Od dłuższego czasu zaświadczenia lekarskie dotyczące czasowej niezdolności do pracy są wystawiane przez lekarzy wyłącznie w formie elektronicznej. Pracodawca ma do nich wgląd na platformie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W jaki sposób należy odbierać i przechowywać elektroniczne zwolnienia lekarskie?
Jak pracodawca odbiera elektroniczne zwolnienia lekarskie?
Pracodawca, który założył swój profil na PUE ZUS, ma możliwość odbierania zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej (e-ZLA). Elektroniczne zwolnienia lekarskie na PUE ZUS są dostępne w formie:
- dokumentów elektronicznych, które wystawia lekarz
- danych ze zwolnień.
Profil na PUE ZUS powinni posiadać płatnicy, którzy mają obowiązek przekazywać elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe. Przepisy nie przewidują jednak sankcji za niewypełnienie tego obowiązku. W sytuacji gdy nie utworzy się profilu na PUE ZUS, pracodawca musi – w formie pisemnej – poinformować swoich pracowników, w pierwszym dniu, w którym podlegają ubezpieczeniu chorobowemu, że powinni dostarczać wydruk zwolnienia.
Co istotne, profil jest zawsze zakładany dla osoby fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi założyć PUE na swoich przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi swojej firmy.
Dużym ułatwieniem dla pracodawców jest funkcja „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia”, która jest dostępna bezpośrednio pod danymi o e-ZLA. Jeśli się z niej skorzysta, system sam uzupełni odpowiednie dane o zaświadczeniu lekarskim w formularzu wniosku. Ponadto w przypadku gdy lekarz orzecznik wystawi „Zaświadczenie lekarskie wydane w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS” (ZUS ZLA/K), na profilu PUE ZUS będzie widoczna informacja o skorygowaniu zwolnienia. To z pewnością ułatwi komunikację z ZUS-em w zakresie kontroli zwolnień.
Gdzie będą przechowywane elektroniczne zwolnienia lekarskie?
Przyjmuje się, że płatnik składek nie musi i nie powinien drukować dokumentu elektronicznego e-ZLA. Elektroniczne zwolnienie lekarskie musi być przechowywane w oryginalnej postaci, z zachowaniem jej integralności. Można je zatem zapisać na dysku lub zewnętrznym nośniku, bo tylko taki dokument stanowi dowód potwierdzający czasową niezdolność do pracy. Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego przyjmuje się, że e-ZLA, zgodnie z komunikatem na stronie ZUS, należy zapisać na nośniku elektronicznym umożliwiającym odtworzenie tego dokumentu.
Okres przechowywania elektronicznych zwolnień lekarskich także nie został ujęty w przepisach i obecnie można się spotkać z dwoma różnymi opiniami w tej kwestii. ZUS twierdzi, że zwolnienia lekarskie powinny być przechowywane 10 lub 50 lat, tak jak dokumentacja płacowa pracownika. W opinii MRPiPS nie jest konieczne przechowywanie zwolnień lekarskich aż 10 lat, mimo że stanowią one dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Według ministerstwa okres przechowywania zwolnień lekarskich powinien być taki sam jak okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej i wynosić 5 lat. Istotna jest także informacja, że elektroniczne zwolnienia lekarskie, które trafiają do ZUS-u, są odpowiednio przetwarzane i archiwizowane w ich systemach, co daje nadzieję, że w przyszłości wyłącznie ZUS będzie zajmował się ich przechowywaniem.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie w systemie wFirma.pl
W niektórych systemach kadrowych istnieje możliwość importu zwolnień lekarskich, a dzięki temu szybszego i łatwiejszego wprowadzania nieobecności. Takie ułatwienie przygotował system wFirma.pl. Jeśli pracodawca ma utworzone konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, to po pobraniu wygenerowanego pliku w formacie CSV może on w zakładce KADRY » GRAFIK » po wybraniu opcji IMPORT E-ZWOLNIEŃ wprowadzić plik zawierający dane o zwolnieniu lekarskim. W taki sposób zostanie wczytana do systemu nieobecność pracownika.
Reasumując, zaświadczenie lekarskie e-ZLA lekarz przesyła na skrzynkę podawczą ZUS-u, który udostępnia je płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym na PUE ZUS. E-zaświadczenie lekarskie powinno być widoczne na profilu płatnika składek – bez ujawnienia numeru statystycznego choroby – oraz dla ubezpieczonego następnego dnia po jego otrzymaniu przez ZUS.
