Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne zwolnienia lekarskie pomocą dla pracodawców

Zwolnienia lekarskie, nazywane popularnie L4, od lat przyprawiały pracodawców o ból głowy. Pracownik, który z powodu czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą nie mógł stawić się w celu wykonywania swoich obowiązków zawodowych, musi dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w terminie 7 dni. Chory mógł uczynić to samodzielnie lub za pośrednictwem osoby trzeciej, możliwe było również przesłanie zwolnienia przesyłką pocztową. W praktyce ta regulacja wywoływała wiele wątpliwości. Dostarczenie pracodawcy zwolnienia lekarskiego jest nie tylko warunkiem uzyskania świadczeń przez pracownika, lecz także koniecznością do zapewnienia prawidłowej organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Od grudnia 2018 roku nastąpiła zmiana i obecnie obowiązują wyłącznie elektroniczne zwolnienia lekarskie.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie zastąpią papierowe

Od ponad dwóch lat lekarze mają możliwość wystawiania zwolnień w formie dokumentu elektronicznego. Od 1 grudnia 2018 r. tradycyjne papierowe zwolnienia lekarskie zostały obligatoryjnie zastąpione przez elektroniczne zwolnienia lekarskie. Od tej daty lekarze mogą wystawiać je wyłącznie w formie elektronicznej. W okresie do 30 listopada 2018 r. mogły być wystawiane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie są nie tylko rozwiązaniem korzystnym dla pacjentów i ich lekarzy, lecz także dla pracodawcy. Informację o wystawionym zwolnieniu lekarskim i – co za tym idzie – o nieobecności pracownika w pracy otrzyma on błyskawicznie.

Szybka informacja o zwolnieniu lekarskim pracownika

Procedura wystawienia zaświadczenia lekarskiego jest bardzo prosta. Lekarz ma obowiązek przekazania go elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po podpisaniu zaświadczenia za pomocą certyfikatu ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Następnie ZUS – nie później niż następnego dnia – przekazuje pracodawcy (płatnikowi składek) zwolnienie za pomocą Platformy Usług Elektronicznych.

Zwolnienie lekarskie zostanie przekazane do skrzynki odbiorczej na profilu płatnika, a także pojawi się w zakładce zatytułowanej „Zaświadczenia lekarskie”. Pracodawca będzie mógł pobrać plik zawierający zwolnienie i zapisać go na nośniku danych.

Pracodawca może otrzymać powiadomienia o wystawionych zwolnieniach w formie wiadomości SMS lub e-mail, jeśli wybierze odpowiednią opcję w ustawieniach swojego profilu. Co istotne, informacja przekazana pracodawcy nie zawiera numeru statystycznego choroby, na jaką cierpi pracownik.

Jeśli pracownik posiada profil w PUE ZUS, również on otrzyma wgląd w wystawione dla niego zwolnienie.

Pracodawca, który zatrudnia więcej niż 5 pracowników, ma obowiązek założenia konta na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku pracodawców zatrudniających mniej pracowników nie ma takiego obowiązku ustawowego, ale powinni oni to uczynić.

Pracodawca ma cztery różne możliwości założenia profilu na PUE ZUS. Wszystkie opcje wymagają zarejestrowania poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej ZUS-u, różnią się natomiast sposobem identyfikacji tożsamości właściciela konta:

  1. potwierdzenie swojej tożsamości osobiście w terminie 7 dni w dowolnej placówce ZUS;

  2. rejestracja na stronie internetowej ZUS za pomocą profilu zaufanego ePUAP;

  3. potwierdzenie swojej tożsamości za pomocą podpisu elektronicznego;

  4. potwierdzenie tożsamości z wykorzystaniem bankowości internetowej (uwaga: bank, w którym pracodawca posiada rachunek, musi oferować taką usługę).

Jeśli pracodawca nie posiada profilu w portalu, wówczas pracownik otrzyma wydrukowaną kopię wystawionego zwolnienia.

Co ważne, pracodawca nie musi przekazywać uzyskanego od pracownika dokumentu do ZUS-u, bowiem dysponuje on już zaświadczeniem w formie elektronicznej. Jeśli zasiłki pracownikom przedsiębiorcy wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, wówczas pracodawca ma obowiązek wystawienia zaświadczenia na formularzu Z-3 i przekazania go do ZUS-u, przy czym przekazanie może nastąpić za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Zaświadczenie wprowadzone do systemu przez pracodawcę jest traktowane jako wniosek o wypłatę zasiłku, a zatem pracownik nie musi go składać we własnym zakresie.

Profil na PUE ZUS może założyć wyłącznie osoba fizyczna. Spółka prawa handlowego zatrudniająca pracowników działa przez swoich statutowych lub ustawowych przedstawicieli (np. członkowie zarządu w imieniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). W takim przypadku to oni mają prawo do założenia profilu na PUE ZUS. Spółka może udzielić pełnomocnictwa do tych czynności innym osobom, np. pracownikom biura rachunkowego.

Jeśli osoba, która posiadała profil na PUE ZUS w imieniu pracodawcy zakończy swoją relację z przedsiębiorstwem (np. członek zarządu zostanie odwołany lub księgowa zostanie zwolniona), wówczas konieczne będzie założenie nowego profilu dla nowego reprezentanta pracodawcy.

Jeśli pracownik zatrudniony jest w kilku przedsiębiorstwach, wówczas dla każdego pracodawcy zostanie wystawione osobne zaświadczenie.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia wprawdzie lekarzowi dane dotyczące pracownika uzyskującego zwolnienie, ale to na lekarzu ciąży obowiązek sprawdzenia, czy są one poprawne. Jeśli zatem ubezpieczony poinformuje lekarza o ich zmianie – np. o ustaniu okresu ubezpieczenia lub zmianie w danych pracodawcy – lekarz ma obowiązek wprowadzenia tych poprawek do systemu.

Będzie istniała możliwość wystawienia zwolnienia w trybie alternatywnym, np. w przypadku braku dostępu do internetu w trakcie wizyty domowej. Lekarz skorzysta wówczas z uprzednio wydrukowanych formularzy, opatrzonych indywidualnymi numerami identyfikacyjnymi. Pacjent otrzyma kopię wystawionego zaświadczenia, którą musi przekazać swojemu pracodawcy. Wystawienie zwolnienia w trybie alternatywnym nie zwalnia lekarza od obowiązku wprowadzenia danych do systemu PUE ZUS.

Błędy w zwolnieniu skutkują jego nieważnością

Jeśli w zwolnieniu pojawi się błąd, wówczas lekarz, który je wystawił, będzie zobowiązany do stwierdzenia jego nieważności w terminie trzech dni. Jest on liczony od daty wykrycia błędu przez lekarza lub od daty uzyskania informacji (np. od pracodawcy lub ZUS-u) o tym, że w treści zaświadczenia wkradł się błąd. Dokument o stwierdzeniu nieważności wraz z nowym zwolnieniem lekarz – za pośrednictwem PUE ZUS – przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Informacja o tym zdarzeniu zostaje udostępniona również na profilu pracodawcy.

Warto pamiętać, że co do zasady dla okresu wypłaconego świadczenia ważna jest data wystawienia pierwszego zaświadczenia lekarskiego (zwolnienia obarczonego błędem). Jeśli błąd dotyczy daty i ma znaczenie dla okresu zasiłkowego (np. w przypadku omyłki w dacie pobytu pacjenta w szpitalu), wówczas ZUS wyda decyzję w przedmiocie braku prawa do zasiłku lub zmiany wysokości wypłacanego zasiłku.

Łatwiejsza kontrola prawidłowości wystawianych zwolnień

Niewątpliwie szybka procedura dostarczenia pracodawcy wystawionego dla jego pracownika zwolnienia ułatwi organizację pracy w przedsiębiorstwie. Pracodawca bez żadnych opóźnień i zaskoczeń będzie wiedział, że musi zastąpić nieobecnego pracownika. Jednocześnie elektroniczne zwolnienia lekarskie przyniosą pracodawcom dodatkową korzyść w postaci łatwiejszej kontroli prawidłowości wystawionych zwolnień. Zakład Ubezpieczeń Społecznych liczy na to, iż w ten sposób zmniejszy się liczba osób zdolnych do pracy, które uzyskują zwolnienie lekarskie niezgodne z ich faktycznym stanem zdrowia.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawidłowości zwolnienia wystawionego dla jego pracownika, może złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek o przeprowadzenie kontroli. Co ważne dla pracodawcy, możliwe jest zwolnienie wniosku w formie elektronicznej za pośrednictwem PUE ZUS. Wniosek zostanie automatycznie uzupełniony informacjami pobranymi z profilu przedsiębiorcy oraz danymi z budzącego wątpliwości zwolnienia lekarskiego.

Zyskają również pracownicy

Elektroniczne zwolnienia lekarskie bez żadnych wątpliwości są również sporym ułatwieniem dla pracowników. Chory nie musi dostarczać uzyskanego zwolnienia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy do zakładu pracy, nie musi prosić członków rodziny o przekazanie zaświadczenia, martwić się koniecznością spełnienia warunków formalnych w celu uzyskania świadczenia. Nie będzie już, jak miało to miejsce do tej pory, zobowiązany do dostarczenia zwolnienia w terminie 7 dni, którego niedotrzymanie skutkowało obniżeniem świadczenia. Na takiej regulacji niewątpliwie zyskają pracownicy.

Jak wspomniano powyżej, w przypadku zasiłków wypłacanych przez ZUS to pracodawca – a nie pracownik – składa wniosek o wypłatę świadczenia. To kolejna formalność, z której obowiązku spełnienia zostaje zwolniony pracownik.

Pracownicy muszą pamiętać, że wystawione zwolnienie jest nieodwracalne – w momencie wprowadzenia zwolnienia do systemu zostaje ono przesłane do ZUS-u i dalej do pracodawcy. Obecnie to od pracownika zależy, czy przekaże zwolnienie wystawione w formie papierowej do zakładu pracy, czy też będzie chciał pracować pomimo choroby. W przypadku zwolnień elektronicznych taka ewentualność nie jest możliwa.