Poradnik Przedsiębiorcy

VAT OSS – zasady rozliczania podatku VAT w ramach pakietu e-commerce

Chcąc dotrzeć do jak największego grona nabywców, polscy przedsiębiorcy korzystają z różnego rodzaju platform i sklepów internetowych, takich jak np. Allegro czy Amazon. Dzięki temu sprzedają swoje towary i usługi na zagranicznych rynkach. Sprzedaż towarów lub usług elektronicznych na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE wiąże się z szeregiem obowiązków podatkowych. Od 1 lipca 2021 roku wraz z tzw. pakietem VAT e-commerce weszły w życie przepisy upraszczające te rozliczenia. Stało się to m.in. za pomocą wdrożenia procedury VAT OSS. Sprawdźmy, czym ona jest, kiedy warto z niej skorzystać, jakie uproszczenia są z nią związane i jak do niej przystąpić!

Czym jest VAT OSS?

VAT OSS (One Stop Shop) to procedura rozliczania podatku VAT, która zastąpiła dotychczasową – VAT MOSS (Mini One Stop Shop). Od 1 lipca 2021 roku procedura VAT MOSS, która dotyczyła sprzedaży na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych (tzw. usługi TBE), została rozszerzona o sprzedaż wysyłkową towarów dla tych podmiotów (tzw. WSTO), tworząc procedurę unijną VAT OSS.

VAT OSS to elektroniczny punkt kompleksowej obsługi upraszczający rozliczenia podatku VAT, dzięki któremu sprzedawcy nie muszą dokonywać rejestracji do VAT w każdym kraju nabywcy z osobna nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej. Wystarczy jedna rejestracja do VAT OSS!

Z procedury unijnej VAT OSS mogą korzystać zarówno czynni podatnicy VAT, jak również nievatowcy. Rejestracja do VAT OSS nie koliduje z rejestracją do VAT-UE oraz nie powoduje utraty prawa do zwolnienia z VAT, bowiem sprzedaż rozliczana w ramach VAT OSS nie jest brana pod uwagę w przypadku weryfikacji limitu sprzedaży dla zwolnienia z VAT.

Kiedy warto skorzystać z VAT OSS?

Rejestracja do VAT OSS jest całkowicie dobrowolna i zależy od decyzji sprzedawcy. Dokonując sprzedaży wysyłkowej towarów lub świadcząc usługi na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE, muszą oni pilnować limitu sprzedaży.

Limit sprzedaży na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE w ramach procedury VAT OSS wynosi 10 000 euro. W przypadku polskich sprzedawców, w przeliczeniu na złotówki, limit ten obejmuje 42 000 zł.

Do momentu przekroczenia limitu sprzedaży polscy przedsiębiorcy opodatkowują zawierane transakcje tak jak sprzedaż krajową – stosując polską stawkę VAT. Po przekroczeniu limitu sprzedaży są oni zobowiązani do opodatkowania transakcji stawką VAT właściwą dla kraju nabywcy.

Do 1 lipca 2021 roku po przekroczeniu limitu sprzedaży wysyłkowej w danym kraju UE polski podatnik nie miał wyjścia – musiał dokonać rejestracji do VAT w kraju przekroczenia limitu. Wiązało się to nie tylko z obowiązkiem rejestracyjnym, ale również ewidencyjno-sprawozdawczym, czyli rozliczaniem VAT w innym kraju UE. To z kolei powodowało konieczność korzystania z usług biur rachunkowych, które miały wiedzę o przepisach podatkowych w innych krajach, jednak wiązało się z dodatkowymi kosztami po stronie sprzedawcy.

Procedura VAT OSS upraszcza proces rozliczeniowy, ponieważ po przekroczeniu limitu sprzedaży wysyłkowej w UE sprzedawca nadal może rozliczać podatek VAT w polskim urzędzie skarbowym – jest więc w stanie poradzić sobie sam, czyli bez pomocy biur rachunkowych z innych krajów UE.

W procedurze VAT OSS sprzedawca, przekraczając limit sprzedaży w UE, nadal ma obowiązek wystawiania faktur z zagraniczną stawką VAT, jednak podatek ten oraz deklaracja rozliczeniowa składane są w polskim urzędzie skarbowym w języku polskim.

Powyższy sposób rozliczania zagranicznego podatku VAT stosowany był już dotychczas w ramach procedury VAT MOSS, która obejmowała jednak tylko sprzedaż usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE.

Do wartości limitu sprzedaży w UE wlicza się zarówno sprzedaż wysyłkową, jak i świadczenie usług do wszystkich krajów UE łącznie.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi sprzedaż wysyłkową towarów na rzecz osób prywatnych z UE – głównie z Niemiec i Francji. Dotychczas pilnował limitu sprzedaży w każdym kraju, aby nie musiał rejestrować się do VAT za granicą. W 2021 roku planuje rozszerzyć swoją sprzedaż o usługi elektroniczne. Czy pan Łukasz nadal może uniknąć obowiązku rejestracji do VAT w innych krajach UE?

Od 1 lipca 2021 roku limity sprzedaży dla osób prywatnych z innych krajów UE zostały ujednolicone. Pan Łukasz do momentu przekroczenia wartości sprzedaży 42 000 zł (obejmującej łącznie sprzedaż towarów i świadczenie usług) w UE na rzecz osób prywatnych wystawiać będzie faktury z polskim podatkiem VAT. Po przekroczeniu limitu sprzedaży może zarejestrować się do VAT OSS, wystawiać faktury z niemieckimi stawkami VAT bez obowiązku rejestracji do VAT w Niemczech i odprowadzać zagraniczny podatek VAT w US w Polsce.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Każde państwo członkowskie UE posiada własny internetowy portal OSS do rozliczeń zagranicznego podatku VAT, w którym przedsiębiorcy mogą dokonać rejestracji. Rejestracja do VAT OSS odbywa się za pośrednictwem jednego formularza VIU-R przeznaczonego dla OSS. Formularz ten wysyłany jest poprzez platformę rządową państwa członkowskiego identyfikacji lub systemy księgowe do urzędu skarbowego, np. wfirma. W przypadku sprzedawców posiadających siedzibę działalności w Polsce państwem członkowskim identyfikacji jest Polska, a właściwym urzędem skarbowym rejestracji do VAT OSS i składania deklaracji oraz zapłaty podatku VAT jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Formularz rejestracyjny VIU-R może być złożony wyłącznie w formie elektronicznej. W celu wysyłki przedsiębiorca musi posłużyć się elektronicznym podpisem kwalifikowanym – nie ma możliwości wysyłki formularza za pomocą profilu zaufanego czy weryfikacji kwotą przychodu. Jeżeli podatnik nie posiada własnego podpisu kwalifikowanego, może ustanowić pełnomocnika w tym celu, jednak wiąże się to ze złożeniem w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście specjalnego pełnomocnictwa PPS-1 i dokonaniem opłaty skarbowej w kwocie 17 zł. W przypadku złożenia formularza VAT-R w swoim urzędzie skarbowym przedsiębiorca może skorzystać np. z wysyłki druku pocztą lub elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub własnego profilu zaufanego.

Zgodnie z art. 28k ust. 7 ustawy o VAT przedsiębiorca może dokonać rejestracji do VAT OSS w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy, w związku z którą przekroczono limit sprzedaży.

W celu wygenerowania formularza VIU-R w systemie wfirma należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VIU R.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

W polu DATA ROZPOCZĘCIA PROCEDURY OSS należy wprowadzić datę sprzedaży z faktury VAT wystawionej z zagraniczną stawką VAT. Z racji tego, że formularz VIU-R może być składany do 10. dnia miesiąca następnego, w polu tym możliwe jest wprowadzenie daty wcześniejszej niż data wypełnienia formularza – tzw. „rejestracja wstecz”.

Przykład 2.

Pan Aleksander prowadzi sklep internetowy i sprzedaje towary na rzecz osób prywatnych z innych krajów UE. 20 lipca 2021 roku dokonał transakcji do Czech, którą przekroczył limit sprzedaży 42 000 zł. Do kiedy pan Aleksander może zarejestrować się w procedurze VAT OSS, aby nie musiał rejestrować się do VAT w Czechach?

Jeżeli do 10 sierpnia 2021 roku pan Aleksander złożył formularz rejestracyjny VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, nie będzie musiał dokonywać rejestracji do VAT w Czechach. Transakcja, którą przekroczono limit, powinna natomiast zostać opodatkowana już czeską stawką VAT.

Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy chcą użytkować procedurę unijną VAT OSS, mają obowiązek złożyć formularz rejestracyjny VAT-R, tak aby znaleźć się w rejestrze podatników VAT, ale z oznaczeniem, że korzystają ze zwolnienia.

Rejestracja do VAT OSS nie powoduje utraty prawa do zwolnienia z VAT.

Nievatowcy na formularzu VAT-R powinni w części C.1. zaznaczyć podstawę prawną zwolnienia z VAT (czyli wybierając odpowiednie pole 28–31), a następnie uzupełnić datę pierwszej sprzedaży w polu 39. Z racji tego, że co do zasady podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT nie muszą składać formularza VAT-R, aby poinformować urząd o tym fakcie, przed rejestracją do VAT OSS powinni na formularzu VAT-R wpisać w polu 39. datę historyczną, czyli sprzed dnia złożenia formularza, rozumianą jako dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności zwolnionej z VAT.

Rejestracja do VAT OSS a VAT R

Formularz rejestracyjny VAT-R składa się do właściwego urzędu skarbowego przedsiębiorstwa (w przypadku osób fizycznych ze względu na miejsce zamieszkania), natomiast formularz rejestracyjny VIU-R należy złożyć w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.

Jak rozliczać podatek VAT w procedurze VAT OSS?

Korzystając z procedury VAT OSS, przedsiębiorcy zobowiązani są do opodatkowania sprzedaży stawką podatku VAT właściwą w kraju nabywcy. Transakcja taka nie zwiększa podstawy opodatkowania w pliku JPK_V7 wysyłanym do Ministerstwa Finansów celem rozliczenia z tytułu polskiego podatku VAT, ponieważ faktury nie są wykazywane w JPK_V7. Podatek VAT zagraniczny rozliczany jest w osobnej deklaracji VIU-DO, którą składa się w formie elektronicznej do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Deklaracja VIU-DO składana jest wyłącznie za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po danym kwartale (nawet jeśli jest ona zerowa). Składanie deklaracji VIU-DO dla rozliczenia procedury VAT OSS nie zwalnia przedsiębiorców od wysyłki plików JPK_V7 do Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z art. 130c ust. 2 ustawy o VAT deklaracja VIU-DO składana w związku z korzystaniem z procedury VAT OSS powinna zostać wysłana do końca miesiąca następującego po zakończonym kwartale. Co więcej, termin ten upływa z końcem miesiąca również w sytuacji, gdy dzień ten przypada w sobotę, niedzielę lub święto (nie występuje tu więc przesunięcie na najbliższy dzień roboczy). Natomiast walutą, w jakiej wykazywane są transakcje w deklaracji, jest euro. Zgodnie z art. 130c ust. 7 ustawy o VAT w przypadku gdy płatności z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywano w innych walutach niż euro, do ich przeliczenia na euro stosuje się kurs wymiany opublikowany przez EBC w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego, a jeżeli nie zostanie opublikowany w tym dniu – kurs wymiany opublikowany dnia następnego.

Przykład 3.

Pani Danuta prowadzi sprzedaż towarów na rzecz osób prywatnych z innych krajów UE. W czerwcu 2021 roku dokonała rejestracji do procedury VAT OSS. Do kiedy musi złożyć pierwszą deklarację VIU-DO?

Deklaracja VIU-DO składana jest za okresy kwartalne. Oznacza to, że pierwszą deklarację pani Danuta będzie składała za III kwartał (ponieważ procedura VAT OSS obowiązuje od 1 lipca pomimo wcześniejszej możliwości rejestracji) do 31 października. W 2021 roku termin ten przypada w niedzielę. Nie jest on przesuwany na pierwszy dzień roboczy, czyli 2 listopada. Złożenie deklaracji VIU-DO musi nastąpić najpóźniej 31 października.

Jeżeli w złożonej deklaracji VIU-DO zostały popełnione błędy, to koryguje się je np. poprzez wystawienie faktury korygującej w bieżącej deklaracji VIU-DO, gdzie należy wskazać właściwe państwo członkowskie konsumpcji (kraj nabywcy), okres rozliczeniowy i kwotę VAT, w odniesieniu do której dokonywana jest korekta. Zgodnie z art. 130c ust. 5a ustawy o VAT sprzedawca ma obowiązek dokonania korekty nie później niż w okresie 3 lat od dnia upływu terminu złożenia formularza VIU-DO, w którym stwierdzono błędy.

W sytuacji gdy w danym kwartale przedsiębiorca nie dokonał sprzedaży rozliczanej w ramach procedury VAT OSS, nadal ma obowiązek złożenia formularza VIU-DO. W takim przypadku należy złożyć tzw. zerową deklarację.

Jakie korzyści wprowadza VAT OSS?

Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu projektu do ustawy wprowadzającej pakiet VAT e-commerce: „Z założenia OSS (podobnie jak MOSS) ma na celu uproszczenie obowiązków w zakresie podatku VAT nałożonych na podatników dokonujących dostaw towarów i świadczących usługi osobom niebędącym podatnikami (konsumentom) na terytorium UE [...]”. Uproszczenia te polegają m.in. na:

  • zniesieniu obowiązku rejestracji do VAT w innych krajach UE w momencie przekroczenia limitu sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób prywatnych;

  • ujednoliceniu limitu sprzedaży dla sprzedaży towarów i usług elektronicznych, nadawczych oraz telekomunikacyjnych dla każdego kraju UE;

  • możliwości rozliczania zagranicznego podatku VAT w polskim urzędzie skarbowym;

  • możliwości składania jednej deklaracji VAT w formie elektronicznej, na której rozliczana jest sprzedaż zagraniczna prowadzona we wszystkich krajach UE;

  • rozliczaniu podatku VAT w procedurze VAT OSS za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po danym kwartale.

Podsumowując, wprowadzenie procedury VAT OSS stanowi rozszerzenie dotychczasowych zasad obowiązujących w ramach VAT MOSS. Dzięki temu przedsiębiorcy w prostszy sposób mogą dokonywać rozliczeń z tytułu podatku VAT w sytuacji prowadzenia sprzedaży zagranicznej. Procedura VAT OSS to jedno z nowych uproszczeń dla podatników, wprowadzonych w ramach tzw. pakietu e-commerce.

Jak wystawić fakturę sprzedaży w procedurze VAT OSS?

W systemie wfirma możliwe jest dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego do VAT OSS, jak również wystawianie faktur w ramach tej procedury i prowadzenie rejestru VAT OSS, a po zakończonym kwartale wysyłka deklaracji VIU-DO. Aby włączyć funkcję, należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT i zaznaczyć opcję:

  • PODATNIK VAT ZAREJESTROWANY W OSS – gdy przedmiotem sprzedaży są wyłącznie usługi na rzecz osób prywatnych z innych krajów UE;

  • PODATNIK VAT ZAREJESTROWANY W OSS i ZAGRANICZNA SPRZEDAŻ WYSYŁKOWA – jeżeli przedmiotem sprzedaży są towary w systemie wysyłkowym lub towary i usługi.

vat oss

W celu wystawienia faktury w ramach procedury VAT OSS należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, wybrać nabywcę, czyli osobę prywatną z innego kraju UE, a następnie zastosować zagraniczną stawkę VAT właściwą dla kraju nabywcy. Dzięki temu pojawi się dodatkowa podzakładka OSS, w której trzeba wybrać rodzaj sprzedaży.

vat oss

Jeżeli dokonywana jest sprzedaż towarów, należy wybrać opcję WSTO – sprzedaż wysyłkowa towarów. Jeśli przedmiotem sprzedaży są usługi elektroniczne, nadawcze lub telekomunikacyjne, trzeba wybrać z listy szczegółowy rodzaj świadczonej usługi.

Tak wystawiona faktura zostanie ujęta w rejestrze VAT OSS w zakładce: EWIDENCJE » REJ. SPRZEDAŻY OSS.

Rejestr VAT OSS

Na podstawie danych, które znajdują się w rejestrze sprzedaży VAT OSS należy wygenerować deklaracja VIU-DO. W tym celu należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA VIU DO. Wysyłka deklaracji VIU-DO możliwa jest bezpośrednio z systemu z wykorzystaniem własnego podpisu kwalifikowanego (lub podpisu ustanowionego pełnomocnika). Aby tego dokonać, należy zaznaczyć wygenerowany formularz VIU-DO i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO URZĘDU.