Krajowy System e-Faktur będzie miał postać obowiązkową dla pierwszej grupy podatników. Pomimo że przepisy w tym zakresie zostały uchwalone, nie każda kwestia funkcjonowania systemu jest dla podatników jasna i precyzyjna. Problematyczna w świetle przepisów jest np. kwestia jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy w zakresie wystawiania e-faktur.
Faktury wystawiane na rzecz konsumentów
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT faktura jest dokumentem obowiązkowym w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz innego podatnika podatku VAT. Natomiast w sytuacji, gdy kupujący jest konsumentem (czyli osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej), to zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących i dokumentować sprzedaż paragonem.
Zaznaczenia wymaga, że kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy, w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy.
Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik podatku VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur wynikającym z art. 106b ust. 1 ustawy.
Powyższe nie wyklucza jednak możliwości wystawienia faktury na rzecz konsumenta. Jak bowiem wynika z treści art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, lub otrzymano całość bądź część zapłaty.
Ponadto możliwa jest sytuacja, w której sprzedawca dobrowolnie wystawia fakturę – nawet jeżeli konsument nie zgłosił takiego żądania w ustawowym terminie.
Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.
Zatem w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumentów obowiązek wystawienia faktury istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, przy czym podatnik może wystawić fakturę również bez żądania nabywcy.
Podkreślmy też, że fakt wystawienia faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia paragonu (chyba że korzysta on ze zwolnienia przewidzianego w rozporządzeniu dotyczącym zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej).
Zgodnie z art. 106h ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 lipca 2024 roku) w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
- numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym, lub
- paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Powyższy przepis nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
W takim przypadku podatnik może wydać nabywcy tylko fakturę dokumentującą sprzedaż na jego rzecz, a paragon fiskalny (lub numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy) zachować w swojej dokumentacji, nie wydawszy go wcześniej nabywcy.
Takie faktury ujmuje się w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Nie zwiększają one wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji (ponieważ rozliczenie podatku odbywa się na podstawie raportu fiskalnego).
Faktury na rzecz konsumenta w KSeF
Na dzień publikacji tego artykułu KSeF jest systemem dobrowolnym. Natomiast w zakresie przepisów, które zaczną obowiązywać, należy zwrócić uwagę na art. 106ga ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązkowe wystawianie faktur nie będzie dotyczyć faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku podatnik będzie wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Następnie, jak podaje art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację zawartych na niej danych w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia jej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Natomiast najwięcej kontrowersji budzi zapis art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, gdzie podano, że w przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku poprzez:
- podanie kodu QR, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
- oznaczenie kodem QR, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.
W świetle tak skonstruowanych przepisów przedsiębiorca nie będzie mógł wystawić e-faktury na rzecz konsumenta. Konsument będzie mógł otrzymać fakturę w formie papierowej lub w formie elektronicznej.
Jednocześnie taka faktura będzie musiała zostać oznaczona odpowiednim kodem zapewniającym kupującemu dostęp do e-faktury w KSeF.
To rodzi poważne problemy praktyczne, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że osoby fizyczne mogą dokonywać zakupów albo jako przedsiębiorcy, albo jako osoby prywatne (konsumenci).
Przedstawione przez ustawodawcę przepisy nie wskazują jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy. Resort finansów zapowiedział jedynie opublikowanie w tym zakresie wyjaśnień, jednak optymalnym rozwiązaniem byłaby zmiana przepisów.
W praktyce wyjściem z tej patowej sytuacji mogłoby być identyfikowanie nabywców poprzez obowiązek wskazania NIP-u dla transakcji zawieranych z przedsiębiorcami.
Przedstawione zagadnienie to jeden z wielu problemów, na jakie zwracają uwagę przedsiębiorcy. Do momentu rozpoczęcia obowiązywania przepisów wciąż pozostało sporo czasu i należy mieć nadzieję, że wszelkie mankamenty związane z praktycznym aspektem funkcjonowania KSeF zostaną poprawione przez ustawodawcę.
