Jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy - omówienie!

Krajowy System e-Faktur będzie miał postać obowiązkową dla pierwszej grupy podatników. Pomimo że przepisy w tym zakresie zostały uchwalone, nie każda kwestia funkcjonowania systemu jest dla podatników jasna i precyzyjna. Problematyczne w świetle przepisów jest np. to, jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy w zakresie wystawiania e-faktur.

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczny system zarządzany i udostępniany przez (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) dla przedsiębiorców. KSeF umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur sprzedaży.

Zgodnie z art. 2 ust. 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

System KSeF realizuje niżej wymienione zadania:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF;
• dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych;
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych (także do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA lub faktur w czasie awarii KSeF);
• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF oraz przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy oraz weryfikacja danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF;
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów o:
• dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz o dacie i czasie jego przydzielenia, 
• dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem KSeF,
• braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF;
• powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Faktury dla konsumentów w KSeF – najważniejsze zasady

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT faktura jest dokumentem obowiązkowym w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz innego podatnika podatku VAT. Natomiast w sytuacji, gdy kupujący jest konsumentem (czyli osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej), to zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących i dokumentować sprzedaż paragonem.

Zaznaczenia wymaga, że kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy, w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy.

Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik podatku VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur wynikających z art. 106b ust. 1 ustawy.

Powyższe nie wyklucza jednak możliwości wystawienia faktury na rzecz konsumenta. Jak bowiem wynika z treści art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, lub otrzymano całość bądź część zapłaty.

Ponadto możliwa jest sytuacja, w której sprzedawca dobrowolnie wystawia fakturę – nawet jeżeli konsument nie zgłosił takiego żądania w ustawowym terminie. Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.

Zatem w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumentów obowiązek wystawienia faktury istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, przy czym podatnik może wystawić fakturę również bez żądania nabywcy.

Podkreślmy też, że fakt wystawienia faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia paragonu (chyba że korzysta on ze zwolnienia przewidzianego w rozporządzeniu dotyczącym zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej).

Zgodnie z art. 106h ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku) w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym, lub
2. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Powyższy przepis nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W takim przypadku podatnik może wydać nabywcy tylko fakturę dokumentującą sprzedaż na jego rzecz, a paragon fiskalny (lub numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy) zachować w swojej dokumentacji, nie wydawszy go wcześniej nabywcy.

Takie faktury ujmuje się w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Nie zwiększają one wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji (ponieważ rozliczenie podatku odbywa się na podstawie raportu fiskalnego).

Warto jednak podkreślić, że od 1 sierpnia 2026 roki art. 106h ust. 2–4 zostaną uchylone (stan prawny na dzień sporządzenia publikacji), czyli w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży

– także w przypadku sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku VAT są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, jak i przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę uproszczoną (z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł lub do 100 EUR).

Jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy?

Na dzień publikacji tego artykułu KSeF jest systemem dobrowolnym. Natomiast w zakresie przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 roku w stosunku do dużych podmiotów oraz od 1 kwietnia 2026 roku w odniesieniu do pozostałych podmiotów, należy zwrócić uwagę na art. 106ga ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl ust. 2 powyższego artykułu obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT (zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie przez podatników nieposiadających siedziby w Polsce w bieżącym oraz w poprzednim roku limitu wartości sprzedaży, o którym mowa w art. 113a ust. 1).

Obowiązkowe wystawianie faktur nie będzie więc dotyczyć faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku podatnik będzie wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Natomiast, jak podaje art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa art. 106gb ust. 4 (konsument nie został tam wymieniony) w sposób inny niż przy użyciu KSeF, lub
2. użycia tej faktury poza KSeF.

Najwięcej wątpliwości w kwestii praktycznego zastosowania budzi jednak zapis art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, gdzie podano, że w przypadku, gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku poprzez:

1. podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
2. oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

W świetle tak skonstruowanych przepisów przedsiębiorca nie będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej w KSeF na rzecz konsumenta. Konsument będzie mógł otrzymać fakturę jedynie w formie papierowej lub w formie elektronicznej. 

Jednocześnie taka faktura będzie musiała zostać oznaczona odpowiednim kodem zapewniającym kupującemu dostęp do e-faktury w KSeF.

To rodzi poważne problemy praktyczne, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że osoby fizyczne mogą dokonywać zakupów albo jako przedsiębiorcy, albo jako osoby prywatne (konsumenci). 

Przedstawione przez ustawodawcę przepisy nie wskazują, jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy. Pozostaje czekać na wprowadzenie uregulowań w tym zakresie.

Przedstawione zagadnienie to jeden z wielu problemów, na jakie zwracają uwagę przedsiębiorcy. Do momentu rozpoczęcia obowiązywania przepisów pozostało już niewiele czasu i należy mieć nadzieję, że wszelkie mankamenty związane z praktycznym aspektem funkcjonowania KSeF zostaną poprawione przez ustawodawcę.