Kadencja członka zarządu może przybrać różną postać. Kadencja poszczególnych organów może być określona w umowie spółki/statucie albo wynikać z przepisów Kodeksu spółek handlowych w przypadku gdy umowa/statut spółki na ten temat milczy. Należy odróżnić również kadencję od mandatu. Jak prawidłowo liczyć kadencję organów w spółce? Odpowiedź poniżej.
Kadencja członka zarządu a mandat
Kadencja oznacza z góry oznaczony czas, na jaki dana osoba zostaje powołana do organu spółki. Czas ten może być określony w umowie/statucie spółki. Ta umowa/statut może również przewidywać, że członkowie organów są powoływani na czas nieokreślony. W przypadku gdy umowa/statut nie określają kadencji członków organów, wówczas zastosowanie mają przepisy ksh.
Mandat oznacza umocowanie do pełnienia funkcji członka organu, czyli czas, gdy dana osoba faktycznie piastuje funkcję członka organu.
W spółkach kapitałowych regułą jest kadencyjność organów zarządzających i nadzorujących, na co wskazują regulacje zawarte w art. 202 § 1, art. 369 § 1 i 3 oraz art. 386 § 1 ksh. Wprowadzenie jej zostało podyktowane dbałością o ochronę interesów wspólników i akcjonariuszy. Zakończenie pełnienia funkcji połączono z obowiązkiem poddania się przez członków tych organów okresowej ocenie dokonywanej przez wspólników i akcjonariuszy. Mogą oni odwołać członków w każdej chwili, ale także muszą ich powołać, jeżeli mieliby zachować dotychczasowe funkcje.
Zgodnie z art. 202 § 1 ksh, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Podobne uregulowania co do kadencyjności dotyczą rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 216, 218 ksh).
W braku wyraźnej regulacji w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, że członkowie zarządu są powołani na czas nieoznaczony, przy jednoczesnym braku wskazania, że są oni powoływani na określoną tam kadencję (np. 3 lat), przepis art. 202 § 1 ksh wprowadza domniemanie, że kadencja członka zarządu trwa 1 rok. Oznacza to, że zarządcy muszą co roku poddać się weryfikacji wspólników. Wspólnicy niezadowoleni z pracy zarządu nie „odnowią” mandatu członkom, których roczna kadencja członka zarządu się zakończyła.
W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok mandat tego członka wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencja członka zarządu obliczana jest w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa stanowi inaczej.
Natomiast zamieszczenie w umowie spółki z o.o. postanowienia o powołaniu „na czas nieograniczony” jest równoznaczne z wyłączeniem stosowania przewidzianej w art. 202 § 1 ksh reguły wygaśnięcia mandatu z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. W takim przypadku mandaty członków zarządu wygasają w razie zaistnienia zdarzeń określonych w art. 202 § 4 ksh.
Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka powołanego przed upływem danej kadencji wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Przykład 1.
Pan Jan pełni funkcję członka zarządu sp. z o.o. Został on powołany na 3-letnią kadencję 15 lutego 2018 roku. Jego kadencja członka zarządu upływa 15 lutego 2021 roku, a wygaśnięcie jego mandatu nastąpi z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 rok, który jest ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu, a więc najpóźniej wraz z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników z końcem czerwca 2021 roku. Jest to sytuacja, w której kadencja członka zarządu ustaje przed wygaśnięciem mandatu, a kadencja zostaje w całości wyczerpana.
Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 13 marca 2020 roku (I ACa 120/19): „Jeżeli kadencja członka zarządu dłuższa niż rok nie pokrywa się z latami obrotowymi, to czas pełnienia funkcji przedłuża się na okres od upływu kadencji do odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy sprawowania funkcji członka zarządu. »Ostatnim pełnym rokiem obrotowym w rozumieniu art. 369 § 4 w zw. z art. 386 § 2 k.s.h. jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji…«, jak i z treści art. 202 § 2 k.s.h., w którym stwierdzono, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”.
Podobna regulacja dotyczy zarządu w spółce akcyjnej. Zgodnie z art. 369 § 1 ksh członek zarządu jest powoływany na okres nie dłuższy niż 5 lat (kadencja). Kadencja członka zarządu obliczana jest w pełnych latach obrotowych, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Ponowne powołania tej samej osoby na członka zarządu są dopuszczalne, jednak nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji.
Zatem zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 369 § 1 ksh kadencja członka zarządu dotyczy każdego z osobna. Jednak statut spółki może przewidywać powołanie członków zarządu na okres wspólnej kadencji (art. 369 § 3 ksh). Oznacza to, że wspólna kadencja członka zarządu stanowi wyjątek, a wówczas cały zarząd jest powoływany na 1 wspólny dla wszystkich jego członków okres. Wspólna kadencja członków zarządu spółki polega na tym, że jego członkowie są powoływani na określony czas z jednym, wspólnym terminem wygaśnięcia ich kadencji. Model ten zakłada, że w przypadku powołania nowego w miejsce odwołanego członka zarządu albo obok wcześniej powołanego, kadencja (mandat) pierwszego wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych. W konsekwencji żaden z członków zarządu nie ma własnej, indywidualnej kadencji. Czas powołania członków zarządu w chwili rozpoczęcia wspólnej kadencji wyznacza okres pełnienia funkcji wszystkich członków, choćby powołanych w późniejszym czasie. Natomiast wygaśnięcie mandatów wszystkich członków zarządu przed upływem okresu, na jaki zostali powołani, skutkuje wygaśnięciem ich wspólnej kadencji. Ksh nie zna instytucji zarządu nieobsadzonego. Mandat członka zarządu spółki akcyjnej jest uprawnieniem do sprawowania funkcji piastuna organu osoby prawnej, natomiast kadencja wyznacza okres pełnienia funkcji w zarządzie.
Kadencja członka zarządu - inne sposoby wygaśnięcia mandatu/przedterminowego zakończenia kadencji
Zgodnie z art. 202 § 4 ksh mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.
Zgodnie z tym samym artykułem ksh rezygnacja ze stanowiska w zarządzie powoduje wygaśnięcie mandatu bez konieczności podejmowania jakiejkolwiek uchwały o odwołaniu, ponieważ jest jednostronną czynnością prawną, skuteczną z chwilą dojścia do spółki i wywołującą skutki bez jej przyjęcia. Powoduje ona utratę statusu członka zarządu i nie wymaga odwołania go przez właściwy organ spółki.
Przykład 2.
Pan Jan od stycznia 2020 roku pełni funkcję członka zarządu sp. z o.o. W umowie spółki wskazano, że kadencja członka zarządu wynosi 3 lata, zatem upływa w styczniu 2023 roku. Pan Jan złożył rezygnację z pełnionej funkcji. Wraz ze złożeniem wygasł również jego mandat do pełnienia funkcji członka zarządu.
Odwołanie członka zarządu jest jednostronnym aktem spółki, skutecznym z chwilą dojścia oświadczenia złożonego przez organ (osobę) uprawniony do działania (nie mogą to być pozostali członkowie zarządu) do odwoływanego członka zarządu.
