Możliwość wysyłki paragonów w wersji elektronicznej jest bardzo wygodną formą zarówno dla sprzedawcy, jak i dla konsumenta. Z tych też względów w poniższym artykule zastanowimy się, jakie warunki muszą być spełnione, aby przekazanie paragonu drogą elektroniczną było zgodne z prawem.
Rodzaje paragonów fiskalnych
Zaczynając od podstaw, wskażmy, że paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż dokonaną na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub na rzecz rolnika ryczałtowego.
Podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest inny podmiot, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.
Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Z powyższego wynika, że prawo dopuszcza możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.
Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu tych kas, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit.b.
W konsekwencji w przypadku paragonu w wersji elektronicznej podatnik zwolniony jest z obowiązku wydruku takiego paragonu.
Przekazanie paragonu elektroniczne - teoretyczne aspekty
W dalszej kolejności należy sięgnąć do zapisów rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.
Podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania;
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Jak możemy przeczytać w § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 i § 19a.
Zgodnie z § 19a rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.
Analiza przywołanych przepisów prowadzi do wniosku, że podatnik co do zasady może wystawić i wydać nabywcy – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – paragon fiskalny w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że:
- uzyska on zgodę nabywcy na wystawianie i wydawanie mu paragonów w formie elektronicznej,
- uzgodni on sposób wydawania nabywcy paragonów w formie elektronicznej.
Przekazanie paragonu elektroniczne - praktyczne aspekty
Ani przepisy ustawy o VAT, ani przepisy ww. rozporządzenia nie wskazują, w jaki sposób powinna zostać uzyskana zgoda nabywcy na przesyłanie paragonu w wersji elektronicznej.
Przykładowo w interpretacji Dyrektora KIS z 21 listopada 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.480.2022.1.KP) możemy przeczytać, że skoro klienci będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, którzy poprzez akceptację regulaminu wyrażą zgodę na przesyłanie paragonu w postaci elektronicznej w sposób z nimi uzgodniony, tj. na wskazany e-mail lub na konto klienta w aplikacji, to możliwe jest dokonanie doręczenia paragonu w wersji elektronicznej.
To oznacza, że wymagane przepisami prawa wyrażenie zgody może odbyć się w sposób dorozumiany.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy określił w regulaminie, że dokonanie zakupu wiąże się z akceptacją otrzymania paragonu w wersji elektronicznej. W takiej sytuacji podatnik nie musi uzyskiwać osobnej i indywidualnej zgody konsumenta na przesłanie paragonu w formie elektronicznej. Już samo zaakceptowanie regulaminu jest równoznaczne z udzieleniem takiej zgody.
Na zakończenie dodajmy, że możliwa jest również sytuacja, w której podatnik zamiast paragonu fiskalnego wysyła nabywcy fakturę w wersji elektronicznej ((o ile nabywcy wyrażą zgodę na otrzymanie faktur w postaci elektronicznej oraz zażądają takiej faktury zamiast paragonu). W takim wypadku podatnik zachowuje paragon w swojej dokumentacji.
Potwierdza to treść interpretacji Dyrektora KIS z 6 października 2021 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.623.2021.1.AZ), gdzie organ wskazał, że jeżeli sprzedawca wprowadzi zasadę, że akceptacja regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to sprzedawca ma prawo do wystawienia faktury oraz wydania klientowi wyłącznie jej, zachowując paragon fiskalny we własnej dokumentacji.
Nie ulega wątpliwości, że paragon w wersji elektronicznej będzie coraz popularniejszą formą dokumentowania sprzedaży, szczególnie w przypadku sprzedaży wysyłkowej. Pamiętajmy, że możliwość wystawienia takiego paragonu mają wyłącznie podatnicy korzystający z kas fiskalnych online.
