Poradnik Przedsiębiorcy

Jednolity plik kontrolny - jaki wybrać program?

W ostatnich latach, oprócz wprowadzenia e-deklaracji, Ministerstwo Finansów nałożyło na podatników dodatkowe obowiązki związane z przekazywaniem informacji podatkowych do urzędów. W lipcu 2016 roku duże przedsiębiorstwa przesyłały pierwsze jednolite pliki kontrolne VAT, tzw. JPK_VAT. Wraz z początkiem 2017 roku do grupy tej dołączyli również mali i średni przedsiębiorcy. Od 2018 roku obowiązek comiesięcznego przekazywania JPK_VAT obejmie każdego podatnika bez wyjątku. Jednak wysyłka JPK to nie tylko dodatkowe wymogi formalne nakładane przez fiskusa. Wiąże się ona również z kolejnymi obowiązkami, a niekiedy z kosztami mającymi na celu przystosowanie wykorzystywanych programów księgowych, aby w prawidłowy sposób stworzyć i wysłać JPK.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych dotyczących zdarzeń gospodarczych za dany okres, zapisanych wg ściśle określonej struktury i schematu. Generowany i wysyłany jest w formacie .xml, w związku z czym dla oszczędności czasu przedsiębiorcy wykorzystują do tego systemy informatyczne. Wprowadzenie obowiązku wysyłki JPK ma na celu dostarczenie fiskusowi szeregu informacji o dokonanych transakcjach, co z kolei pozytywnie wpłynie na skrócenie i usprawnienie kontroli podatkowych.

Obowiązkowy JPK_VAT

JPK składa się z kilku struktur, z których każda odnosi się do różnych rodzajów uzyskiwanych przez urząd informacji. Obecnie jedynym obligatoryjnym zbiorem danych jest JPK_VAT, który od stycznia 2018 roku będą musieli przesyłać wszyscy podatnicy. JPK_VAT zawiera informacje z rejestrów VAT zakupów i sprzedaży, które stanowią swoiste uzupełnienie przesyłanej elektronicznie deklaracji VAT. Dzięki temu fiskus może kontrolować krzyżowo transakcje poszczególnych kontrahentów bez angażowania przedsiębiorców.

JPK na żądanie organów skarbowych

Od lipca 2018 roku wszyscy podatnicy, na żądanie organów skarbowych, będą zobowiązani do przekazania również innych struktur JPK takich jak:

  • JPK_FA - jest to szczegółowa ewidencja faktur sprzedaży stanowiąca rozwinięcie JPK_VAT

  • JPK_KPiR - jest to odzwierciedlenie zapisów dokonywanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na tej podstawie, oprócz zweryfikowania poprawności ujęcia zdarzeń w księdze, możliwa jest również weryfikacja w kwestiach związanych z wyliczeniem podatku dochodowego

  • JPK_EP - jest to szczegółowe ukazanie zapisów zawartych w ewidencji przychodów przez podatników opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Jednolity plik kontrolny - jaki program wybrać?

Tendencje rozwoju usług w chmurze

Obecnie tendencja wskazuje wzrost powodzenia i wykorzystania usług w chmurze. Co istotne, zarówno dla dostawców, jak i dla użytkowników tego modelu usług wspierany jest on przez rząd. Pokazują to długoterminowe strategie, o jakich mowa w poszczególnych ministerstwach. Przykładem są tu projekty realizowane przez Ministerstwo Rozwoju przewidujące wprowadzenie m.in. platformy e-fakturowania łączącej przedsiębiorcę (sprzedającego) i jego system księgowości online z odbiorcą (kupującym) i jego system księgowym. W pierwszej kolejności model wdrażany jest w instytucjach publicznych, ale będzie on stopniowo rozszerzany i docelowo obejmie wszystkie transakcje B2B (biznes - biznes). Kolejnym obszarem jest e-administracja i stworzenie platformy e-puap, łączącej obywatela z urzędem.

Ministerstwo Finansów wspiera chmurę

Ministerstwo Finansów także nie ma obaw przed chmurą. Wprowadzając pliki JPK, swoją platformę przyjmującą dane wpływające od przedsiębiorców postawiło właśnie na usługach w chmurze. Przewagą aplikacji działającej w modelu online jest wymiana danych w czasie rzeczywistym. Dlatego systemy księgowości online działające w chmurze z dużo większą łatwością łączą się z chmurą Ministerstwa Finansów, oszczędzając czas i upraszczając obowiązki sprawozdawcze - wymianę danych. Przedsiębiorca nie musi już stać w kolejkach do złożenia deklaracji.

Ważne!

Główna przewaga systemów księgowości online:

  • stałe i darmowe aktualizacje zapewniające zgodność z prawem

  • integracja ze stronami Ministerstwa Finansów - e-Deklaracje

  • integracja ze stronami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - e-ZUS

Trend rozwoju potwierdza zatem, że usługi w chmurze będą wykorzystywane na coraz większą skalę zarówno przez osoby prywatne, jak i przez firmy. Przyszłość idzie bowiem w kierunku całkowitej elektronizacji dokumentów (e-faktury, e-paragony), ich przesyłania, archiwizowania (w planach ministerstwa jest Centralny Rejestr Faktur oraz Centralny Rejestr Paragonów), a także udostępniania ich do e-kontroli. Dlatego podczas wyboru oprogramowania do JPK warto mieć na uwadze, by w jednym systemie mieć dostępną całą paletę usług spójnych z tendencją rozwojową Ministerstwa Finansów i Rozwoju.

Jak stworzyć JPK?

Tworzenie JPK w Excelu

Plik JPK można stworzyć za pośrednictwem pliku Excel, co jednak wymaga dużych nakładów czasu, umiejętności poruszania się po jego formułach oraz obarczone jest ryzykiem błędu. Dlaczego? Aby wygenerować plik w formacie excel, pierwszym krokiem jest stworzenie wzoru - szablonu. W tym celu należy utworzyć dedykowane odpowiednim pozycjom deklaracji VAT formuły pól w pliku. Kolejno należy uzupełnić dane na podstawie faktur, ręcznie wprowadzając je do pliku lub kopiując wartości z innych programów (jest to o tyle problematyczne, że należy uważać, by pola miały określone formaty dat - wartości, data, tekstowe, a kopiując zwykle otrzymujemy wartości tekstowe, co wymaga następnie zmiany formatu pola). Takie przenoszenie danych zwiększa ryzyko popełnienia błędu. Następnie należy scalić plik (JPK polega bowiem na tym, by w jednym pliku zebrać wszystkie informacje zarówno z rejestru sprzedaży VAT, jak i z rejestru zakupów VAT), tak by podsumowania odpowiadały wartościom odpowiednich pól w deklaracji VAT. Po uzupełnieniu pliku konieczny jest jego eksport do kreatora plików JPK, który przekonwertuje nasz plik excel w plik xml, czyli format akceptowany przez MF. Ostatnim krokiem byłaby wysyłka JPK poprzez aplikację Ministerstwa Finansów wymagającą jeszcze przejścia procesu podpisu pliku profilem zaufanym.

Tworzenie JPK w systemach księgowych

Szybko i łatwo tworzy się JPK bezpośrednio w systemach księgowych. Interfejs takich programów do wprowadzenia wpisów z fakturą jest bowiem dedykowany, przez co przedsiębiorca nie musi zastanawiać się, pod jaką datą wprowadzać zapis, bo wystarczy, że przeniesie dane z faktury w podpowiadane przez system pola, a system księgowy sam intuicyjnie wybiera datę faktycznego powstania obowiązku podatkowego, pod którą to wpis pojawia się w JPK_VAT (nie trzeba już samemu wybierać i definiować, czy ma być to data wystawienia faktury, data sprzedaży czy też termin zapłaty). Dodatkowo wpis trafia do ewidencji automatycznie, dlatego nie trzeba się znać na formułach excel, ani przepisywać danych po kilka razy dla różnych celów (raz dla celów wystawienia faktury, drugi raz do wyliczenia podatku, trzeci raz dla celów sporządzenia JPK), przez co oszczędza się czas, a czasem i pieniądze. Ważne jest, by wybrać taki system księgowy, który pozwala generować JPK, ale także deklarację VAT i wysłać je elektronicznie bezpośrednio do Ministerstwa Finansów.

Przesyłanie JPK do organu podatkowego

Przedsiębiorcy, którzy zostali objęci obowiązkiem generowania JPK_VAT, obligatoryjnie muszą dokonywać jego comiesięcznej wysyłki do organu skarbowego. Główny problem, który napotykają podatnicy, związany jest z kwestiami technicznymi przesyłu danych, JPK posiada bowiem wyłącznie formę cyfrową.

Wysyłka poprzez aplikację Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw podatnikom, udostępniając platformę Klient JPK 2.0, poprzez którą mogą wysłać utworzone JPK. Rozwiązanie to wiąże się jednak z koniecznością pobrania i instalacją dodatkowego oprogramowania. Dodatkowo przedsiębiorcy zmuszeni są samodzielnie wypełniać poszczególne kolumny tabeli w celu stworzenia JPK, jeżeli system informatyczny, który wykorzystują do jego generowania, nie jest zintegrowany z platformą. Po stworzeniu lub zaimportowaniu pliku z danymi wysyłka do urzędu możliwa będzie wyłącznie z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub przy użyciu podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. W związku z tym przedsiębiorca zmuszony jest do posiadania jednej z wymienionych form autoryzacji.

Wysyłka JPK poprzez system do prowadzenia księgowości on-line

Przedsiębiorcy, którzy generują jednolite pliki kontrolne, wykorzystując w tym celu programy księgowe, mogą również dokonać wysyłki bezpośrednio z systemów, pod warunkiem że zostały one przystosowane do bezpiecznej komunikacji z Ministerstwem Finansów.

System wFirma.pl umożliwia przedsiębiorcom zarówno wygenerowanie i wysyłkę JPK, które obligatoryjnie muszą zostać przekazane do urzędu, jak i utworzenie pozostałych struktur JPK przesyłanych wyłącznie na żądanie organów skarbowych. Jeżeli podatnik nie posiada własnego podpisu kwalifikowanego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, może skorzystać z podpisów osoby upoważnionej udostępniającej system. W takiej sytuacji jedyną urzędową formalnością, jaką przedsiębiorca musi dopełnić, jest jednorazowe złożenie upoważnienia UPL-1 w urzędzie skarbowym.

Aplikacja do wygenerowania i wysyłki JPK

JPK_VAT

Wygenerowanie i wysyłka JPK_VAT z systemu wFirma.pl odbywa się w kilku prostych krokach. W pierwszej kolejności należy wygenerować JPK z zakładki: BIURO » DEKLARACJE » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ JPK VAT.

JPK jaki program wybrać - JPK_VAT

Stworzony plik można zlecić do wysyłki, wybierając z górnego paska menu opcję Wyślij do urzędu. Wysyłka możliwa jest z zakładki Podpis osoby upoważnionej z wFirma.pl lub Własny podpis - w zależności od tego, czy podatnik posiada własny podpis kwalifikowany.

JPK jaki program wybrać

JPK_PKPiR

W celu wygenerowania JPK_PKPiR, który wysyłany jest wyłącznie na żądanie organów podatkowych, należy przejść do zakładki: BIURO » DEKLARACJE » PODATEK DOCHODOWY, kliknąć w okres wyliczonej zaliczki na podatek, a następnie z górnego paska menu wybrać opcję Pobierz JPK_KPiR.

JPK jaki program wybrać - JPK_PKPiR

JPK_EWP

Aby wygenerować JPK_EWP, który tak jak JPK_KPiR wysyłany jest wyłącznie na żądanie organów skarbowych, należy przejść do zakładki: BIURO » DEKLARACJE » PODATEK DOCHODOWY, kliknąć w okres wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy, a następnie z górnego paska menu wybrać opcję Pobierz JPK_EP.

JPK jaki program wybrać - JPK_EWP

JPK_FA

Aby wygenerować JPK_FA należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, wybrać okres, za który organ skarbowy wzywa do przekazania danych, a następnie z górnego paska menu wybrać opcję Pobierz JPK_FA.

JPK jaki program wybrać - JPK_FA

JPK_MAG

W celu wygenerowania JPK_MAG należy przejść do zakładki: MAGAZYN » DOKUMENTY i z górnego paska menu wybrać opcję Pobierz JPK_MAG.

JPK jaki program wybrać - JPK_MAG