchomości, gdyż za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza występują wyższe stawki tego podatku;

  • w przypadku mieszkania spółdzielczo-własnościowego zgłoszenie do spółdzielni mieszkaniowej (za część przeznaczoną na firmę podwyższony zostanie czynsz);

  • jeżeli w posiadanym lokalu rozpoczyna się działalność o bardziej absorbującym charakterze niż praca biurowa lub wymagającą adaptacji lokalu do nowych potrzeb, należy wystąpić do starosty o zgodę na zmianę sposobu użytkowania nieruchomości;

  • gdy przedsiębiorca zatrudnia choćby jednego pracownika we własnym mieszkaniu czy domu, należy ten fakt zgłosić w starostwie.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - ewidencja kosztów w KPiR

Podatnik, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów powinien ewidencjonować koszty związane z wykorzystaniem mieszkania do działalności w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR do udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą może posłużyć dowód wewnętrzny, pod który powinien być dołączony dokument dotyczący całości opłat z wyliczeniem kwoty przypadającej na prowadzenie działalności w mieszkaniu. Dotyczy to sytuacji, gdy od tych wydatków nie przysługuje przedsiębiorcy odliczenie podatku VAT. W przeciwnym razie księgowań dokonuje na podstawie faktury VAT.