Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie błędy finansowe popełniają małe firmy?

Powodzenie firmy zależy od bardzo wielu czynników - część z nich da się przewidzieć i kontrolować, inne pojawiają się znienacka, powodując szybki rozwój albo upadek przedsiębiorstwa. Do pierwszej grupy można zaliczyć m.in. kwestie związane z zarządzaniem finansami. Małe firmy popełniają pod tym względem szereg podstawowych błędów, których przy odpowiednim podejściu (i świadomości ich istnienia) można uniknąć.

Małe firmy bez rezerw finansowych

Nikogo nie powinien dziwić fakt, że aby założyć firmę, potrzebny jest kapitał. Jego wysokość uzależniona jest od rodzaju działalności oraz skali, na jaką chce działać świeżo upieczony przedsiębiorca. Podstawowym błędem właścicieli małych firm jest zbyt optymistyczne podejście do generowanego przez ich biznes dochodu. Zakładają, że “rozruch” zajmie im zacznie mniej czasu, że zarobki będą wyższe i że firma będzie w stanie się utrzymać, skutkiem czego jest gromadzenie niewystarczającego kapitału.

Zanim podejmie się decyzję o założeniu firmy, warto stworzyć sobie rezerwę finansową. Powinna ona stanowić źródło kapitału niezbędnego na pokrycie wszelkich zobowiązań względem ZUS, urzędu skarbowego oraz np. na zapłatę czynszu za najem lokalu przez pierwszych kilka (albo nawet kilkanaście) miesięcy.

Małe firmy z wielkimi inwestycjami

Kolejnym błędem małych firm jest zbyt szybkie i zbyt wysokie angażowanie pozyskanego kapitału w inwestycje. Oczywiście inwestowanie środków pieniężnych jest dobrym ruchem i przynosi szereg korzyści, jednak pod warunkiem, że mamy wystarczające rezerwy, które pozwolą nam przetrwać na rynku. Przy niepewnej płynności finansowej (a jest to cecha przede wszystkim małych firm) lepiej jest wstrzymać się z inwestowaniem uzyskanej nadwyżki, szczególnie jeżeli należy się do grupy przedsiębiorców, którzy popełnili pierwszy z opisanych błędów.

Przed inwestycją (np. zakupem maszyny) warto:

  • zastanowić się, czy jest ona potrzebna na tym etapie działalności,
  • sprawdzić, czy nie jest możliwe zakupienie podobnego sprzętu po niższej cenie,
  • rozważyć wzięcie niezbędnego sprzętu w leasing.

Małe firmy z kapitałem “mieszanym”

Bardzo trudno jest zarządzać finansami firmy, jeżeli nie zostaną one wyraźnie oddzielone od środków prywatnych. Najlepiej jest założyć osobne konto przeznaczone wyłącznie do celów związanych z działalnością. To bezpieczne rozwiązanie, ponieważ umożliwia kontrolowanie bieżącego stanu finansów firmy, pozwala na łatwą analizę poniesionych kosztów oraz otrzymanych przychodów (przedsiębiorca zyskuje przejrzystość wszystkich transakcji), ogranicza chęć sięgnięcia po firmowe pieniądze w celu sfinansowania prywatnych zakupów. Jest to niezwykle ważne nawet dla małych firm (jednoosobowych działalności).

Małe firmy z niezadowolonym szefem

Zbyt częste korzystanie z rezerw finansowych firmy do celów prywatnych to jeden błąd, a drugi to odmawianie sobie wynagrodzenia. Przedsiębiorcy, mocno zaangażowani w rozwój swojej firmy, często zapominają o jej głównym celu - zysku dla jej właściciela. Każde zarobione pieniądze inwestują w firmę, zapominając o wypoczynku i przyjemnościach, bez których szybko spadnie motywacja i zapał do pracy. Warto jest ustalić kwotę wynagrodzenia (np. w postaci procentu od dochodu), którą przedsiębiorca będzie przelewał na swoje prywatne konto co miesiąc.

Małe firmy z dużym bałaganem

Nie da się kontrolować budżetu firmy bez zachowania porządku w dokumentach. Może nie jest to błąd czysto finansowy, jednak ma on niemały wpływ na sposób gospodarowania pieniędzmi. Przykładowo porządek w fakturach sprzedażowych pozwala na wygodne monitorowanie wpłat od klientów. Warto do codziennego rozkładu dnia dołączyć chwilę na zrobienie porządku w dokumentacji i prześledzenie stanu płatności - zarówno należności, jak i zobowiązań. Jeżeli okaże się, że klient od dłuższego czasu zalega nam z płatnością za towar lub usługę, warto przesłać mu przypomnienie o nieuregulowanych należnościach (lub noty odsetkowej).

Małe firmy z dużym zadłużeniem

Kredyty i karty kredytowe są dla ludzi. Jednak podobnie jak wszystko na świecie, również one są dobre tylko wtedy, gdy używa się ich z umiarem. Nie można o tym zapominać. Ratowanie się firmową kartą kredytową lub pożyczką z banku lub innych instytucji może okazać się niezbędne. W takim wypadku należy jednak zatroszczyć się o jak najszybszą spłatę zobowiązań. Przy kartach kredytowych jest to szczególnie ważne, ponieważ nieuregulowanie długu w wyznaczonym terminie wiąże się z naliczaniem bardzo wysokich odsetek.

Właściciele małych firm powinni bardzo skrupulatnie przeanalizować każdy kredyt oraz każdy wydatek sfinansowany za pomocą karty kredytowej. Warto zainteresować się produktami oferowanymi przez państwo przeznaczonymi właśnie dla małych firm z trudnościami finansowymi, jak np. kredyt z gwarancją de minimis albo program w ramach JEREMIE. Są to szczególnego rodzaju pożyczki, przydzielane na preferencyjnych warunkach.