Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i obowiązek założenia profilu na PUE

Od 1 grudnia 2018 roku zwolnienia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Wgląd do nich będzie możliwy jedynie po założeniu konta na platformie ZUS. Czy założenie profilu na PUE będzie konieczne dla każdego? Co w przypadku, gdy przedsiębiorca nie będzie miał konta? Jakie korzyści przyniosą elektroniczne zwolnienia lekarskie? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie – jak było dotychczas?

Już od stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie. Do tej pory jednak obowiązywało to na zasadzie dobrowolności. Nawet jeśli zwolnienie zostało wystawione elektronicznie, na prośbę pacjenta lekarz mógł wydrukować je z systemu, podpisać i przekazać w wersji papierowej. Od 1 grudnia 2018 roku takiej możliwości nie ma. Wgląd do L4 będzie dostępny wyłącznie na profilu.

Od 1 grudnia 2018 roku zwolnienia będą wystawiane wyłącznie elektronicznie – pracodawca nie może żądać od pracownika papierowej wersji ZLA, gdyż takowa nie będzie przez lekarza wydawana.

Co ma na celu elektronizacja zwolnień lekarskich?

Przede wszystkim wprowadzenie takiego rozwiązania ma na celu ułatwienie przepływu informacji. Nie zawsze bowiem chory pracownik mógł na czas dostarczyć zwolnienie lekarskie pracodawcy. Powodowało to komplikacje podczas wyliczania płac, a następnie konieczność sporządzania korekt. W konsekwencji również sam zatrudniony mógł otrzymać obniżony zasiłek w związku z niedotrzymaniem terminu przekazania ZLA. Pracodawca, który otrzyma informację od pracownika o niezdolności do pracy, będzie widział zwolnienie na swoim profilu, co znacznie przyśpieszy dalszy proces rozliczenia.

Kolejne udogodnienie dla pracodawcy to możliwość importu zwolnień lekarskich bezpośrednio do systemów płacowych. Taką funkcję posiada system wFirma.pl. Po dobraniu zaświadczenia lekarskiego z PUE w formacie CSV wystarczy w zakładce KADRY » GRAFIK z górnego paska opcji wybrać IMPORT E-ZWOLNIEŃ.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i obowiązek założenia profilu na PUE - musisz to wiedzieć!

Po wybraniu pliku do eksportu nieobecność zostanie naniesiona na grafik pracownika.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i obowiązek założenia profilu na PUE - musisz to wiedzieć!

Dokładną instrukcję można znaleźć w opracowaniu Import e-zwolnień lekarskich z PUE ZUS.

Kolejne ułatwienie to brak konieczności wysyłki zwolnienia do ZUS-u. Jednak w dalszym ciągu pracodawca będzie zobligowany do wysyłki zaświadczenia Z-3 w celu potwierdzenia, że pracownik chce starać się o zasiłek.

Na platformie PUE ZUS dostępna jest opcja wysyłania powiadomień SMS lub e-mail w momencie, gdy na koncie pojawią się elektroniczne zwolnienia lekarskie.

Założenie profilu na PUE ZUS

Aby móc otrzymywać zwolnienia lekarskie pracowników, konieczne jest założenie konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS http://www.zus.pl/pue. Jest to możliwe na kilka sposobów:

  1. w terenowej jednostce ZUS, gdzie urzędnik potwierdzi twoją tożsamość,

  2. poprzez bankowość elektroniczną,

  3. poprzez profil zaufany ePUAP,

  4. gdy przedsiębiorca posiada bezpieczny podpis elektroniczny.

Co do zasady pracodawcy zatrudniający co najmniej 5 pracowników zobligowani byli do założenia profilu 1 stycznia 2016 roku. Przedsiębiorcy, którzy nie dopełnili tego obowiązku, powinni zrobić to jak najszybciej. Aktualnie nie ma informacji na temat nakładania przez ZUS sankcji za brak konta płatnika na PUE. Warto jednak mieć na uwadze, że brak profilu może spowodować wiele problemów nie tylko dla pracodawcy, lecz także pozostawia bez środków pracownika, który jest niezdolny do pracy.