Wielu przedsiębiorców, świadcząc usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, ma możliwość skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Należy mieć jednak na uwadze, że ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej w dalszym ciągu jest obowiązkowe. Jak zatem dokumentować sprzedaż? W artykule przedstawiamy sposoby dokumentowania sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej.
Komu przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej?
Co do zasady, mówiąc o zwolnieniu z kasy fiskalnej, należy rozróżnić dwa typy zwolnień – zwolnienie podmiotowe oraz zwolnienie przedmiotowe, które regulowane są przez rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Ze zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 wspomnianego rozporządzenia mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyli obrotu sprzedaży w wysokości 20 000 zł, a w przypadku przedsiębiorców, którzy w danym roku podatkowym rozpoczęli działalność, limit sprzedaży ustala się w proporcji do okresu, w którym wykonywane będą czynności na rzecz osób prywatnych.
Limit sprzedaży liczony jest według następującego wzoru:
kwota limitu 20 000 zł x (liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku / liczba dni w roku podatkowym).
Przykład 1.
Pan Marian rozpoczął działalność gospodarczą 10 listopada 2021 roku i świadczy usługi wyłącznie dla osób nieprowadzących działalności. Jaki limit sprzedaży w zakresie zwolnienia podmiotowego przysługuje panu Marianowi?
Jako że pan Marian rozpoczął działalność w trakcie roku, limit należy wyliczyć w proporcji zgodnie ze wzorem: 20 000 x (52 / 365) = 2849,32 zł.
Podsumowując, zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej będzie przysługiwać panu Marianowi do limitu sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności w wysokości 2849,31 zł.
Przykład 2.
Pan Jan rozpoczął działalność gospodarczą w 2021 roku, w trakcie którego sprzedawał swoje usługi wyłącznie osobom nieprowadzącym działalności. Przychód ze sprzedaży wyniósł 19 500 zł, dlatego w 2022 roku będzie on w dalszym ciągu korzystał ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Niemniej jednak pierwszy przychód ze sprzedaży w 2022 roku pan Jan uzyskał dopiero 15 stycznia – czy w związku z tym limit sprzedaży należy wyliczyć proporcjonalnie do okresu prowadzonej sprzedaży w 2022 roku?
Nie, bowiem limit w proporcji do okresu prowadzonej działalności dotyczy wyłącznie roku, w którym rozpoczęto sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. W 2022 roku limit sprzedaży będzie wynosił 20 000 zł.
Drugim typem zwolnienia z kasy fiskalnej jest zwolnienie przedmiotowe, które obejmuje podatników wykonujących czynności określone w załączniku do ww. aktu prawnego.
Poz. załącznika | Czynności, które obejmuje zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej – załącznik do rozporządzenia w sprawie zwolnień | ||
34 | Dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali. | ||
35 | Dostawa nieruchomości. | ||
36 | Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). | ||
37 | Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. | ||
38 | Dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste. | ||
39 | Dostawa produktów (rzeczy) – dokonywana przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar. | ||
40 | Usługi świadczone przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w: 1) bilonie lub banknotach, 2) lub innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. | ||
41 | Przyjmowanie przez rewizorów, w przypadku braku odpowiedniego dokumentu przewozu albo dokumentu uprawniającego do przejazdu bezpłatnego lub ulgowego, należności związanych z wykonywaniem usług przewozu osób oraz przewożonych przez nie rzeczy i zwierząt, a w przypadkach tego wymagających – również opłat dodatkowych (w transporcie kolejowym dotyczy to również należności pobieranych na pokładzie pociągu przez osoby uprawnione do ich poboru na rzecz przewoźnika kolejowego, a w szczególności przez drużyny konduktorskie). | ||
42 | Sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów. | ||
43 | Czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy. | ||
44 | Usługi stołówek w placówkach wymienionych w art. 43 ust. 9 ustawy, prowadzonych przez te placówki, udostępnianych wyłącznie dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu. | ||
45 | Dostawa towarów i świadczenie usług, do których ma zastosowanie zwolnienie od podatku wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 15 ustawy. | ||
46 | Dokonywane przez rolników ryczałtowych dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczących usługi rolnicze, korzystających ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy. | ||
47 | Dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą. | ||
48 | Usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome, posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. | ||
49 | Dostawa towarów i świadczenie usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o kołach gospodyń wiejskich (Dz.U. poz. 2212), w przypadku gdy koło gospodyń wiejskich prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na podstawie art. 24 ustawy o kołach gospodyń wiejskich. | ||
50 | Dostawa towarów i świadczenie usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7 ustawy. | ||
51 | Sprzedaż na odległość towarów importowanych, rozliczana w procedurze szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 9 ustawy. | ||
52 | Świadczenie usług oraz dostawa towarów dokonywane przez operatora pocztowego obowiązanego do świadczenia usług powszechnych, wybranego na podstawie art. 71 ust. 1 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320). | ||
Jak wygląda ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej?
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z kasy fiskalnej zobowiązany jest ewidencjonować przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub faktur imiennych – powyższe potwierdza § 18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej
Ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej można realizować za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, którą prowadzi się w miejscu dokonywania sprzedaży w ramach wykonywanej działalności. Ewidencja powinna posiadać postać broszury zawierającej ponumerowane strony wraz z następującymi danymi:
kolejny numer wpisu;
data uzyskania przychodu, który nie został udokumentowany w innej formie;
kwota uzyskanego przychodu;
opis przedmiotu sprzedaży (fakultatywnie);
suma przychodu z danego dnia.
Jak wskazuje § 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przychód na podstawie sporządzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej księguje się w ewidencji księgowej zbiorczo na koniec dnia. Z kolei jeśli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, ustawodawca umożliwia – w myśl § 27 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia – księgowanie zbiorcze przychodu na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w dacie ostatniego dnia miesiąca.
Należy mieć również na uwadze, że mimo dokumentowania przychodu za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej nabywca może zażądać faktury.
Obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy wskazuje art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, tym samym fakturę należy wystawić w terminie do:
15. dnia miesiąca następnego, jeżeli nabywca zażąda faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – czyli na zasadach ogólnych;
nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Przykład 3.
Pani Anna jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się w trybie miesięcznym. W wyniku zwolnienia z kasy fiskalnej ewidencjonuje sprzedaż za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. 10 września 2021 roku dokonała sprzedaży na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. 8 listopada 2021 roku nabywca zwrócił się z żądaniem o fakturę. Czy pani Anna ma obowiązek wystawić fakturę, jeśli przychód ze sprzedaży został ujęty w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w miesiącu rozliczonym?
Tak, pani Anna ma obowiązek wystawić fakturę w terminie nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania. W tej sytuacji faktura zostanie wystawiona w dacie bieżącej, lecz przychód należy wykazać w dacie faktycznej sprzedaży, czyli 10 września 2021 roku. Oznacza to, że z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej trzeba wyksięgować pierwotnie ujęty przychód i udokumentować go fakturą.
W tej sytuacji pani Anna powinna postąpić w taki sposób:
Wyksięgować wartości sprzedaży ujętej w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej z dniem 10 września 2021, wprowadzając wartość netto w ujemnej wysokości w kolumnie 7. KPiR – Sprzedaż towarów i usług, a w rejestrze VAT ujemną wartość podatku VAT (transakcje w JPK należy dodatkowo oznaczyć symbolem WEW).
Wystawić fakturę imienną w dacie bieżącej z datą sprzedaży 10 września 2021.
Skorygować plik JPK za wrzesień 2021.
Faktury imienne
Alternatywnym rozwiązaniem są faktury imienne wystawiane w ramach ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, które powinny zawierać dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:
datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
NIP sprzedawcy;
datę sprzedaży;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku VAT;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku VAT;
kwotę należności ogółem.
Ewidencjonowanie sprzedaży przy zwolnieniu z kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl sprzedaż na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej ujmuje się poprzez PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ, zaznaczając opcję BRAK KONTRAHENTA i poprzez wprowadzenie danych zgodnie ze sporządzoną ewidencją w dacie, której sprzedaż dotyczy.
Następnie, w przypadku czynnych podatników VAT, należy przejść do podzakładki ZAAWANSOWANE i w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 wybrać opcję WEW.
Przychód zostanie wykazany w kolumnie 7. Księgi Przychodów i Rozchodów lub w Ewidencji przychodów zgodnie z przypisaną przychodowi stawką ryczałtu oraz w rejestrze VAT sprzedaży, a w strukturze JPK sprzedaż zostanie oznaczona symbolem WEW.
W przypadku faktur imiennych wystawia się je poprzez PRZYCHODY » WYSTAW » FAKTURĘ, wprowadzając imię, nazwisko oraz adres nabywcy, a w polu NR IDENTYFIKACYJNY należy wybrać opcję BRAK.
Przychód na podstawie wystawionej faktury zostanie ujęty w kolumnie 7. Księgi Przychodów i Rozchodów (lub w Ewidencji przychodów w przypisanej jej stawce ryczałtu) oraz w rejestrze VAT sprzedaży.
