Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć nadpłacone wynagrodzenie?

Pracodawcy często dysponują systemami informatycznymi, które automatycznie naliczają wynagrodzenie pracownika za dany miesiąc. Jednakże z uwagi na wypadki losowe, np. chorobę pracownika, zdarza się, że wynagrodzenie za niepełny przepracowany miesiąc jest wypłacane w pełnej wysokości, mimo iż pracownik pozostawał na zwolnieniu lekarskim. Czy pracodawca może może domagać się zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia i w jakim okresie? Jak obliczyć nadpłacone wynagrodzenie? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Nadpłacone wynagrodzenie - sposób obliczenia

Przykład 1.

Pan Jan pracuje w spółce ABC Sp. z o.o. i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 5394,00 zł. 27 października 2020 roku otrzymał swoje wynagrodzenie za październik 2020 roku. 28 października 2020 roku stał się niezdolny do pracy na okres 5 dni, tj. do 2 listopada 2020 roku. W jaki sposób obliczyć wysokość nadpłaconego wynagrodzenia za przepracowany nie w pełni październik 2020 roku?

5394,00 zł / 31 dni (liczba dni października 2020 roku) = 174,00 zł

174,00 zł × 3 dni (liczba dni w październiku 2020 roku objętych zwolnieniem lekarskim) = 522,00 zł

5394,00 zł - 522,00 zł = 4872,00 zł (wynagrodzenie, które powinien otrzymać pan Jan za październik 2020 roku)

522,00 zł – nadpłacone wynagrodzenie przez spółkę ABC Sp. z o.o. wynagrodzenia panu Janowi za październik 2020 roku

Nadpłacone wynagrodzenie - zasady zwrotu

Zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

  1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
  2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
  3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
  4. kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia możliwe są tylko w odniesieniu do wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy. Pracodawca może je odliczyć tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po tej bezzasadnej wypłacie

Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku, I PRN 71/94: Istota „odliczenia” przewidzianego w art. 87 § 7 kp polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w jedynie poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje.

Analiza art. 87 § 1 kp z punktu widzenia charakteru należności, których potrącenie jest dopuszczalne bez zgody pracownika, pozwala na spostrzeżenie, że są to należności wynikające z faktu, iż po stronie pracownika istnieje dług w rozumieniu art. 353 Kodeksu cywilnego, czyli powinność spełnienia określonego świadczenia (zobowiązanie). Inaczej natomiast jest w sytuacji przewidzianej w art. 87 § 7 kp, kiedy to pracownik nie zaciągał wobec pracodawcy żadnego zobowiązania, ani nie popełnił czynu niedozwolonego, który mógłby być źródłem takiego zobowiązania. Przepis § 7 art. 87 kp – jak to wynika z jego treści – został przewidziany dla sytuacji, w których po wypłaceniu przez zakład pracy wynagrodzenia za dany okres (najczęściej z góry) nastąpi nieobecność pracownika w pracy, za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie. Wówczas z mocy omawianego przepisu pracodawca może „odliczyć” z wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, będąc zobowiązany przepisami określającymi terminy wypłaty wynagrodzeń.

Z porównania § 1 z § 7 art. 87 kp podkreślenia wymagają pewne różnice w zakresie możliwości dokonywania potrąceń/odliczeń od wynagrodzenia.

Z wynagrodzenia za pracę można potrącić (potrącenie wskazane w art. 87 § 1 kp):

  1. tylko określoną jego część (§ 3):

    1. w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
    2. w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia;
  2. w określonej kolejności (§ 2):

    1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
    2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
    3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
    4. kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.

W przypadku odliczenia należy wskazać, że kwota odliczenia nie podlega żadnym ograniczeniom – odlicza się ją „w pełnej wysokości” (art. 87 § 7 kp). Ponadto na podstawie art. 87 § 1 kp można w danym miesiącu potrącić z wynagrodzenia pracownika należność powstałą znacznie wcześniej, podczas gdy według § 7 tego artykułu z wynagrodzenia za pracę w danym terminie płatności można odliczyć tylko kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności.

Jeżeli zatem pracodawca w najbliższym terminie płatności nie dokona odliczenia kwoty wypłaconej w poprzednim terminie płatności, to wynagrodzenie wypłacone pracownikowi z góry za czas nieobecności w pracy będzie miało charakter „należności innych niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp”, taka zaś należność będzie mogła być potrącona z wynagrodzenia pracownika za pracę tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (albo gdy będzie objęta tytułem wykonawczym).

Warunkiem dopuszczalności dokonania przez pracodawcę potrąceń z wynagrodzenia pracownika w okresie późniejszym niż najbliższy termin płatności jest wyraźna zgoda pracownika na dokonanie potrącenia.

Jeżeli pracownik odmawia jej wyrażenia, pracodawca może dochodzić zwrotu tego wynagrodzenia na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. W szczególności mają tu zastosowanie art. 405, 409 i 410 kc (w zw. z art. 300 kp), z których wynika, że ten, kto uzyskał nienależne świadczenie, jest obowiązany do jego zwrotu.

Stosownie do art. 410 § 2 kc świadczenie jest nienależne wtedy, gdy zostało dokonane bez uzasadnionej podstawy prawnej, to znaczy zarówno wtedy, gdy dokonała go osoba do tego niezobowiązana, jak i wtedy, gdy świadczenie przekroczyło istniejące zobowiązanie, a także w innych przypadkach określonych w Kodeksie cywilnym. W myśl art. 410 § 2 kc do świadczenia nienależnego stosuje się przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu, zgodnie zaś z art. 409 kc w związku z art. 405 kc, ten, kto uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, nie ma obowiązku wydania jej w naturze ani zwrotu jej wartości – jeżeli korzyść zużył lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy w uchwale, I PZP 49/94: Pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo.

Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, że jeżeli pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie w wyższej wysokości niż powinien (za okres jego nieobecności w pracy), to wówczas będzie on uprawniony do odliczenia nadpłaty od wynagrodzenia pracownika w kolejnym okresie następującym bezpośrednio po miesiącu wypłacenia pracownikowi nadpłaty. Jeżeli pracodawca nie dokona odliczenia, wówczas będzie mógł potrącić należność z wynagrodzenia pracownika, ale tylko w przypadku, gdy pracownik wyrazi na nie zgodę.