Częstą praktyką biur rachunkowych jest udostępnianie klientom projektów uchwał zgromadzenia wspólników celem np. zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Protokół zgromadzenia wspólników i zasady jego sporządzania jest uregulowany w Kodeksie spółek handlowych. Istotne jest również to, aby należycie przeprowadzone zgromadzenie wspólników zostało udokumentowane takim protokołem. Czy przepisy prawa pozwalają, by to biuro rachunkowe przygotowywało protokół zgromadzenia wspólników? Jakie ryzyko wiąże się takim działaniem? Sprawdź w poniższym artykule!
Zgromadzenie wspólników i jego uchwały
Uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Bez jego odbycia mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w niniejszym dziale lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.
Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.
Przebieg zgromadzenia wspólników
W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.
Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.
Na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, na każde 10 złotych wartości nominalnej udziału o nierównej wysokości przypada jeden głos
Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.
Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej.
Głosowanie jest co do zasady jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.
Protokoły zgromadzenia wspólników
Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli sporządza go notariusz, zarząd wnosi jego wypis do księgi protokołów.
Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
Skutki niezachowania wymogów co do protokołu zgromadzenia wspólników
Uchwała wspólników sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika może być zaskarżona w drodze wytoczonego przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały.
Zaskarżenie uchwały wspólników nie wstrzymuje postępowania rejestrowego. Sąd rejestrowy może jednak zawiesić postępowanie po przeprowadzeniu posiedzenia jawnego.
Prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników przysługuje:
- zarządowi, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz poszczególnym ich członkom,
- wspólnikowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu,
- wspólnikowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w zgromadzeniu wspólników,
- wspólnikowi, który nie był obecny na zgromadzeniu, jedynie w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad,
- w przypadku pisemnego głosowania wspólnikowi, którego pominięto przy głosowaniu lub który nie zgodził się na głosowanie pisemne albo też który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale w terminie 2 tygodni zgłosił sprzeciw.
Powództwo o uchylenie uchwały wspólników należy wnieść w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie 6 miesięcy od dnia powzięcia uchwały.
Osobom lub organom spółki wymienionym powyżej przysługuje także prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą. Z tej podstawy można będzie skorzystać na przykład wtedy, gdy nie zostanie zachowany wymóg sporządzenia uchwały przez notariusza.
Prawo do wniesienia powództwa wygasa z upływem 6 miesięcy od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednakże nie później niż z upływem 3 lat od dnia powzięcia uchwały. Upływ terminów nie wyłącza możliwości podniesienia zarzutu nieważności uchwały.
W sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników pozwaną spółkę reprezentuje zarząd, jeżeli na mocy uchwały wspólników nie został ustanowiony w tym celu pełnomocnik.
Prawomocny wyrok uchylający uchwałę ma moc obowiązującą w stosunkach między spółką a wszystkimi wspólnikami oraz w stosunkach między spółką a członkami organów spółki.
Prawomocny wyrok uchylający uchwałę zarząd zgłasza w terminie 7 dni sądowi rejestrowemu.
Sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników przez biuro rachunkowe
Nie ma przeszkód natury formalnej, aby projekt uchwały zgromadzenia wspólników został przygotowany przez biuro rachunkowe.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie przewidują wymogu, by osoba przygotowująca projekt posiadała określone uprawnienia do świadczenia pomocy prawnej.
W niektórych przypadkach niezależnie od sporządzenia takiego projektu konieczne będzie wprowadzenie projektowanej uchwały do protokołu sporządzanego przez notariusza.
Powyżej opisane szczegółowe wymogi dotyczące sposobu przeprowadzania i protokołowania zgromadzenia wspólników pokazują, że sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników każdorazowo powinno zostać poprzedzone analizą prawną konkretnej sytuacji.
Z tego względu, mimo że nie ma przeszkód prawnych, by biuro rachunkowe przygotowało projekty uchwał, to w praktyce – aby zminimalizować ryzyko ewentualnej odpowiedzialności za skutki nieprawidłowości w protokole – biuro rachunkowe powinno skonsultować projekt z prawnikiem.
Wyjściem z sytuacji jest również odesłanie projektu zgromadzenia wspólników do klienta z zastrzeżeniem, że jego użycie w konkretnej sytuacji wymaga konsultacji prawnej.
Biuro rachunkowe na ogół nie świadczy pomocy prawnej, w związku z czym nie posiada ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w razie błędnej porady prawnej. Wykraczanie poza zakres działalności biura rachunkowego może więc narażać biuro na odpowiedzialność, która nie będzie mogła zostać pokryta w ramach ubezpieczenia.
