Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i obowiązek założenia profilu na PUE

Od kilku lat zwolnienia lekarskie wystawiane są wyłącznie w formie elektronicznej. Wgląd do nich jest możliwy jedynie po założeniu konta na platformie ZUS. Czy założenie profilu na PUE jest konieczne dla każdego? Co w przypadku, gdy przedsiębiorca nie będzie miał konta na tej platformie? Jakie korzyści przyniosły elektroniczne zwolnienia lekarskie? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie 

Już od stycznia 2016 r. lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie. Obecnie takie rozwiązanie stosowane jest już praktycznie na każdej wizycie. Ułatwia to pracę zarówno lekarzom, jak i pacjentom, którzy mają pewność, że ich zwolnienie dotrze na czas do pracodawcy i zostanie właściwie rozliczone podczas naliczania wynagrodzeń.

Zwolnienia lekarskie domyślnie są wystawiane jedynie w formie elektronicznej – aby lekarz wydrukował druk ZUS ZLA pacjent powinien o to poprosić.

Co ważne, wgląd do zwolnień pracowników, przedsiębiorcy oraz innych osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego możliwy jest wyłącznie po założeniu konta na platformie PUE. Jeśli pracodawca nie założy takiego konta, to ma obowiązek poinformować pisemnie o tym fakcie swoich pracowników. Powinno to nastąpić w pierwszym dniu, od którego zatrudnieni podlegają ubezpieczeniu chorobowemu. W takiej sytuacji pracownik powinien bowiem podczas wizyty poprosić lekarza o wydruk zwolnienia. Nawet ZLA wystawione elektronicznie na prośbę pacjenta lekarz może wydrukować z systemu, podpisać i przekazać w wersji papierowej.

Cel elektronizacji zwolnień lekarskich

Wprowadzenie takiego rozwiązania miało na celu przede wszystkim ułatwienie przepływu informacji. Nie zawsze chory pracownik mógł na czas dostarczyć zwolnienie lekarskie pracodawcy. To z kolei powodowało komplikacje podczas wyliczania płac, a następnie konieczność sporządzania korekt. W konsekwencji również sam zatrudniony mógł otrzymać obniżony zasiłek w związku z niedotrzymaniem terminu przekazania ZLA. Pracodawca, który otrzyma informację od pracownika o niezdolności do pracy, będzie widział zwolnienie na swoim profilu, co znacznie przyśpieszy dalszy proces rozliczenia.

Pracodawca powinien mieć na uwadze, że elektroniczne zwolnienie lekarskie może nie być dostępne na jego profilu od razu po wizycie pracownika u lekarza. Przetworzenie tego dokumentu może trwać nawet do jednego dnia. Na PUE ZUS dostępna jest opcja wysyłania powiadomień SMS lub e-mail w momencie, gdy na koncie pojawią się elektroniczne zwolnienia lekarskie.

Jakie dokumenty przekazujemy do ZUS, jeśli nie jesteśmy płatnikami zasiłku?

Mimo elektronizacji zwolnień samo wystawienie druku ZLA u lekarza i przesłanie go do ZUS nie spowoduje wypłaty zasiłku. Aby otrzymać świadczenie, w dalszym ciągu konieczne jest wystawianie dodatkowych dokumentów i przesyłanie ich do ZUS. Do tych dokumentów zalicza się na przykład:

  • zaświadczenie Z-3, Z-3a lub Z-3b w przypadku samego przedsiębiorcy;
  • wniosek Z-15a lub Z-15b;
  • kopię odpisu aktu urodzenia dziecka potwierdzona za zgodność z przedłożonym dokumentem przez płatnika;
  • wnioski o urlop macierzyński, rodzicielski czy ojcowski;
  • oświadczenie drugiego z rodziców o niepobieraniu świadczeń.

Dodatkowo należy pamiętać, że w przypadku kontynuacji zwolnienia lekarskiego, czyli gdy między kolejnymi zwolnieniami nie ma ani jednego dnia przerwy, samo wystawienie kolejnego druku ZLA nie jest jednoznaczne ze staraniem się o zasiłek za kolejny okres. Każdorazowo należy przesyłać do ZUS komplet dokumentów do zasiłku.

Założenie profilu na PUE ZUS

Aby mieć wgląd w elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników, konieczne jest założenie konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS http://www.zus.pl/pue. Jest to możliwe na kilka sposobów:

  • w terenowej jednostce ZUS, gdzie urzędnik potwierdzi tożsamość;
  • poprzez bankowość elektroniczną;
  • poprzez profil zaufany ePUAP;
  • gdy przedsiębiorca posiada bezpieczny podpis elektroniczny.

Co do zasady, pracodawcy zatrudniający co najmniej 5 pracowników zobligowani są przepisami do założenia profilu. Przedsiębiorcy, którzy nie dopełnili tego obowiązku, powinni zrobić to jak najszybciej. Wprawdzie aktualnie nie ma informacji na temat nakładania przez ZUS sankcji za brak konta płatnika na PUE, warto jednak mieć na uwadze, że brak profilu może spowodować wiele problemów nie tylko dla pracodawcy, lecz także pozostawia bez środków pracownika, który jest niezdolny do pracy.

Od jakiegoś czasu ZUS zastępuje tradycyjne (listowne) informowanie płatników o niektórych sprawach korespondencją właśnie poprzez portal PUE. Dobrze jest dlatego posiadać konto na tej platformie i zaznajamiać się z nią. Możliwe, że w najbliższym czasie stanie się ona jedyną formą kontaktu między płatnikami a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie w systemie wFirma.pl

Jednym z udogodnień dla pracodawcy jest możliwość importu zwolnień lekarskich bezpośrednio do systemów płacowych. Taką funkcję posiada system wFirma.pl. Po pobraniu zaświadczenia lekarskiego z PUE w formacie CSV wystarczy w zakładce KADRY » GRAFIK z górnego paska opcji wybrać IMPORT E-ZWOLNIEŃ.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie -

 

Po wybraniu pliku do eksportu nieobecność zostanie naniesiona na grafik pracownika.

 

Elektroniczne zwolnienia lekarskie -

Dokładną instrukcję można znaleźć w opracowaniu: Import e-zwolnień lekarskich z PUE ZUS.

Dobrze jest posiadać konto na PUE, aby mieć łatwiejszy i wygodniejszy dostęp do informacji dotyczących ubezpieczeń i rozliczeń pracowników czy samego przedsiębiorcy. Profil pozwoli również na oszczędność czasu i szybszy przepływ wiadomości między płatnikiem a ZUS.