Czy numerowanie dowodów księgowych w PKPiR jest obowiązkowe?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Numerowanie dowodów księgowych w PKPiR jest czasochłonne, dlatego część przedsiębiorców oraz księgowych zastanawia się, czy obowiązujące przepisy dopuszczają rezygnację z numerowania dokumentów stanowiących podstawę dokonania zapisów w księdze. Wyjaśniamy, czy numerowanie dowodów księgowych w PKPiR jest obligatoryjne oraz z jakimi konsekwencjami należy liczyć się w razie rezygnacji z numerowania dokumentów.

Kto ma obowiązek prowadzić PKPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) służy do ewidencjonowania operacji gospodarczych w sposób uproszczony. Na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych PKPiR mają obowiązek prowadzić osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, których przychody netto ze sprzedaży w danym roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro (kwota przeliczona na złote według kursu średniego Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego). Po przekroczeniu limitu przychodów podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, począwszy od następnego roku podatkowego. Podatnik może przed przekroczeniem wspomnianego limitu podjąć decyzję o prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Do prowadzenia PKPiR są zobowiązane również osoby:

  • wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia;
  • prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tej księgi;
  • duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego od osób duchownych.

PKPiR prowadzą w szczególności osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które jako formę opodatkowania stosują skalę podatkową lub podatek liniowy. Księga powinna być prowadzona według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w sposób określony jego w rozdziale 2. Księga podatkowa powinna być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Czy numerowanie dowodów księgowych w PKPiR jest obowiązkowe?

Wszystkim dokumentom, na podstawie których dokonano zapisów w PKPiR należy nadać numer, pod którym dany dokument został wpisany do księgi.

Na mocy pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów – załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 1 księgi („Lp.”) jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do niej. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. Z przytoczonego zapisu wynika, że numerowanie dowodów księgowych w PKPiR polega na nanoszeniu na poszczególne dokumenty kolejnych liczb odpowiadających pozycji w księdze. Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy zatem oznaczyć tym samym numerem, pod którym wpisano go do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie. Ponumerowane dokumenty stanowiące podstawę dokonania zapisów w księdze podatkowej powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie.

Numerując dokumenty w księdze podatkowej, konieczne jest zachowanie ciągłości, a nadane numery nie mogą się powtarzać. Unikatowy numer powinien być widoczny zarówno na dokumencie, jak i w PKPiR.

Potwierdzeniem obowiązku numerowania PKPiR jest także art. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazujący, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

PKPiR z nienumerowanymi dowodami księgowymi – jakie grożą konsekwencje?

Obowiązujące przepisy nie przewidują sankcji za brak numerowania dokumentów w PKPiR, nie oznacza to jednak, że z numeracji dowodów księgowych w księdze podatkowej można zrezygnować bez konsekwencji. Brak ponumerowanych dokumentów w PKPiR może bowiem skutkować uznaniem księgi za prowadzoną niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc objaśnieniami do wzoru księgi. W konsekwencji nieponumerowana księga może zostać uznana za wadliwą. Na mocy art. 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za niewadliwą uważa się bowiem księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do jej wzoru.

Jak powinno wyglądać numerowanie dowodów księgowych w PKPiR?

Obowiązujące przepisy nie określają szczególnego systemu numeracji dowodów księgowych, jaki powinien być stosowany w PKPiR. Każdy podatnik może ustalić własny system numeracji dokumentów w księdze podatkowej, pod warunkiem zachowania ciągłości i niepowtarzania numerów. W PKPiR nie może istnieć wyłącznie jedna pozycja oznaczona danym numerem.

Numerowanie dowodów księgowych w PKPiR może być zatem prowadzone narastająco od początku roku lub odrębnie dla każdego miesiąca. Obowiązujące przepisy nie zabraniają zmiany systemu numerowania dowodów w księdze, możliwa jest zatem zmiana numeracji z rocznej na miesięczną i odwrotnie. Zalecane jest jednak, aby wybrany sposób numeracji był stosowany przez cały rok podatkowy, ewentualna zmiana numeracji powinna nastąpić wraz z początkiem nowego roku podatkowego.

Stosując numerację roczną, począwszy od 1 stycznia, należy nadawać poszczególnym dokumentom stanowiącym podstawę zapisów w księdze kolejne numery, zaczynając od cyfry 1 aż do końca danego roku podatkowego. Numeracja miesięczna polega na odrębnym numerowaniu poszczególnych miesięcy w danym roku podatkowym, a więc począwszy od 1 dnia każdego miesiąca, poszczególnym dokumentom stanowiącym podstawę zapisów w księdze nadawane są kolejne numery, zaczynając od cyfry 1 do końca danego miesiąca. W przypadku stosowania numeracji miesięcznej zalecane jest wprowadzenie rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach tak, aby numery w kolejnych miesiącach się nie powtarzały. Przykładem takiego rozróżnienia może być wpisywanie kolejnego numeru pozycji i łamanie go przez cyfrowe oznaczenie danego miesiąca.

Możliwość stosowania numeracji rocznej lub miesięcznej w PKPiR została potwierdzona w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL3-1.4011.376.2017.2.AA) z 22 lutego 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Fragment interpretacji:

„[…] żadne przepisy podatkowe nie regulują jednakże szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów […].

[…] podatnik może np. stosować numerację roczną lub miesięczną. Roczna polega na tym, że od dnia 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową Natomiast w przypadku numeracji miesięcznej wskazane jest wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery nie powtarzały się. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07 itd.”.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów