W przypadku projektów unijnych zawsze mamy do czynienia z dofinansowaniem przedsięwzięcia. Nie ma takiej możliwości, aby przedsiębiorca uzyskał wsparcie na 100% wydatków w ramach projektu. Na wysokość dotacji wpływa m.in.: wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj projektu oraz miejsce realizacji inwestycji. Ponadto w większości projektów dofinansowanie ma charakter refundacji już poniesionych wydatków, a przedsiębiorca może ubiegać się jedynie o zaliczkę na poczet realizacji inwestycji, która stanowi określony procent wartości dofinansowania. W jaki sposób należy zatem wnieść wkład własny w projekcie i jakie dokumenty to regulują? Czy dopuszczalny jest wkład własny rzeczowy w projekt? W niniejszym artykule przedstawimy wszystkie zasady z tym związane.
Jakie są rodzaje wkładu własnego?
Zasadniczo wkład własny możemy podzielić na pieniężny (finansowy) i niepieniężny (rzeczowy). Już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie beneficjent, wprowadzając dany wydatek do budżetu, musi określić, czy jest on w całości lub części finansowany ze środków własnych. Niezbędne jest również określenie, czy wkład własny pochodzi ze środków publicznych, czy prywatnych (o tym decyduje status danego podmiotu). Podmioty sektora finansów publicznych wnoszą do projektu wkład własny publiczny. Jeżeli projekt realizuje przedsiębiorstwo, wówczas mamy wkład własny prywatny. Należy również pamiętać, że wkład własny może zostać wniesiony do projektu zarówno przez wnioskodawcę/beneficjenta, jak i partnera projektu lub samych uczestników projektu. Poziom procentowy wkładu własnego zawsze określa regulamin konkursu.
Jakie są warunki kwalifikowalności wkładu własnego niepieniężnego?
W większości przypadków wniesienie wkładu własnego w formie pieniężnej nie budzi żadnych wątpliwości. Sfinansowanie całego lub części wydatku ze środków własnych przedsiębiorcy kończy sprawę. Należy udowodnić jedynie faktycznie poniesienie wydatku. Problemy pojawiają się, gdy beneficjenta zdecyduje się na wniesienie wkładu własnego rzeczowego, gdyż istnieje szereg warunków, które muszą być bezwzględnie spełnione. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 (wydanymi przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej 18 listopada 2022 roku) wkład niepieniężny stanowi całość lub część wkładu własnego, jeżeli:
- kwota dofinansowania w momencie końcowego rozliczenia projektu nie przekracza kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych z wyłączeniem wkładu niepieniężnego;
- wkład niepieniężny polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub nieodpłatnej pracy społecznej członków stowarzyszenia wykonywanej na podstawie Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku – Prawo o stowarzyszeniach – ze składników majątku beneficjenta lub majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu;
- wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub innymi dokumentami;
- wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych;
- wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i weryfikacji;
- wkład niepieniężny nie był uprzednio współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
Jak widać, lista wymogów, które powinny być spełnione, aby uznać wkład własny niepieniężny za kwalifikowalny w projekcie, jest bardzo szeroka. Przedsiębiorca musi mieć również świadomość, że wycena wartości rzeczowego wkładu własnego będzie podlegać kontroli.
Czy przedsiębiorca może wnieść wkład własny w postaci pracy wolontariuszy?
Chociaż wytyczne dopuszczają możliwości wniesienia wkładu własnego w formie pracy wolontariuszy, zapis ten nie dotyczy wszystkich beneficjentów. Art. 42 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wyraźnie stanowi, że wolontariusze nie mogą wykonywać świadczeń na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Przedsiębiorca nie ma zatem możliwości wykazać się w projekcie wkładem własnym wniesionym w formie pracy wolontariuszy.
Jak określić datę poniesienia wydatku?
Do rozliczenia w ramach projektu unijnego kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony. W jaki sposób określić datę poniesienia wydatku, który stanowi wkład własny beneficjenta? Z pomocą przychodzą Wytyczne dotyczące kwalifikowalności. Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się:
w przypadku wydatków pieniężnych:
- datę obciążenia rachunku płatniczego tj. datę księgowania operacji (wydatki dokonywane przelewem lub kartą płatniczą),
- datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej (wydatki dokonywane kartą kredytową),
- datę faktycznego dokonania płatności (wydatki dokonywane gotówką);
w przypadku wydatków niepieniężnych – datę faktycznego wniesienia wkładu (np. datę pierwszego wykorzystania środka trwałego na rzecz projektu) lub inną datę wskazaną przez beneficjenta i zaakceptowaną przez właściwą instytucję.
Wkład własny w projekcie a jego uzasadnienie
Jedną z ostatnich części wniosku o dofinansowanie jest uzasadnienie poszczególnych wydatków wykazanych w budżecie projektu. Beneficjent jest zobowiązany m.in. sporządzić uzasadnienie dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego (w tym informacje o ewentualnym wkładzie rzeczowym, wszelkich opłatach pobieranych od uczestników, sposobie dokonania wyceny wkładu rzeczowego, źródłach finansowania wkładu własnego).
Przykład uzasadnienia wydatków, które stanowią wkład własny w projekcie szkoleniowym realizowanym przez przedsiębiorcę:
Beneficjent sfinansuje wymagany wkład własny w wysokości 10% wydatków kwalifikowanych zgodnie z wymogami konkursu. Zostanie on wniesiony w części określonej w szczegółowym budżecie w ramach kosztów bezpośrednich w postaci sal szkoleniowych wykorzystywanych na potrzeby realizacji zajęć. Wysokość wkładu własnego (rzeczowego) wynosi 15 000 zł. Wkład własny został wyceniony na podstawie stawek rynkowych zgodnie z cennikiem, który dostępny jest na stronie internetowej (beneficjent wynajmuje bowiem swoje sale innym podmiotom). Ponadto przeprowadzono badanie rynku i zebrano 3 oferty (od podmiotów, które zajmują się wynajmem komercyjnym sal szkoleniowych), aby potwierdzić przyjętą stawkę. Pozostałą część wkładu własnego beneficjent postanowił wnieść w kosztach pośrednich (10 000 zł). Łącznie wniesie on do projektu kwotę 25 000 zł, która stanowi 10% wydatków kwalifikowanych projektu.
Warto zwrócić również uwagę, że w przypadku kosztów rozliczanych za pomocą stawki jednostkowej lub wydatków w ramach kosztów pośrednich nie ma konieczności wskazywania formy (czy jest to wkład pieniężny, czy niepieniężny). Co do zasady wkład własny wskazywany w projekcie rozliczanym metodami uproszczonymi traktowany jest jako pieniężny.
Jak wygląda wniesienie wkładu własnego w kosztach pośrednich?
Wszelkie wydatki administracyjne związane z zarządzaniem i obsługą projektu są pokrywane z kosztów pośrednich. Beneficjent sam decyduje, jaką część kosztów pośrednich przeznacza na jakie wydatki. Nie ma natomiast obowiązku monitorowania tych wydatków i przedstawiania ich do zatwierdzenia. Beneficjent ma możliwość wniesienia wkładu własnego w ramach kosztów pośrednich. Jak to wygląda w praktyce? Koszty pośrednie zostają przez instytucję udzielającą wsparcia pomniejszone (na wniosek beneficjenta). Tym samym przedsiębiorca uzyskuje mniejsze wsparcie na zarządzanie projektem, ale nie musi wnosić (całego lub części) wkładu własnego do projektu.
W jaki sposób potwierdzić wykorzystanie nieruchomości do celów projektu?
Bardzo często przedsiębiorcy dysponują nieruchomością, którą chcą wykorzystać na rzecz projektu. Należy jednak pamiętać, że kontroli będzie podlegała weryfikacja dokumentów, które potwierdzą wysokość wkładu własnego niepieniężnego. Nie ma problemu, gdy cała nieruchomość jest wykorzystywana na rzecz projektu. Wówczas wartość nieruchomości potwierdza operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę zgodnie z przepisami Ustawy o gospodarce nieruchomościami, który musi być aktualny w momencie złożenia rozliczającego go wniosku o płatność. Co w przypadku, gdy tylko część nieruchomości jest wykorzystywana na rzecz projektu? Wówczas beneficjent może przedstawić:
- wycenę dotyczącą kosztu wynajmu wynikającą ze stawek rynkowych naliczonych proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu (np. rozeznanie cenowe);
- cennik beneficjenta stosowany przy wynajmie sal na rynku komercyjnym;
- kalkulację ustaloną na podstawie ponoszonych bieżących kosztów eksploatacyjnych dotyczących nieruchomości (np. koszty najmu, ogrzewania, opłat za prąd, podatek od nieruchomości, koszty utrzymania czystości itp.).
W przypadku udokumentowania wkładu niepieniężnego poprzez wykorzystanie części nieruchomości należy również sporządzić dokumenty, które potwierdzą wymiar powierzchni wykorzystywanej przez beneficjenta na rzecz realizacji projektu oraz oświadczenie ze wskazaniem daty i liczby godzin użytkowania wskazanej powierzchni.
Wkład własny w formie amortyzacji
W przypadku, gdy zakup środków trwałych w ramach projektu jest zabroniony, beneficjent może zdecydować się na amortyzację. Najczęściej ma to miejsce w projektach badawczo-rozwojowych, gdzie zakup aparatury badawczej jest niekwalifikowalny. Koszt amortyzacji może zostać uznany za kwalifikowany, gdy spełnione są następujące warunki:
- kwota wydatków jest należycie uzasadniona dokumentami potwierdzającymi o wartości dowodowej równoważnej fakturom obejmującym koszty kwalifikowalne;
- koszty odnoszą się wyłącznie do okresu realizacji projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie;
- dotacje publiczne nie zostały wykorzystane do celów nabycia amortyzowanych aktywów.
Beneficjent może wnieść do projektu wkład własny pieniężny (finansowy) i niepieniężny (rzeczowy). Jeżeli wnosi wkład własny w formie pieniężnej, to opłaca ze środków własnych część wydatków kwalifikowalnych Sytuacja jest dużo bardziej skomplikowana w przypadku wnoszenia wkładu własnego rzeczowego. Beneficjent musi bowiem dokonać wyceny wartości majątku, który zamierza wnieść do projektu. Kontroli będzie wówczas podlegała np. wycena, taryfikator kosztów, operat szacunkowy, tabela amortyzacji. Instytucja udzielająca wsparcia musi bowiem zbadać, czy wartość wkładu własnego rzeczowego nie została zawyżona.
