Personel projektu w projektach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

Personel projektu jest niezbędnym elementem do rozpoczęcia realizacji projektu dofinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (np. szkolenia podnoszącego kwalifikacje zawodowe osób dorosłych, aktywizacji osób ze szczególnymi potrzebami, tworzenia nowych miejsc opieki nad dziećmi do lat 3). Istnieje szereg przepisów prawnych, z którymi przedsiębiorcy muszą się zapoznać, zanim zatrudnią osobę do realizacji zadań w ramach projektu. Poza umową o  dofinansowanie projektu oraz Kodeksem pracy najważniejsze kwestie związane z zatrudnianiem personelu merytorycznego oraz administracyjnego zostały określone w:

• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące EFRR, EFS+, FS, FST i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury;
• Ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027;
• Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 z dnia 18 listopada 2022 roku wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej. 

W ramach artykułu przedstawiamy najważniejsze zasady, o których musi pamiętać przedsiębiorca przy zatrudnianiu personelu, aby wydatki przeznaczone na ten cel nie zostały uznane za niekwalifikowane. 

Personel projektu - kto to jest?

Większość podmiotów, które realizują pierwszy raz projekt dofinansowany z EFS+, zastanawia się, czy każda osoba realizująca zadania w projekcie uznawana jest za personel. Powyższą kwestię regulują Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków. Zgodnie z definicją za personel projektu uznaje się wyłącznie osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności, które: 

• zatrudnione są na podstawie stosunku pracy;
• wykonują świadczenia na zasadach określonych w Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – czyli wolontariusze;
• prowadzą działalność gospodarczą jako osoba fizyczna będąca beneficjentem oraz osoby z  nią współpracujące w  rozumieniu art. 8 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Należy również wspomnieć, że zatrudnianie osób w projekcie dotyczy dwóch grup:

• personelu merytorycznego, który rozliczany jest w kosztach bezpośrednich i zaangażowany jest do realizacji zadań merytorycznych; 
• personelu zarządzającego/administracyjnego – rozliczanego w kosztach pośrednich, który skupia się na kwestiach związanych z zarządzaniem projektem (koordynator, księgowa itp.) 

Na etapie tworzenia wniosku potencjalny beneficjent może się zastanawiać, czy koszty zatrudnienia danej osoby będą kwalifikowane w projekcie. Na tak postawione pytanie odpowiedzi brzmi: wszystko zależy od charakteru projektu oraz odpowiedniego uzasadnienia, że takie zatrudnienie jest niezbędne do realizacji zaplanowanych zadań. 

Jakie składniki wynagrodzenia są kwalifikowane w ramach projektu?

Na etapie wyboru projektu instytucja zarządzająca sprawdza, czy zatrudnienie personelu projektu jest konieczne. Na beneficjencie ciąży zatem obowiązek określenia zarówno formy zaangażowania, jak i szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat lub liczba godzin). W uzasadnieniu proponowanej kwoty wynagrodzenia najlepiej odnieść się do:

• zwyczajowych praktyk beneficjenta w zakresie wynagrodzeń na stanowisku lub 
• przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 §1 Kodeksu pracy, lub 
• statystyki publicznej. 

Powyższe elementy stanowią bowiem podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji.

W momencie, gdy pracodawca zatrudni już pracownika do realizacji zadań w projekcie, powinien wiedzieć, jakie składniki wynagrodzenia są kwalifikowane. Na pewno można finansować:

1. wynagrodzenie brutto;
2. koszty ponoszone przez pracodawcę na:
• składki na ubezpieczenie społeczne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Pracownicze Plany Kapitałowe,
• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
• wydatki na Pracownicze Programy Emerytalne.

Ponadto w projekcie istnieje możliwość finansowania następujących kosztów (po spełnieniu wskazanych warunków):

• nagród i premii – o ile zostały określone w regulaminie wynagradzania co najmniej 6  miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników i przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy;
• dodatków do wynagrodzenia – o ile zostały określone w regulaminie wynagradzania co najmniej 6  miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, potencjalnie obejmują wszystkich pracowników, są kwalifikowalne wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu, a ich wysokość uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków i wynika z  zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu.

Warto również wspomnieć, że koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu mogą również zostać uznane za kwalifikowane – o ile zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu jako niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.

Przedsiębiorca musi również pamiętać, że fakt zatrudnienia powinien być udokumentowany. Najlepiej zrobić to poprzez wyszczególnienie wszystkich zadań wykonywanych w ramach projektu w: umowie o  pracę, porozumieniu, zakresie czynności lub opisie stanowiska pracy. 

Sytuacja jest prosta, gdy w ramach projektu zatrudniamy na cały etat. Jeżeli stosunek pracy jedynie w  części obejmuje zadania w ramach projektu, koszt wynagrodzenia jest kwalifikowalny, o ile: 

1. zadania związane z realizacją projektów zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę, porozumieniu, zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy;
2. zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika;
3. koszt wynagrodzenia personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w pkt 2, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom wymaganych kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.

Przepisy unijne bardzo jasno określają również maksymalne miesięczne obciążenie pracą na rzecz projektu. Po pierwsze zaangażowanie pracownika beneficjenta w zadania projektowe nie może mieć wpływu na prawidłową i efektywną realizację wszystkich zadań powierzonych danej osobie. Po drugie, gdyby pracownik był zaangażowany w kilka projektów finansowanych z funduszy europejskich, jego miesięczne obciążenie pracą nie może przekroczyć 276 godzin. Do ww. limitu wlicza się okres urlopu wypoczynkowego oraz czas niezdolności do pracy wskutek choroby, natomiast nie wlicza się innych nieobecności pracownika (np. urlop bezpłatny, rodzicielski i macierzyński).

Co to jest baza personelu? 

Osoby, które nie mają dużego doświadczenia w realizacji projektów, zastanawiają się pewnie, skąd instytucja ma wiedzę na temat zaangażowania poszczególnych osób w pracę na rzecz różnych projektów. Od wielu lat w funduszach europejskich funkcjonuje baza personelu. W  obecnej perspektywie finansowej na lata 2021–2027 dostępna jest ona w systemie CST2021. Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie projektu jest zobowiązany do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu teleinformatycznego w zakresie zaangażowania personelu projektu: 

• PESEL,
• imię i nazwisko,
• forma zaangażowania w projekcie,
• okres zaangażowania osoby w projekcie (od dzień-miesiąc-rok do dzień-miesiąc-rok).  

Przedsiębiorcy, którzy chcą zatrudnić personel do realizacji zadań w projekcie, powinni ten fakt w  sposób rzetelny uzasadniać we wniosku o dofinansowanie wraz z podaniem formy zaangażowania. Na etapie realizacji przedsięwzięcia warto zapoznać się Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, których podrozdział 3.8 dotyczy personelu projektu. Niekwalifikowane koszty personelu projektu zostały natomiast zawarte w podrozdziale 2.3 ww. dokumentu. W kwestii rozliczania kosztów osobowych przedsiębiorcy nie powinni również zapominać o zapisach zawartych w umowie o dofinansowaniu oraz Kodeksie pracy.