Poradnik Przedsiębiorcy

Forma umowy - jak zawrzeć, zmienić i rozwiązać umowę?

W niektórych sytuacjach konieczne jest, aby umowa była zawarta w ściśle określonej formie. W przeciwnym wypadku porozumienie nie będzie ważne albo interesy stron będą w mniejszym zakresie zabezpieczone na wypadek ewentualnego sporu. Forma umowy ma też znaczenie dla jej zmiany lub rozwiązania.

Forma umowy - rodzaje

Najczęściej spotykane formy umowy to:

do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie; dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (np. kartka papieru zawierająca oświadczenie i podpis);

 

  • forma elektroniczna

do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym; oświadczenie woli złożone w tej formie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej;

  • forma pisemna

wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli; do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany;

  • umowa z podpisem poświadczonym notarialnie

konieczna jest wizyta w kancelarii notarialnej; . notariusz nie sprawdza jednak treści umowy, nie przygotowuje dokumentu a jedynie w jego obecności strony własnoręcznie podpisują umowę, co notariusz formalnie potwierdza; jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie był złożony nie w obecności notariusza, osoba, która go podpisała, powinna uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny; okoliczność tę notariusz zaznacza w sporządzonym dokumencie;

  • akt notarialny

akt notarialny to najbardziej sformalizowany i bezpieczny sposób na zawarcie porozumienia; cały dokument jest przygotowywany przez notariusza, zgodnie z wolą stron; zanim dojdzie do złożenia podpisów przez strony i notariusza, akt jest przez notariusza odczytywany.

Forma umowy - skutki niedochowania

W zależności od tego, jaka forma umowy jest przewidziana dla danej umowy w przepisach, różne są skutki jej niedochowania.

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Oznacza to, że jeśli strony tej formy nie dochowają, to co do zasady umowa taka będzie ważna.

Niedotrzymanie formy bez rygoru nieważności

Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (jest to tzw. zastrzeżenie formy dla celów dowodowych - art. 74 Kodeksu cywilnego). Innymi słowy umowa będzie ważna, ale w razie sporu trudniej będzie wykazać, że porozumienie o określonej treści zostało zawarte.

Jednak dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron będzie dopuszczalny, jeżeli:

  • obie strony wyrażą na to zgodę, lub

  • gdy żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, albo

  • fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Osoby prowadzące firmę powinny pamiętać, że przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. Nie ma więc wtedy wspomnianych ograniczeń w udowadnianiu, że umowę zawarto i jaką miała treść.

Zastrzeżenie formy w umowie

Forma umowy może zostać zastrzeżona w jej treści, w tym we wcześniejszym porozumieniu stron.

Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. 

Zmiana i uzupełnienie umowy

Kodeks cywilny przewiduje zasadę, w myśl której uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

Wynika z tego zatem, że przykładowo jeśli wymagana prawem forma umowy dla zawarcia umowy to zwykła forma pisemna, wówczas zasadniczo zmiana takiej umowy również powinna nastąpić na piśmie. Skutkiem niezachowania tej formy nie będzie jednak nieważność zmiany, lecz tylko wskazane wcześniej ograniczenia dowodowe w razie sporu sądowego.

W umowie, która nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, strony mogą zapisać, że jej zmiana wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas przyjmuje się, że strony przewidziały dla zmiany lub uzupełnienia umowy bardziej surową formę (pisemną pod rygorem nieważności) niż dla jej zawarcia (pisemną dla celów dowodowych). Zmiany dokonane bez zachowania formy pisemnej będą w takim przypadku nieważne.

"Złożenie przez strony, przy pomocy faksu, oświadczeń woli o zmianie zawartej na piśmie umowy, spełnia wymogi co do formy zmiany umowy, jeżeli dotyczyło umowy, dla ważności której ustawa nie wymaga formy pisemnej."
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 listopada 2002 r., sygn. akt I CKN 1158/00.

Forma umowy a jej rozwiązanie

W sytuacji, gdy umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Natomiast gdy umowa została zawarta w innej formie szczególnej (np. w formie aktu notarialnego), jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Z kolei odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Osoba niepełnosprawna a forma umowy

Zdarza się, że stroną umowy jest osoba niemogąca pisać. W przypadku aktu notarialnego to notariusz czuwa nad tym, by osoba taka skutecznie złożyła oświadczenie woli. Przykładowo jeżeli osoba biorąca udział w akcie notarialnym nie umie lub nie może pisać, powinna na dokumencie złożyć tuszowy odcisk palca. Obok tego odcisku inna osoba wpisze imię i nazwisko osoby nieumiejącej lub niemogącej pisać, umieszczając swój podpis. O takim sposobie podpisania aktu notariusz czyni stosowną wzmiankę w treści sporządzonego dokumentu.

Z kolei jeśli wymagana jest pisemna forma umowy, to osoba niemogąca pisać może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej w ten sposób, że:

  • uczyni na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis, albo

  • zamiast składającego oświadczenie podpisze się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać.