Poradnik Przedsiębiorcy

Dane przedsiębiorcy w pismach firmowych i umowach

Przepisy podają, że ze względu na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ochronę przed wprowadzeniem w błąd potencjalnych konsumentów lub kontrahentów firma powinna podawać pewne informacje o sobie w kontaktach z druga stroną. Jakie są obowiązkowe dane przedsiębiorcy w pismach firmowych?

Jakie dane przedsiębiorcy w pismach powinna podawać firma jednoosobowa?

Obowiązująca do 30.04.2018 roku ustawa o swobodzie działalności gospodarczej w art. 21 nakazuje, że jeśli przedsiębiorca oferuje swoje towary w sprzedaży bezpośredniej czy też w sprzedaży internetowej, w swojej ofercie powinien obowiązkowo podać:

  • nazwę firmy - ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą,

  • siedzibę firmy,

  • NIP.

Z kolei art. 16 ustawy mówi, że przedsiębiorca jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych w związku z wykonywaną działalnością swój NIP.

Jakie dane przedsiębiorcy w pismach powinna podawać spółka?

O tym, jakie dane powinien podawać przedsiębiorca działający w formie spółek, stanowi art. 34 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Kodeks spółek handlowych.

Podane wyżej akty prawny wskazują, że podmioty wpisane do krajowego rejestru sądowego są obowiązane w oświadczeniach pisemnych wydawanych w zakresie wykonywania działalności umieszczać następujące dane:

  • firmę lub nazwę,

  • oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności,

  • siedzibę i adres firmy,

  • NIP,

  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe.

Natomiast we wszelkich pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronach internetowych przedsiębiorcy działający w formie spółek powinni umieszczać następujące informacje:

  • firmę spółki, jej siedzibę i adres,

  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym jest ona wpisana do rejestru,

  • numer identyfikacji podatkowej (NIP),

  • wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Za niedopełnienie powyższych obowiązków informacyjnych, sąd może nałożyć karę grzywny do 5000 zł.

Ważne!

Z wyjątkiem spółek z o.o. obowiązek podawania danych informacyjnych nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych.

Osobami pozostającymi ze spółką w stałych stosunkach umownych są np. stali klienci; oświadczenie woli to np. oferty handlowe, komunikaty. A zatem jeśli pisma są kierowane do stałych klientów spółek, to nie ma ustawowego obowiązku podawania powyżej wymienionych danych spółki.

W jakiej formie powinny być przedstawione dane przedsiębiorcy w pismach?

Przepisy nie stawiają wymagań co do formy podawania danych przedsiębiorcy, podanie co najmniej obowiązujących danych może odbywać się np. poprzez ich każdorazowe wpisywanie podczas tworzenia dokumentu, użycie papieru firmowego, co pozwoli uniknąć pojedynczego wpisywania danych firmy z każdym nowym pismem czy też na pieczątce.

Dobrą praktyką jest ustawienie obowiązujących danych firmy w stopce e-maila.

Jeśli firma posiada stronę internetową, to na niej również powinny być zawarte dane przedsiębiorstwa, np. w danych adresowych.

Czy konstytucja biznesu coś zmienia?

Konstytucja biznesu (na etapie projektu), która wchodzi w życie 30.04.2018 roku znosi dotychczas obowiązującą ustawę o swobodzie działalności gospodarczej. Do tej pory to ustawa o swobodzie nakazywała, jakie dane przedsiębiorca powinien podawać w kontaktach handlowych. Teraz odpowiednie przepisy znajdują się w ustawie Prawo przedsiębiorców oraz ustawie o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy - są to dwie z pięciu ustaw wchodzących w pakiet Konstytucji Biznesu.

Jeśli chodzi o wymaganie dotyczące tego, jakie powinny być dane przedsiębiorcy w pismach firmowych i kontaktach biznesowych, to konstytucja biznesu nie zmienia tych wymogów - zarówno przed wejściem, jak i po wejściu konstytucji dla biznesu przedsiębiorca jest zobowiązany do podawania tych samych danych. Przepisy ze zniesionej ustawy o swobodzie działalności zostały przeniesione do ustawy Prawo przedsiębiorców (stare artykuły 16 i 21 połączono w art. 20 w Konstytucji biznesu) - nic nie zmieniając w tym zakresie.