Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 roku

Od 2019 roku mają nastąpić zmiany w prowadzeniu akt osobowych. Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat, natomiast od nowego roku okres ten ma ulec skróceniu do 10 lat. Celem zmian ma być m.in. zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z długoterminowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. W 2019 roku ma też wejść w życie nowe rozporządzenie dotyczące zakresu oraz sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych, czyli ich nowy wygląd

Nowe rozporządzenie wyróżnia wśród dokumentacji pracowniczej:

  • akta osobowe,

  • dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia odrębnych akt osobowych dla każdego zatrudnionego pracownika. Akta osobowe będą składać się z czterech części:

  • część A – jest to część akt osobowych zawierająca dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie;

  • część B – w tej części znajdują się dokumenty pracownicze związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia, np. umowa o pracę, karta szkolenia BHP, angaże, porozumienia stron;

  • część C – ta część akt zawiera dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, kopie świadectwa pracy;

  • część D – nowa część wyodrębniona z części B, w której znajdą się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary.  

Projekt zakłada także możliwość podziału części A, B, C i D akt osobowych na mniejsze fragmenty powiązane ze sobą tematycznie, numerując je kolejno A1, B1, C1, D1. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym, a każda z części powinna posiadać ich wykaz.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – stan obecny

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie akt osobowych i dokumentacji płacowej. Aktualnie dokumenty te powinny być przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez kolejne 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy. Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zm.).

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych – okresy przechowywania

Ministerstwo Rozwoju opublikowało projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt ten zakłada skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej. Zamiast dotychczasowych 50 lat, pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać akta osobowe przez 10 lat od zakończenia pracy danego pracownika.

Skrócenie okresu przechowywania będzie możliwe dzięki temu, że pracodawca będzie przekazywał do ZUS-u wszelkie informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego, m.in. świadczenia emerytalnego i rentowego.

Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie wydawał pracownikom rozszerzone świadectwo pracy zawierające informacje potrzebne do tego, aby ZUS mógł przyznać odpowiednie świadczenia. Będzie również wydawał zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pracy u danego pracodawcy.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych mają wejść w życie 1 stycznia 2019 roku.

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązkiem pracodawcy będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

W związku z obawami, że 10-letni okres przechowywania akt osobowych jest zbyt krótki, ustalono, że skrócony okres przechowywania akt pracowniczych obejmie jedynie tych pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniom społecznym po 1 stycznia 1999 roku. Przy czym 10-letni okres przechowywania będzie obowiązkowy jedynie w przypadku pracowników rozpoczynających zatrudnienie po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniom w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.

Po upłynięciu okresu obowiązkowego przechowywania akt osobowych, pracodawca będzie miał prawo je zniszczyć, przy czym przed zniszczeniem były pracownik będzie mógł otrzymać od pracodawcy swoją dokumentację pracowniczą.

Elektronizacja akt osobowych

Oprócz skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, projekt zakłada również jej elektronizację. Oznacza to, że pracodawca będzie miał możliwość dobrowolnego gromadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej w formie elektronicznej w tzw. elektronicznej teczce pracowniczej.

Akta osobowe w formie elektronicznej będą tworzone bezpośrednio w systemach teleinformatycznych lub też będą powstawać w efekcie digitalizacji istniejących już dokumentów.

Zmianie od 2019 roku ulegnie również forma przechowywania dokumentacji pracowniczej. Projekt ustawy zakłada jej elektronizację.

Co ważne, dokumenty przechowywane w formie elektronicznej będą miały taką samą moc prawną, jak dokumenty przechowywane w formie papierowej.

Jak widać, 2019 rok będzie rokiem dużych zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Warto się dobrze przygotować na ten trudny czas.