Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2018 r.

Od 2018 roku mają nastąpić zmiany w prowadzeniu akt osobowych. Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat, natomiast od nowego roku okres ten ma ulec skróceniu do 10 lat. Celem zmian ma być m.in. zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z długoterminowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej.

Akta osobowe

Wśród dokumentacji pracowniczej możemy wyróżnić:

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia odrębnych akt osobowych dla każdego zatrudnionego pracownika.

Akta osobowe składają się z trzech części:

  • część A - jest to część akt osobowych zawierająca dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in. CV, kwestionariusz osobowy, dyplomy, certyfikaty, książeczka wojskowa, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;

  • część B - w tej części znajdują się dokumenty pracownicze związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia, np. umowa o pracę, karta szkolenia BHP, angaże, porozumienia stron, decyzje o przyznaniu nagrody, upomnienia i nagany, orzeczenia lekarskie w związku z badaniami okresowymi i kontrolnymi, wnioski o przyznanie urlopów związanych z rodzicielstwem;

  • część C - ta część akt zawiera dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, świadectwo pracy, Rp-7 i decyzję ZUS w związku z przyznaniem emerytury lub renty, jeśli rozwiązanie umowy o pracę wynika z przejścia na emeryturę lub rentę.

Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym.

Z kolei dokumentacja płacowa to dokumenty związane z wynagrodzeniem pracownika.

Ważne, aby dokumentacja była przechowywana poprawnie, ponieważ nieprowadzenie lub nienależyte prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie akt osobowych i dokumentacji płacowej. Aktualnie dokumenty te powinny być przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez kolejne 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zm.).

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2018 roku

Ministerstwo Rozwoju opublikowało projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt ten zakłada skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej. Zamiast dotychczasowych 50 lat, pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać akta osobowe przez 10 lat od zakończenia pracy danego pracownika.

Skrócenie okresu przechowywania będzie możliwe dzięki temu, że pracodawca będzie przekazywał do ZUS-u  wszelkie informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego, m.in. świadczenia emerytalnego i rentowego.

Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie wydawał pracownikom rozszerzone świadectwo pracy zawierające informacje potrzebne do tego, aby ZUS mógł przyznać odpowiednie świadczenia. Będzie również wydawał zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pracy u danego pracodawcy.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych mają wejść w życie 1 stycznia 2018 roku.

Ważne!

Od 1 stycznia 2018r. obowiązkiem pracodawcy będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

W związku z obawami, że 10-letni okres przechowywania akt osobowych jest zbyt krótki, ustalono, że skrócony okres przechowywania akt pracowniczych obejmie jedynie tych pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniom społecznym po 1 stycznia 1999 r. Przy czym 10-letni okres przechowywania będzie obowiązkowy jedynie w przypadku pracowników rozpoczynających zatrudnienie po 1 stycznia 2018 roku. Natomiast w przypadku pracowników, którzy rozpoczęli podleganie ubezpieczeniom w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2017 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.

Po upłynięciu okresu obowiązkowego przechowywania akt osobowych, pracodawca będzie miał prawo je zniszczyć, przy czym przed zniszczeniem były pracownik będzie mógł otrzymać od pracodawcy swoją dokumentację pracowniczą.

Elektronizacja

Oprócz skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, projekt zakłada również jej elektronizację. Oznacza to, że pracodawca będzie miał możliwość dobrowolnego gromadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej w formie elektronicznej w tzw. elektronicznej teczce pracowniczej.

Akta osobowe w formie elektronicznej będą tworzone bezpośrednio w systemach teleinformatycznych lub też będą powstawać w efekcie digitalizacji istniejących już dokumentów.

Ważne!

Zmianie od 2018 roku ulegnie również forma przechowywania dokumentacji pracowniczej. Projekt ustawy zakłada jej elektronizację.

Co ważne, dokumenty przechowywane w formie elektronicznej będą miały taką samą moc prawną, jak dokumenty przechowywane w formie papierowej.

Jak widać, 2018 rok będzie rokiem dużych zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Warto się dobrze przygotować na ten trudny czas.