Poradnik Przedsiębiorcy

Akta pracownicze w formie elektronicznej - wszystko co należy wiedzieć

Zgodnie z informacjami umieszczonymi na stronie Rządowego Centrum Legislacji, nadal trwają prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ponownie uległ wydłużeniu termin wejścia w życie zmian związanych ze sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, w związku z czym zaproponowano nowy termin - 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis umożliwi ZUS-owi przygotowanie niezbędnych zmian w systemie teleinformatycznym e-Płatnik oraz dostosowanie innych przepisów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania poniżej opisywanych regulacji (por. Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 5 października 2017 r.).

Zatem pracodawcy, którzy nie prowadzą elektronicznej teczki osobowej, mają jeszcze czas na wprowadzenie zmian i przygotowanie się do digitalizacji akt osobowych pracownika.

Warto przypomnieć, że art. 2981 Kodeksu pracy zawiera odesłanie do rozporządzenia, które reguluje zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. Obecnie pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r. Nr 62 poz. 286 z późn. zmianami). Natomiast zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy pracodawcy, którzy nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Należy zaznaczyć, że w obowiązujących przepisach nie ma wyraźnych wskazań, w jakiej formie pracodawcy są zobowiązani przechowywać akta osobowe pracowników i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Zatem zgodnie z nowelizowanymi przepisami, w przypadku decyzji pracodawcy o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, nie będzie on już zobowiązany do przechowywania dokumentacji w postaci papierowej. 

Akta pracownicze w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym

Zgodnie z projektem wyżej wspomnianej ustawy, zmianie ulegnie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który pozwoli pracodawcy na przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rejestrów pracowniczych, ewidencji związanych ze stosunkiem pracy w wybranej przez niego formie, tj. papierowej lub elektronicznej. Obecnie, w związku z rozwojem technologicznym, część pracodawców równolegle z papierowymi aktami pracowniczymi prowadzi akta osobowe w wersji cyfrowej, najczęściej w postaci skanów. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie Państwowej Inspekcji Pracy pracodawcy, którzy przechowują akta pracownicze w formie elektronicznej, dodatkowo powinni gromadzić akta w wersji papierowej. Nowelizowane przepisy pozwolą pracodawcom wybrać formę gromadzenia dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika.

Digitalizacja dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

Zgodnie z nowymi przepisami „zmiana postaci dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika z papierowej na elektroniczną następuje przez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku danych. Postać papierowa dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracownika, która jest przechowywana w formie elektronicznej jest zwracana pracownikowi do rąk własnych lub wysyłana listem poleconym na adres zamieszkania pracownika znajdujący się w jego aktach” (art. 946 Kodeksu pracy, ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Pracodawca, który prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wydaje na żądanie pracownika lub w innych uzasadnionych przypadkach wydruk komputerowy lub kopię elektroniczną całości lub części dokumentacji wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości. Wydruk komputerowy z przechowywanej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej będzie miał moc równoważną dokumentacji gromadzonej w formie papierowej. Przechowywane dokumenty akt osobowych pracowników w formie elektronicznej powinny zawierać niezbędne dane techniczne i strukturalne umożliwiające ich przechowywanie i udostępnianie (nowelizowany art. 946 Kodeksu pracy).

Krótszy okres przechowywania akt osobowych pracownika

Zmieniony art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy odnosi się do krótszego 10-letniego okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, liczonego od końca roku, w którym doszło do rozwiązania umowy o pracę lub umowa wygasła. Aktualnie przepisy narzucają pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych przez 50 lat, co generuje znaczne koszty.

W zakresie skrócenia terminów archiwizowania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych do 10 lat, warto wskazać, że pracodawcy będą zobowiązani przekazywać do ZUS-u informacje o pracownikach i zleceniobiorcach. Wszystkie niezbędne informacje dotyczące pracowników i zleceniobiorców będą gromadzone na indywidualnych kontach ubezpieczonych i umożliwią ustalanie prawa do określonego świadczenia. W stosunku do pracodawców powstanie obowiązek do przesyłania comiesięcznych imiennych raportów dotyczących należnych składek i wypłacanych świadczeń pracownikom. Natomiast wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i druków Rp-7 nie będzie konieczne w celu udowodnienia przez pracownika informacji znajdujących się na indywidualnym koncie.

Krótszy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych zacznie obowiązywać od dnia wejścia w życie ustawy, to jest od 1 stycznia 2017 r., i będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po tym okresie. Warto wskazać, że pracodawcy będą mogli zastosować krótszy termin gromadzenia dokumentacji pracowniczej również w stosunku do pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 1 stycznia 2019 r. W tym przypadku niezbędne będzie oświadczenie pracodawcy o zamiarze przekazania za tych pracowników raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Co do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., pracodawcy będą musieli w dalszym ciągu stosować termin 50 lat w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracownika.

Warto wspomnieć, że po wejściu w życie nowelizowanych przepisów, w przypadku wytoczenia powództwa lub wszczęcia postępowania sądowego, w którym dokumentacja osobowa pracownika będzie stanowiła w tej sprawie dowód, pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania tej dokumentacji do czasu wydania prawomocnego wyroku.

Dodatkowo, zgodnie z nowymi przepisami, przy zatrudnieniu pracownik będzie mógł przedłożyć pracodawcy dokumenty w formie elektronicznej. Ponadto nowe przepisy pozwolą na digitalizację dokumentów papierowych oraz wprowadzenie do elektronicznych akt osobowych pracownika informacji z dokumentów papierowych. Prowadzenie elektronicznych akt osobowych będzie wymagało odpowiednich zabezpieczeń informatycznych chroniących przed ich nagłą utratą. Ponadto do nowych elektronicznych akt pracowniczych będą miały zastosowanie przepisy o ochronie danych osobowych.

Nowe przepisy przewidują również, że po zakończeniu stosunku pracy pracodawca będzie zobowiązany do wystawienia pracownikowi bardziej szczegółowego świadectwa pracy (dodatkowe informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego) wraz z zaświadczeniem o wysokości zarobków. Takie rozwiązanie z jednej strony wpłynie na ograniczenie kosztów po stronie pracodawców, z drugiej strony pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS-em uprawnień do świadczeń.

Konkludując, pracodawcy otrzymają możliwość prowadzenia elektronicznych akt osobowych bez potrzeby gromadzenia akt pracowniczych w tradycyjnej formie papierowej. Gromadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i przechowywaniem akt osobowych pracownika ulegnie skróceniu z 50 lat do 10 lat. Pracodawca nadal będzie mógł prowadzić papierową dokumentację pracowniczą oraz korzystać z systemu mieszanego, tj. część dokumentacji prowadzić w formie elektronicznej i część dokumentacji w formie papierowej.